智慧城市档案管理研究

智慧城市档案管理研究

孙晋

吉林省四平市物业管理中心   吉林省 四平市 136000

摘要：智慧城市已经成为城市化发展的重要方向，有效整合了城市发展中的各种资源，对城市发展产生了积极的作用。构建智能化城市发展模式可以有效提升城市运行服务效率。在此模式建设发展过程中，做好智能档案系统建设，应用科学的智能管理方法，是促进我国城市发展进一步提高的关键所在。本文基于智慧城市建设背景，对城建档案管理工作的意义、创新要求进行阐述，分析了智慧城市背景下城建档案管理工作存在的问题，提出了创新城建档案管理工作的具体措施。

关键词：智慧城市；档案管理；有效措施

中图分类号：TU72   文献标识码：A

引言

智慧城市是一种新型城市形态，以新一代信息技术为支撑。随着经济社会稳步前进，我国城市已经从工业和经济型演化为数字型，逐步朝着智慧化可持续方向发展。在智慧城市总体建设中，档案管理工作扮演着重要角色，有其重要的意义。创新发展档案管理工作，将档案管理工作有效融入智慧城市运维体系，可以成为全面提升城市管理的重要推动力以及重点贡献力量。

1 档案管理的意义

第一，在智慧城市建设背景下，城建档案管理人员应该尽快落实城建档案管理工作要求，将信息技术与城建档案管理工作相结合，最大程度提升城建档案管理工作的效率。例如，智能化档案储存模式能够在城建档案管理过程中，为信息的输入和应用提供一定的参考依据，帮助工作人员更好地解决数据查找困难以及信息交互不足的问题。第二，在城建档案管理工作开展过程中，如果能够结合实际情况进行管理创新和改善，就能使城建档案管理工作顺利进行。例如，在不同的城市中，城建档案的内容存在一定的差异，城建档案管理人员在档案管理方面应该充分应用自动化和模拟化模式，对城建档案管理工作进行预判和分析，为各类特殊情况的处理奠定坚实的基础。

2 智慧城市档案管理现状

从我国现阶段城建档案管理工作的实际情况来看，城建档案管理人员对城建档案管理工作没有足够重视，缺乏对城建档案建设内容的认识和了解。再加上在城建档案管理工作中，档案资料较为繁琐复杂，一旦管理人员出现工作失误或者管理意识降低，就会导致城建档案管理工作出现问题，比如城建档案资料不完整、城建档案整理不规范、城建档案保管分散等。在实际的城建档案管理工作中，由于城建档案管理人员的管理意识和管理理念不能及时更新，使得智慧城市理念不能够与城建档案管理工作相结合。此外，一些城建档案管理人员缺少服务意识，眼中只有管理没有服务。而城建档案管理的最终目的就是提供利用，提供利用离不开服务，服务水平的高低直接体现着档案管理水平的高低。在城建档案管理过程中，档案管理人员没有对城建档案信息服务路径引起足够的重视，造成很多区域的城建档案管理和信息服务开发工作仍处在初级阶段，不能真正发挥出城建档案的重要作用。

3 智慧城市档案管理优化措施

3.1 加快数字化建设

基于数字化的发展理念，城建档案的资料应进一步做好电子化的应用，一方面针对近些年整理的城建档案中已经有的数字化、电子化的内容进行重新梳理，重点是对留存的基础城建电子资料进行整理，通过整理的方式完善相关的内容，实现数字化的发展目标；另一方面针对城建档案管理中的纸质版档案要积极利用现代信息技术，通过扫描等多种手段对相关的资料进行提取并完成数字化的建设工作，从而确保城建档案数字化发展的有效性。城建档案数字化发展过程中必须做好数据库的建设工作，传统方式是通过在本地兴建数据库来完成管理工作。但近些年随着新一代信息技术的不断发展，包括云计算、云存储等技术在城建档案管理中获得积极运用，通过网络云服务就可以实现海量城建档案数据的存储和管理，最大限度保障了城建档案数字化建设的需要，而且也为城建档案信息共享提供了便利条件，对促进城建档案发展，满足智慧城市建设发展需要提供了积极支持。

3.2 建立数据库

为了能够更加快速科学地进行数据处理工作，就必须将分散的数据进行归纳整合，针对公众需求建立面向问题的数据模型，使管理人员能够对用户需求更加明确。并且，根据数据需求以及目标，信息化的城建档案数据库应该通过并行和分布式两种计算方式，不断完善相应的数据模型以及分析指标体系。与此同时，还应该对数据进行有效的分析，加强客户端与城建档案数据库之间的联系，使大数据充分发挥出自身的作用。智能化的城建档案管理信息系统能够使城建档案资源面向更加广泛的用户群体，使城建档案资源更具开放性，为城市的建设和发展提供一定的参考依据，使其在城市建设和管理中充分发挥信息综合的作用。

3.3 创建档案信息应用系统

关于档案信息服务平台，要能实现智能感知，将用户需求精准地识别与感知出来，这也是面向智慧城市建设的一个基本职能要求，是嵌入式档案管理服务平台建设得以健康发展与长期存在的要求之一。借助嵌入式档案管理平台的搭建和存在，各业务部门的档案管理都将能够高度融入大平台系统之中，促使智慧城市管理服务更为精确化及效率化。以前沿搜索技术作为辅助手段，基于智慧城市语言习惯、系统环境以及访问频率等，实施智能感知技术进行数据信息解读和分析，再以此为根据细化用户分类，进而推进建档管理更加高效。智慧城市展开建设时，在办理各职能部门业务过程中，借助大数据分析，档案管理人员可以准确而又快速抓取档案需求热点，进而有针对性地做出改进与优化，促使服务更加优质。此外，以搜集和整理相关业务档案数据为基础，可以进一步发现相关职能部门档案管理的利用呈现何种规律，进而精准预测未来档案需求，就能有针对性地提供服务。

3.4 培养专业人才

首先，城市档案管理部门要做好如下两方面：一方面，要加大对在职工作人员的培训教育力度，定期或者不定期组织档案管理人员进行信息技术和大数据挖掘分析技术的专业培训，提高其档案信息化管理水平；另一方面，要制订完善的培训奖励机制，激励相关工作人员通过自我管理、自我更新进行技术提升，提高信息化档案管理能力，帮助其更好地适应新形势下的信息化档案管理要求。其次，城市档案管理部门要根据实际发展情况，制订信息技术人才招聘与培养计划，定期招录具有先进创新管理意识和良好信息技术功底的专业人才进入档案管理队伍，优化档案管理人员的组成结构，提高档案管理工作队伍的专业技能和职业素养，为“智慧城管”构想下的档案信息化管理做好技术人才储备，促进城市档案管理向着智慧化、科学化、标准化发展。

4 结束语

要想创新城建档案管理工作，就必须结合城建档案管理工作的相关特点，深化智慧城市的相关理念。只有不断强化城建档案管理人员信息化管理理念，并通过先进的硬件技术和软件技术，建设更加综合的信息化城建档案管理系统，才能够有效提高现阶段我国城建档案管理工作的水平和创新能力，推动智慧城市建设向更高水平发展。

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