工程项目管理沟通体系构建初探

工程项目管理沟通体系构建初探

肖莎莎

肖莎莎

中国航天建设集团有限公司北京100071

【摘要】当前，工程项目实施的复杂性与利益相关者的多样性导致了项目管理过程中大量沟通问题的存在，管理层和员工都承受着巨大压力，沟通问题已经成为工程项目管理的重大问题。建立起由现代化技术支撑的、完备通畅的管理沟通体系已经成为现代工程项目管理不可缺少的组成部分。本文在对当前工程项目沟通管理现状的分析基础之上，分别构建了工程项目管理内部以项目经理为主导、项目成员间全通道式的沟通体系和外部基于网络系统的沟通体系，以求通过建立良好的项目沟通管理体系促进工程项目管理。这对于提高项目管理的效率，促进工程项目的顺利实施有着重要意义。

【关键词】项目管理；沟通体系；工程项目

引言：有效的沟通是工程项目管理成败的关键。尽管沟通管理是工程项目管理的重要组成部分，但是这种柔性管理却一直是国内项目管理的薄弱环节，没有引起足够的重视。这种沟通问题不仅存在于项目团队内部，同样存在于与外部环境的交流沟通之中。

1.构建项目管理内部沟通体系

在项目团队内部建立以项目经理为主导、项目成员间全通道式沟通体系。只有形成有效的沟通体系，成员间才能充分交流，分享信息，相互信任，互相支持。建立良好的项目沟通管理体系，首先应构建项目组的沟通网络，决定项目各关系人的信息沟通需求；明确各关系人的职责和权限；建立沟通反馈机制，信息发送出去并接收到之后，双方必须对理解情况做检查和反馈，确保沟通的正确性；建立定期检查项目沟通情况制度，保持信息沟通顺畅和有效，做好沟通计划的编制、信息分发、绩效报告和管理收尾工作。

1.1建立项目经理为主导的模式

项目经理所领导的项目部是项目管理的组织核心。项目经理在沟通管理中的角色是非常关键的。相关研究表明，项目经理要花50%-70%的精力用于沟通。虽然沟通并不能取代制定正确的计划和采用合适的项目管理技术，但能够与自己的项目组成员及项目关系人保持良好沟通的项目经理可以很容易地弥补在技能方面的缺陷，并且获得项目组成员和项目关系人的信任和支持，能够使自己的理念、项目目标、项目状态报告可以与其进行准确而诚实的良好沟通，有助于工程项目更有效的实施。

1.2建立成员间全通道式沟通模式

项目团队成员需要一个开放式的信息沟通系统，让每一个成员之间都有一定的联系，彼此十分了解，使项目团队成为一个信息畅通、协调融洽的组织。项目经理可以组织召开相关会议，每个成员说出相关人员需要提供的信息，并进行信息的交流和反馈。项目经理也可以要求每个项目成员将自己的专业进展情况和需要配合的专业信息以书面形式定期上交，进行归纳总结后分发给项目组成员，进行信息反馈；还可以组织座谈的形式，在轻松愉快的环境中各成员畅所欲言，解决问题。研究表明，非正式沟通是形成良好团队氛围的条件之一。

1.3沟通方式的选择

管理沟通有多种沟通方式，根据沟通的环境与时机以及信息的重要性、紧迫性、沟通方的权威性、沟通信息的机密性等因素，项目团队要选择合适的沟通方式或多方式综合运用。项目经理应在沟通管理计划中根据项目的实际情况，明确双方认可的沟通渠道，主要以会议形式与各负责人进行信息交流，制定计划方案，以会议、会谈、电话的方式进行工作协调。第一，上行沟通：用会议、会谈方式经常向上级领导汇报进展情况。第二，下行沟通：与项目团队成员布置任务和交流信息，可以采用会议、会谈、电话和非正式沟通方式进行。第三，非正式沟通：项目管理团队成员之间的沟通渠道。

项目管理要变封闭式、防御性的沟通氛围为开放式、鼓励性的沟通氛围，使团队成员之间、团队成员与项目经理之间、团队与项目相关方之间在良好的氛围中，充分利用感情交流，进行开放式的沟通。

2.构建工程项目管理外部沟通体系

工程实施过程中，可以说承包商属于信息掌握的优势方。相对于业主，承包商更加了解工程的实际进行情况；相对于监理方，承包商更清楚工程的实施动向；相对于分包商，承包商更了解工程项目的整体状况。因此，承包商的沟通管理显得尤其重要，沟通的缺乏将导致来自各方的不满与猜疑，不利于项目管理的实施和项目的最终完成。因此，在项目的管理过程中，承包商应当作为沟通的主导，主动有效的实施沟通管理。

2.1搭建项目管理外部网络沟通管理系统

当实际工程信息在承包商和业主方之间传递时，双方真正相互传递的信息仅仅是双方都知道的信息，信息在传递中损失量较大，应尽量避免信息不对称造成的沟通成本的增加。信息及时准确地传递是项目沟通的目标，信息不对称给工程造成的影响对项目沟通管理提出了更高要求；要想克服其带来的影响，可以充分利用信息技术和网络技术，建立网上沟通系统。

2.2构建网络项目沟通管理系统

在工程项目内部，建立起上下左右沟通的信息传递网络系统，及时收集整理、分析各类数据。在项目管理过程中，采用数据标准，建立共享的集成数据环境，避免信息孤岛形成，实现项目管理信息的数字化、自动化、网络化与集成化。通过信息网络，将项目管理过程中信息不对称现象降低到最低限度，以保证各行为主体决策正确进行。

在网络项目沟通管理系统中，由承包商提供在建工程的人员状况、员工素质、工料消耗、材料价格、材料供应、形象进度等工程有关数据；由业主提供营造意图、建造需求、资金到位情况等信息；由第三方监理方负责信息共享报告制度和报告格式的制定，规定哪些信息可以不用共享、哪些信息必须共享，必须由信息报告制度实现。

2.3在网络沟通管理系统中建立信息报告制度

信息报告制度首先要确定报告时间、内容等信息；其次要确定严格的奖罚措施，信息传递各方均要以项目为根本，对为一己私利故意隐瞒工程信息的，要进行严厉的处罚并记录在案。另外，为方便各类数据的整理，信息传递的格式要做到严格统一。

实现网上信息共享，有利于项目进展的信息要及时、准确地互通，方便项目相关方随时能够查询到最新的工程消息。网络沟通平台的搭建，能够更有效、更及时的传递和交换信息，确立协商机制。

3.结语

在工程项目管理中，只有不断改进沟通管理，才能科学地组织、指挥、协调、控制项目的实施过程，才能改善人际关系、达成项目目标，提高项目管理的效率与成果。工程项目管理中沟通技术的应用，为项目质量、成本、工期三大目标的实现提供有力的保障。项目实施过程中沟通体系的构建与完善，可以促使工程项目管理与沟通更加有效的实施。

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