高校多校区物资管理信息化建设与实践

摘要：随着信息技术的飞速发展和高校办学规模的逐渐扩大，传统的物资管理模式已经无法满足多校区高校的需求，物资管理信息化成为多校区高校发展的必然趋势。本文通过分析高校多校区办学格局下物资管理信息化建设的意义，针对目前高校多校区物资管理的现状和存在的问题，提出了相适应的对策以及多校区物资管理信息化建设的思考。

关键词：物资管理 信息化建设 多校区

1 引言

近年来，高校招生和办学规模不断扩大，为整合教学资源、加强优势互补，多校区办学的现象已十分普遍。据资料统计，我国高校多校区办学始于上世纪80年代中期，进入21世纪，我国高校的多校区建设现象已十分普遍^[1]。多校区大学是相对仅有单个校区的高校而言，是指由两个或两个以上独立的校区组成，只有一个统一的法人办学实体，受大学行政总部统一管理的大学^[2-3]。目前我国多校区大学的各校区空间分布较为分散，实行传统的物资管理方式，时效性差，管理效率低^[4]。如何通过信息网络等现代化技术的运用，突破多校区物资管理上空间和时间的限制，使多校区物资管理上得到优势互补，是当前高校多校区物资管理面临的重要课题。

2 意义

目前，我国高校信息化建设更多运用于教学、行政方面，如我国的教育科研网以及各高校校园网的不断完善；数字校园“一卡通”的使用等，各高校都相继通过信息共享、资源整合不断提高其办学质量。其中，高校物资管理是高校科研教学、行政工作的重要支撑条件。加强高校科研教学物资的信息化管理，有效提高物资的利用率，是高校科研教学以及行政工作顺利进行的重要保障。对于多校区高校而言，实现物资管理信息化，通过对物资管理信息进行分析、判断、汇总得到的信息图表进行分析，可以提高物资管理的综合决策能力，是多校区间物资管理同步发展的必然趋势，对于改变落后的管理方式，提高多校区物资管理效率，加快高校校园整体信息化建设的步伐等具有非常重要的意义。^[5-6]

3 现状及存在问题

3.1多校区间物资管理体制和运行机制不适应

随着高校的发展，学校内部的管理框架逐渐暴露出管理效能不高，有些工作管理不到位、反应迟钝等一系列问题，物资管理方式及管理手段相对滞后，还不适应合校后的多校区超大规模大学的发展需要。

3.2多校区间物资管理方式落后

近年来，高校招生和办学规模不断扩大，多校区物资设备的采购数量剧增，有部份高校继续使用传统单机版物资管理软件，其管理方式已经不能与之相适应。如：单机版物资管理软件对物资管理的方式有以下特点；1、采用（一级）校级资产管理方式，全校新购置的物资由（二级）学院或行政单位资产管理员填写物资验收单，连同物资申购单、发票、合同等单据送校资产管理员审核签字，由校资产管理按照验收单据清单入账。2、（二级）学院或行政单位办理物资的校内调拨、报损报废等均由（二级）管理员填单送主管部门审批后由校管理员办理账务调整。由于单机版是独立的管理方式，新校区需要查阅了解相关物资信息的师生及工作人员仍需要通过电话咨询或到老校区亲自查阅，管理工作上出现了明显的分割现象；由于手工操作，不同校区间物资分类统计、与供应商来往账目、与财务清账、多校区内转账等工作方面也极易出现失误。此外，在申购物资时，仍需要手工逐级上报，多部门逐级审批签字，申购效率低。目前，多校区物资管理查询手段单一，管理方式普遍落后，不便于工作人员管理，从而使多校区间教学物资利用率低下，使得高校原本丰富的教学资源失去了新校区大范围的服务对象。特别是一些新校区硬件建设仍存在不足，更使得高校物资管理共享机制难以建立，无法实现多校区物资管理的优势互补与共享，物资管理手段和方式有待于进一步强化、创新。

3.3多校区间物资管理配置不合理

由于物资管理信息滞后，新购置的物资无法及时在物资管理账上体现出来，使得领导的审批和监管程序出现时间差，多校区大学在固定资产配置上存在着重购置，轻管理的问题，多校区内重复购置现象十分严重。有些设备购置之后不能有效地使用，物资得不到必要的维护和很好的利用，使用效率低，维护保养不到位，导致部分物资名存实亡。而某些设备采购前缺乏有效的论证，以至于花费大量资金购买的设备，安装不久就成了闲置资产，可见，高校物资管理力度不够、配置不合理、利用效率不高。

