谈文书档案管理存在的问题

谈文书档案管理存在的问题

施晓平

潍坊市中医院

摘要：文书档案管理具有非常重要的作用和意义，它提供参考资料以更好地开展单位的各种社交活动，我们需要对其进行更好的管理。文书档案管理人员要努力提高自身素质，同时合理运用现代管理方法，不断提高文书档案管理效率。有效地实施档案业务管理，建立和完善科学的管理机制和管理流程，从根本上提高文书档案管理水平，从而可以不断促进单位的发展。

关键词：文书档案；收集；标准化；管理体系.

前言：文书档案是单位档案管理的基本表达，是单位档案资源的重要组成部分。档案标准化和科学管理可以提高档案利用率。为单位的其他业务奠定基础，并提供良好的服务本文。分析了文书档案管理的问题，并讨论了当前的文书档案管理的强化措施。

1. 文书档案管理方面的问题

1.1档案的收集不及时

文书档案的管理始于从多个部门收集重要档案，但是由于种种原因，一些部门不会及时将档案存档，这使收集档案变得困难。这种情况通常是由于多个部门的协调工作失败导致的，档案管理者无法按时完成工作，因此常常需要督促，给实际工作带来很大麻烦，因此档案管理者不得不妥协并等待很长时间。管理人员往往会忘记收集这些材料，而这些档案资料通常在部门中保存不善甚至丢失，从而无法有效地归档重要材料。

1.2文书档案管理工作的不协调

文书工作与档案管理工作是密不可分的，相互补充，文书工作是档案管理任务的前提和基础。在档案收集，分类，保存，归档等方面，档案管理是文书工作的扩展。但是，由于办公室工作和档案管理工作属于不同的部门，业务合作变得不协调，因此文员没有填写文书工作的意识，并且档案管理者不了解文书档案的内容，因此两个部门之间缺乏沟通，协调使工作的连接变得困难。此外，诸如纸张装订不当，语言使用不当，编辑不完全，附件不正确和手稿不完整等文书处理尚未得到充分标准化。由于无法及时将档案移交给档案管理部门，因此缺少文书档案的标准性。

1.3不恰当的文书案保存方法

随着科学技术和社会的发展，办公设备不断改进，办公自动化水平逐步提高，计算机网络技术的发展大大改善了文书档案储存。尽管可管理性很高，但是在新型文书材料和现有纸质文书的收集，保存，归档和使用方面存在差异，并且不存在现有纸质文书和材料的电子版本，这给档案的集成管理带来了不便。备份但存储在计算机或CD上的档案将不会打印以进行分类和保存，从而导致不完整，无组织，不一致的档案，以及在调取和检索将来的档案时出现问题。

1.4管理办公档案的人力素质不足

由于文书档案管理工作主要是通过员工的劳动力来完成的，因此劳动力的素质直接影响到管理工作。一些部门的文书档案管理人员尚未接受专业培训，缺乏档案分类，归档等方面的专业知识和技能，即使具有特定相关技能的人员也没有得到正规教育和培训，尤其是在当前计算机技能的发展方面，还没有接受新的知识和档案管理方法。管理者必须意识到未来工业发展的趋势，彻底改变了档案管理，并获得新的专业知识，以免被时代所淘汰。

1.5领导对文书档案管理不重视

有些领导对文书档案管理理解不深，只是单方面认为文书档案的管理是对档案的分类和编目，这种操作不会增加投资。这种想法导致文书档案管理的不完全发展以及管理者的热情不足，这严重影响了文书档案管理的效率和质量。

3. 改善档案和档案管理的措施

3.1建立有效的工作程序和管理体系

建立一个合理有效的工作程序和管理系统来管理文书档案。在建立工作程序和管理系统时，为了避免再次出现人为错误，进行简单而清晰的解释，并具有很强的可操作性。在运营过程中，无论员工，领导者等，都必须严格遵守规范和制度，特别是在正式档案审核和发布系统中，必须禁止所有员工发布虚假的正式档案或垃圾邮件档案。审阅正式档案时，仔细检查档案的样式是否符合标准，附件是否齐全，发行程序是否完成以及是否符合发行标准等，然后进行下一步。避免文书的内容被修改，则必须像以前一样经过严格的审查过程。正式档案中的纸张必须符合装订要求，布局规则，字体大小，负尺寸，纸张类型等标准。

3.2做好文书工作和档案工作的标准化工作

存档是基于文书构建的，文书的质量决定了存档管理的质量。进行档案管理的员工应具有较强的档案意识，整理巩固工作所需的档案资料，并在进行档案处理时注意档案管理。进一步提高文书档案的整合效果。要做到这一点，需要文书工作的员工绝对保证档案的质量。示例：纸张尺寸，书写格式，样式格式等的统一，标准化等正式规范禁止使用复印纸，铅笔，红色墨水，圆珠笔等对文书档案进行更改。此外，应在打印，更正系统等方面有效收集档案材料。此外，档案的处理应准确及时，员工在收发文书档案时以及发现丢失的档案和材料时应及时记录。特别是对于账外材料，总负责人需要携带参加会议所需的一些材料，并且这些材料应由工作人员按时整理准备好。

3.3增强文书档案收集

做好文献收集和档案管理，在此基础上加强文献收集和档案管理。在收集文书档案时，应明确收集范围，分类，统一档案档案介质的笔迹，规范档案管理的使用，保证档案组织和形成的质量。审核收集过程必须严格验证数据是否符合标准。为标题创建，正文提取，附件，打印和分发部门，文书选择，出版物范围，文书编号编辑和分发，标题字体等制定详细的规范，并且员工严格遵守适用的法规。除了收集基本信息外，还应使用计算机网络来扩展收集数据的范围，以便它可以尽快进入网络以进行组织，收集尽可能多的有效信息，并丰富和扩展管理文书档案的经验。

结束语：文书档案是在机构，社会团体，企业，机构或其他社会团体的管理活动中形成的宝贵档案，必须妥善保存。文书档案管理是单位档案管理的级别，如果文书和档案管理出现错误，测量标准将直接影响设备档案的完整性和数据质量。通用文书档案馆包含党委日常工作，纪律检查部门，组织，工会，人事，机关等部门形成的有意义的记录。文书档案的管理是日常工作必不可少的元素，该部门需要给予足够的重视。

参考文献：

[1]成丰.论在文书档案管理中的问题及对策[J].经营管理者，2017（06）：P20.

[2]高春英.文书档案工作应该注意的几个问题[J].兰台内外，2017（12）：P30.