数字化时代下企业档案管理转型发展研究

 数字化时代下企业档案管理转型发展研究

窦焓

重庆市豪洋水务建设管理有限公司武隆污水处理厂 重庆市 408500

摘要：随着数字化时代的到来，企业档案管理面临着前所未有的挑战与机遇。传统档案管理模式已难以满足现代企业的需求，档案管理亟需进行转型与升级。本文旨在探讨数字化时代下企业档案管理的转型发展，为企业档案管理提供新的思路与方法，以适应数字化时代的发展需求。

关键词：数字化时代；企业档案管理；转型发展

1.数字化时代对企业档案管理的影响

数字化时代为企业档案管理带来了诸多影响。首先，数字化技术使得档案信息得以快速、准确地传递与共享，提高了档案利用效率。其次，数字化技术为企业档案管理提供了更多的存储空间，解决了传统档案管理中存储空间有限的问题。然而，数字化时代也为企业档案管理带来了新的挑战，如信息安全问题、数据整合与挖掘问题等。因此，企业档案管理需要在转型发展中充分考虑这些挑战，制定相应的应对策略。

2.企业档案管理转型发展的策略

2.1建立数字化档案管理体系

首先，数字化档案收集是档案管理的基础。企业应当建立一套科学、规范的档案收集机制，确保档案信息的全面性、准确性和及时性。这包括明确档案收集的范围、标准和要求，建立档案收集的责任制，加强对档案收集人员的培训和考核等。同时，企业还应充分利用现代信息技术手段，如电子表单、数据抓取等技术，实现档案信息的自动化收集，提高档案收集的效率和质量。

其次，数字化档案整理是档案管理的关键环节。企业应当制定统一的档案分类标准和编码规则，对收集到的档案信息进行科学分类和编码，确保档案信息的有序性和可检索性。同时，企业还应加强对档案信息的审核和校对，确保档案信息的准确性和完整性。在整理过程中，还可以利用OCR识别、自然语言处理等技术手段，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的数字化管理。

企业应当建立完善的档案存储系统，确保档案信息的安全、可靠和长期保存。在存储系统建设中，企业应当充分考虑存储容量的可扩展性、存储技术的先进性和存储设备的可靠性等因素。同时，还应加强对档案信息的备份和恢复管理，防止因设备故障、自然灾害等原因导致档案信息的丢失和损坏。

最后，数字化档案利用是档案管理的核心目标。企业应当充分利用数字化档案管理系统的优势，提高档案信息的利用效率和价值。在档案利用方面，企业可以通过建立档案信息共享平台、提供在线查询和借阅服务等方式，方便员工获取和利用档案信息。

2.2加强档案信息安全保障

为了保障档案信息的安全，企业应当采取一系列有效的措施。首先，加强数据加密是至关重要的。通过采用先进的加密技术，如对称加密、非对称加密等，对档案信息进行加密处理，确保在传输和存储过程中即使被截获也无法轻易解密。这样可以有效防止档案信息被非法获取和篡改。

其次，设置访问权限是另一个关键措施。企业应根据档案信息的敏感程度和重要性，对不同的用户设置不同的访问权限。只有经过授权的用户才能访问相关档案信息，这可以有效防止未经授权的用户对档案信息进行非法访问和泄露。

此外，企业还应建立完善的信息安全管理制度和应急预案。这包括定期备份档案信息、监测和应对网络攻击、及时响应信息安全事件等。通过制定和执行这些制度和预案，企业可以在发生信息安全事件时迅速应对，最大程度地减少损失。

除了以上措施，企业还应加强员工的信息安全意识培训。只有员工具备足够的信息安全意识，才能有效执行信息安全管理制度和措施，从而确保档案信息的安全。

2.3推动档案数据整合与挖掘

首先，数字化技术有助于企业实现档案数据的集中管理和高效整合。传统的档案管理方式往往存在数据分散、格式不统一等问题，导致数据难以有效整合和利用。而数字化技术则可以通过建立统一的档案管理系统，将分散的数据资源进行整合，实现数据的集中存储和统一管理。这不仅提高了档案管理的效率，还为后续的数据挖掘工作奠定了基础。

