浅谈如何做好企业办公室工作

一、办公室工作的主要职责、地位和作用
办公室的工作，无论是文稿起草、信息调研、机要保密、档案管理、会议安排、后勤服务等事务工作，都是围绕“服务”这一中心运转的。为领导服务、为机关服务、为基层和外单位、群众服务是办公室最基本的职能。
（一）要为领导决策搞好服务。办公室直接的服务对象是公司领导。为领导决策服务要坚持三个标准，即“全方位、全过程、高效率”。“全方位”就是要遵循领导决策意图，从调查研究、信息反馈、督察催办、综合协调等方面，为决策提供尽可能多的依据和支持；“全过程”就是要按照决策准备、决策形成和决策实施三个环节，实行全程性跟踪服务，确保决策和部署的贯彻落实；“高效率”就是要提高办文、办事、办会等各项服务工作的速度和质量，使决策落实得又好又快。
（二）为机关搞好服务。办公室是企业工作正常运转的“中枢”，因此，办公室必须充分发挥其综合协调作用，为企业运行、为各部门相互间的协作配合搞好工作。
（三）为基层群众搞好服务。基层群众是企业利润的创造者，工作辛苦，条件艰苦。因此遇到基层群众来信来访、咨询，要提供热情周到服务。
（四）搞好综合协调。就是要在职能范围内，汇总各方面的情况，集中各方面的力量，统一策划，统筹安排，调节工作运转的各个环节和功能，对部门之间由于职能交叉产生的工作矛盾进行协调，减少扯皮现象。
二、要进一步增强做好办公室工作的责任感
社会在进步，企业在发展，做好新形势下办公室工作，必须解放思想、转变观念、敢于创新，对日常工作不要循规蹈矩。如公文运转传送、文件打印和下发等，要做到急事急办、特事特办，提高办事效率，运用灵活多变的手段使办公室工作富有成效。
首先要热爱办公室工作，甘当机关工作勤务员。从大的方面讲，办公室位置较重要，也是机关领导的左膀右臂，机关的大管家。但办公室工作头绪多，婆婆多、服务对象多、方方面面应酬多、事情多而杂，哪方面做的稍有不慎不周，就会产生不良影响。办公室工作难干，但又是机关工作不可缺少的，多年来的办公室工作也使自己从领导身上学到了不少工作中的思路、方法以及工作作风，提高了组织能力、公关技巧、分析判断能力等。
其二要转变作风，改进方法。办公室工作千头万绪，每一项工作都与全公司有着密切联系。做好办公室工作要理清思路，分清轻重缓急，统筹兼顾，合理安排，忙而不乱，紧张有序。在管理上要建立严格规范的工作制度、办事程序，这是做好办公室工作的基础和保证，使办公室纳入制度化、规范化、科学化的管理轨道，提高办公室的整体工作效率。
其三要加强学习，不断提高自身素质。办公室工作涉及面广，不如注重加强学习和不断更新认识就无法胜任工作，无法正确执行领导决策。所以，办公室工作人员平常要注意加强学习，还要研究政策法规，加强调查研究，提高自身素质。除加强学习外，还要注重自身形象，平时待人接物要文明礼貌，谈吐自然和谐。
三、坚持不断创新，不断将办公室工作推向新台阶
（一）要有主动性。办公室所处的地位和它的只能作用决定了其所有工作只能是服从性的。但是办公室工作的服从性不能与被动性划等号，很多工作可以提前预测，主动开展。只要坚决摒弃被动服务的观念，增强超前意识，放开手脚，凡是提前考虑，早作准备，办公室工作一定会由难到不难，由被动变主动，开创出新局面。
（二）要有预见性。工作中，不仅要及早发现已经出现的问题，而且要善于发现苗头性的，甚至潜伏的问题；不仅要看到事物表象，也要善于揭示事物的本质；不仅要把握事物的现状，而且要比较准确地预测到它的发展趋势。据此，搞好调查研究，获取和掌握丰富的材料，为领导决策提供具有前瞻性的预案。
（三）要有开放性。开放性是新时期办公室工作一个突出得新特点。办公室要注意自身的开放，要虚心学习同行甚至外单位工作的先进手段和管理经验，对内要克服单位与单位之间、行业与行业之间的“鸡犬之声相闻，老死不相往来”的方式，加强横向联系，传播信息，交流经验，取长补短，为办公室工作打好人情基础。
（四）要有创造性。在坚持和发扬好的传统的同时，还需要根据新的形势、新的任务，不断探索办公室工作的新思路、新办法和新经验。只有不断创新，才能更好地继承和发扬传统，才能使办公室工作永远保持活力，才能不断总结新经验，开创新局面。
总之，办公室的工作光荣而繁重，正面临着新的机遇和挑战。办公室作为承上启下、综合协调、参谋咨询的核心机构，如何深入开展办公业务研究，提高办公管理的科学化、现代化和规范化水平，促进全体人员提高素质、更新知识、增强能力，必然成为办公室工作中一项重要而崭新的课题。

（作者单位：郑州煤炭工业（集团）有限责任公司）