试论企业档案管理推动企业文化建设有效探析

试论企业档案管理推动企业文化建设有效探析

李珺

李珺

海口旅游文化投资控股集团有限公司

摘要：随着经济社会快速发展，企业内外环境发展急剧变化，企业档案管理也呈现出了新的发展。一流企业做文化，二流企业做技术，三流企业做产品。企业要做大做强，做成百年基业的卓越公司，必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理。

档案是企业历史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界知名企业如美国电话电报公司、福特汽车、IBM、西门子、巴斯夫等，都十分重视档案管理，重视对企业历史的研究。这些公司的档案馆还收藏了大量具有文物价值的产品、纪念品等，兼具公司博物馆和工业文化遗产陈列馆的功能。我国许多企业档案部门也越来越重视挖掘企业历史与文化，弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质，进一步促进公司竞争力提升和可持续发展。在这种背景下，本文基于对企业档案内涵的分析，从多个方面入手探讨了企业档案对于企业发展所产生的影响，然后对于企业如何提升档案管理水平提出了几点对策建议，以求为企业更好的开展档案管理工作提供必要的借鉴与参考。

关键词：企业档案；管理；文化建设

一、企业文化和企业档案的概念

（一）企业文化的概念。是企业长期生产、经营、建设、发展过程中所形成的管理思想、管理方式、管理理论、群体意识以及与之相适应的思维方式和行为规范的总和。它体现为企业价值观、经营理念和行为规范，渗透于企业的各个领域和全部时空文秘部落。其核心内容是企业价值观、企业精神、企业经营理念的培育，是企业职工思想道德风貌的提高。企业文化建设是一项系统工程，是现代企业发展必不可少的竞争法宝。一个没有企业文化的企业是没有前途的企业，一个没有信念的企业是没有希望的企业。从这个意义上说，企业文化建设既是企业在市场经济条件下生存发展的内在需要，又是实现管理现代化的重要方面。为此，应从建立现代企业发展的实际出发，树立科学发展观，讲究经营之道，培养企业精神，塑造企业形象，优化企业内外环境，全力打造具有自身特制的企业文化，为企业快速发展提供动力和保证。

（二）企业档案的概念。是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称，是指企业在研发、生产、服务、经营和管理活动中，形成的对国家、社会、企业有保存价值的各种门类和载体历史的使用。档案工作者把企业在筹备、成立、经营管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料经过系统的整理、编目、归档、形成了本企业的档案。

二、企业档案与企业文化建设的关系

（一）档案中带有文化属性。企业档案包含着企业发展以来具有保存价值的全部资料，是每个企业独有的信息资源。它完整地记录着企业的由来和发展史，并且跟随企业的壮大，不断丰富内容。当企业进行文化建设时，必须依据企业档案进行构思，其中的影像、文件内容都是建设企业文化的重要素材，这充分体现了档案管理工作的文化属性。企业档案中蕴藏着企业文化的精髓，推动档案建设时，实质上也在推动企业文化的建设。

（二）企业文化中带有档案元素。不同时代的企业文化也会有所不同。企业文化会适应时代的发展，形成新的优秀理论成果，来促进企业的发展。这些发展历史中的结晶，是企业的宝贵财富，也会成为企业档案中，具有重要记录意义的元素。对于那些具有几十年发展历程的企业，他们的企业档案是非常丰富的。不同时期的管理思想和管理制度，是未来企业文化发展需要遵循、借鉴的依据。

（三）企业文化建设对企业档案的影响。许多企业从创业开始，就在为企业文化建设做前期准备，重点围绕企业文化做好原始资料的积累和重要信息的档案留存。此外，企业文化还对企业档案的内容产生了一定影响，在开展档案记录工作时，企业员工往往会参考企业文化来评估档案的记录价值。

三、如何运用企业档案更好的建设企业文化

强化企业档案基础工作，为企业文化建设储备丰厚的信息资源企业档案纵连企业诸多历史阶段，横贯企业各个领域，记述了企业各类活动的全过程，具有不可替代的凭证和史料参考作用，是企业重要的无形资产，是企业生产、经营和管理活动的基础，是企业各项活动得以承前启后的保障，在企业文化发展过程中，尤其需要不断强化档案管理。

（一）收集收齐归档文件材料，确保企业档案信息来源真实可靠

巧妇难为无米之炊。只有充分占有原始材料，才能做好归档工作。收集材料要齐全、完整、准确、系统。归档要规范，不遗漏。收集归档是档案工作的最基础、也是最薄弱环节，必须把工作做实，唯其如此，才能保证后续工作有序跟进。

（二）转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

随着现代化管理技术的进步，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展，为档案管理的现代化提供了良好的客观环境，促使传统的档案管理模式发生变革。当前，档案管理工作的重点也要适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源。

（三）将档案工作纳入文化建设。

随着现代企业和员工对企业档案、文化的重视程度逐渐加强，企业文化建设应有效利用档案的文化属性，将档案管理工作纳入文化建设领域。例如，将档案馆建立成一个集宣传、教育、服务为一体的博物馆，把档案馆的文字、影像记录作为企业发展的重要见证。在企业不断发展的同时，也要不断丰富展馆的内容，增加实物展示，让企业文化展现得更加直观，组织每一位新入职的员工进入展馆学习，在员工心中快速建立企业形象，达到企业文化宣传、教育的最大效果，让展馆成为企业文化宣传的大本营。

（四）依靠企业档案信息化促进企业文化构建。

档案信息资源也是企业的一项基础信息资源，除了要用长远发展的目光看待档案信息资源，还要对档案信息资源进行开发利用。企业档案只有实现了真正的信息化，才可能最大限度地体现其价值，真正成为企业发展的宝贵战略资源。为了适应信息化时代潮流，企业档案已经从原来纸质文字记录，逐渐转向信息化记录。档案信息化的便利性，节省了更多了人力，也避免了查阅困难。企业员工可以通过开放权限，直接从电脑上进行查阅，开展企业档案信息化建设，为企业文化宣传增加了有效渠道。企业应该利用信息化的优势便利，同时结合实体文化活动，在企业档案中充分挖掘文化内涵，将企业文化进行立体化传播。档案是文化的结晶，随着企业规模的不断扩大，企业档案在企业中的地位会越来越高。虽然企业档案不能产生直接的经济效益，但是它有助于企业形象的建立，让更多人对企业有清楚的了解和认知，激发潜在的经济效益。

四、企业档案在企业文化建设中的作用

企业档案管理工作是企业当中必不可少的重要工作之一，其对于企业的经营活动有着间接的指导作用，这种间接作用的发挥主要是通过对企业文化建设的影响来实现.在经济社会快速发展的今天，企业文化建设已经成为企业可持续发展的战略要素，而档案管理对于科学有效的建设企业文化也起到了决定性的作用.因此，适时的提升企业档案管理水平，并完善企业文化建设工作十分必要。

结束语：

随着现代信息化的高速发展，各类档案的作用尤为突出，而企业档案作为企业的信息宝库、文化财富，在企业制度改革、企业文化建设、企业快速发展过程中发挥越来越重要的作用，所以为了提升企业活力，必须强化企业档案管理，建立健全档案管理系统，加快隐性知识向显性知识的转化，让档案更好的服务于企业经营。

参考文献：

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[3]赵新国，周君.档案在企业文化建设中的地位与作用[J].办公室业务，2011，（9）：30.doi：10.3969/j.issn.1004-647X.2011.09.017.