其次，数字化技术为企业档案数据的挖掘提供了强大支持。通过数据挖掘技术，企业可以对档案数据进行深入的分析和挖掘，发现数据背后的潜在价值。例如，企业可以通过分析历史销售数据，发现产品的销售趋势和市场需求，从而为企业制定更加精准的市场策略提供支持。同时，数据挖掘还可以帮助企业发现员工绩效、客户满意度等方面的信息，为企业的人力资源管理和客户关系维护提供有力依据。

此外，数字化技术还可以提高档案数据的安全性和可靠性。通过数据加密、备份等技术手段，数字化技术可以确保档案数据在传输和存储过程中的安全性，防止数据泄露和丢失。同时，数字化技术还可以对档案数据进行自动校验和修复，确保数据的完整性和准确性。

然而，企业在利用数字化技术进行档案数据挖掘时，也需要注意一些问题。首先，企业应当建立完善的档案管理制度和流程，确保数据的规范化和标准化。其次，企业应当加强数据安全和隐私保护，防止数据泄露和滥用。最后，企业应当注重数据挖掘的准确性和有效性，避免因为数据误差或分析方法不当导致决策失误。

2.4 建立档案管理与业务发展的协同机制

首先，档案管理部门需要了解企业的业务需求和流程，根据业务需求制定相应的档案管理策略。例如，对于销售部门，档案管理可以提供历史销售数据、客户信息等支持；对于研发部门，档案管理可以提供技术文档、专利信息等支持。通过深入了解业务需求，档案管理部门可以更好地服务于企业整体业务发展。

其次，档案管理部门需要与其他业务部门建立信息共享和沟通机制。通过定期的业务交流、信息共享会议等方式，档案管理部门可以了解业务部门的需求和反馈，及时调整档案管理策略和服务方式。同时，业务部门也可以从档案管理部门获取所需的档案信息，支持业务决策和流程优化。

最后，档案管理部门还需要积极参与企业的数字化转型战略。通过引入先进的数字化技术和管理理念，档案管理部门可以推动档案管理的创新和发展，为企业整体数字化转型提供有力支持。

3数字化时代下企业档案管理转型发展建议

首先，提高档案管理意识至关重要。企业需要通过各种渠道加强对档案管理重要性的宣传，使员工深刻认识到档案管理与企业发展、信息安全之间的紧密联系。通过举办讲座、研讨会等活动，让员工了解档案管理的最新理念和技术，形成全员参与档案管理的良好氛围。这样，员工在日常工作中会更加注重档案的整理和保存，减少档案遗失和损坏的风险。

其次，企业需要加大对档案管理的投入力度。资金方面，应设立专门的档案管理经费，确保档案管理工作的正常开展。技术方面，应引入先进的档案管理软件和技术，如数字化扫描、云存储等，提高档案管理的效率和质量。人才方面，应招聘具备数字化技能和创新精神的档案管理专业人才，为档案管理提供有力的人才保障。这些投入将为档案管理的转型发展提供有力保障，推动档案管理向数字化、智能化方向发展。

最后，强化档案人才队伍建设也是不可或缺的一环。企业应注重培养现有的档案管理人才，通过培训、交流等方式提升他们的数字化技能和创新精神。同时，积极招聘具备相关专业背景和工作经验的人才，为档案管理队伍注入新鲜血液。

结语：

档案管理作为企业运营中不可或缺的一部分，其重要性日益凸显。面对数字化、智能化的发展趋势，企业应积极拥抱变革，通过提高档案管理意识、加大投入力度、强化人才队伍建设以及加强外部合作等方式，推动企业档案管理不断向更高水平迈进。只有这样，企业才能在激烈的市场竞争中立于不败之地，实现持续稳健的发展。

参考文献：

[1]么支,刘焕琴,郞楠.档案信息的数字化转型研究[J].信息记录材料.2024,25(1).

[2]周生傲.数字化背景下企业档案管理创新研究[J].科技资讯，2023（6）.

[3]崔亚男.企业档案管理数字化转型的探索与实践[J].知识经济，2023（6）.