3.4多校区间物资清理不及时

由于手工填写物资报损报废单据，在送交（一级）校物资管理员审核办理账务调整存在时间长，办理不及时等原因，对于闲置固定资产、报废固定资产无法及时清理并在物资账上得以体现。（二级）学院及行政单位领导无法及时查阅到本单位的物资情况，据调查，有些高校的仪器设备由于种种原因常年不使用，但还没有达到使用年限，设备也没有达到报废程度，就多年在存放地闲置至使用年限期满报废为止。老校区已经达到报废程度的资产常常不及时清理，以至于财务部门账面上资产的数字虚高，不能真实反映学校的资产状况。此外，多校区物资效益评价工作量大，加上不同校区之间物资信息短缺、整理困难等因素，物资效益评价很难及时经常性地开展，造成评价效果差、效率低等现象。由此造成的物资资源浪费、积压现象严重。

4 对策

4.1建立完善信息化物资管理制度

在高校原有传统的物资设备管理制度的基础上，建立适用于多校区高校适用的信息化管理规章制度及实施细则，使多校区物资信息化管理有据可依。如：建立《物资采购暂行办法》物资申购及立项实施细则；先后出台了《仪器设备管理办法》明确物资在申购前首先要填写申购表报设备主管部门审批方能购置；《贵重仪器设备管理办法》贵重仪器设备的购置前应立项并组织有关专家论证；《报废及积压的仪器设备及物品处理的实施细则》在报废设备的申请及审批工作中规范（二级）管理员的队伍建设；《关于加强国有资产管理的通知》使其更专业对口性及稳定性。确保多校区各自物资信息的真实、准确、完整，为多校区整体物资管理系统的信息化建设提供有力的数据保障；通过以上各项物资管理工作制度细化，保证各校区物资管理信息化工作环环相扣，各个校区应有专业人员进行物资管理，从而改善目前各校区物资管理“单打独斗”的局面，建立“统一领导、分级负责、校区联合”管理新格局。

4.2 实现物资管理过程动态信息化

启用高校多校区物资管理信息网络系统，使多校区的物资管理通过网络实现动态信息化的管理方式，各校区（二级）管理员通过客户端就可实现物资购置入账、物资使用情况、物资实时查询、物资报废申请等信息化管理。

4.2.1物资购置动态信息化

对于高校多校区物资管理信息化建设最先体现在物资购置的动态信息化，首先，各（二级）单位领导针对教学及科研人员提出物资购置时可随时通过网络查询本单位已在账设备的相关信息，如数量、金额、型号规格、生产厂家、哪年购置等资料，做到不重复购置。在设备主管领导审批也同样能及时查阅到相关信息，对于不需要的或重复申报的不给予批准。提高了申购率，避免了重复购置。其次，高校建立系统的物资管理网络，通过组织各校区物资采购经验多、技术较强的专家统一对学校大型贵重物资设备的购置进行集体论证和审批，有效提高购置效率和质量。再次，是验收与入库动态信息化，学院或行政单位购置设备后由（二级）管理员登入物资管理系统进行验收入账，由学校（一级）管理员在网上对入账验收单进行审核，审核无误即通过便可打印设备验收单到财务报账。对填写不规范、不完整的给予退回修改。切实做到物资购置入账的规范化及动态化信息管理，不仅方便（二级）单位管理人员在办理物资验收入账时往返各校区间的辛劳，也方便多校区对物资查询和验收单据的统一收集，此外还便于各校区师生在物资使用过程中发现问题及时查明原因并处理，明确责任。

4.2.2物资使用动态信息化

在高校多校区物资管理过程中，应配合信息网络技术使各校区物资使用过程动态化、透明化。首先，建立多校区统一的物资管理信息网站，由二级单位领导及相关人员按的设备名称、型号规格、生产厂家及数量、金额等字节进行物资信息的搜索，随时可以查阅及打印有关资料报表，方便不同校区工作的师生及工作人员查询共享，使高校整体物资管理工作效率得到较大提高。如某老师需要使用一台高级仪器设备，只要在物资管理信息网站中输入仪器设备名称或型号等条件，便能准确查询该台设备在实验室的数据，与相关单位联系实验事宜，提高各校区各学院之间的物资设备使用效率。也可建立物资设备使用权有偿使用做到一举两得。系统包括了物资产权归属登记信息、转移物资管理方式信息、物资资产评估价值等。此外，针对多校区间由于学科设置变动、行政调动等原因而出现的科研教学物资、行政物资闲置现象，可通过动态信息发布，鼓励利用流动物资，规范有偿使用经营，有利于多校区物资使用的可持续发展。此外，若高校各校区都已满足教学需求，可将利用率低及闲置的物资，通过申报批准后，结合物资资产评估，由非经营性转为经营性，向社会开放经营，从而解决多校区丰富物资的营运效率低的问题，使高校丰富的物资资源得到优势最大化。

4.2.3物资报废动态信息化

为改善高校多校区物资在报废环节中常出现的报废物资账面价值不变的问题，多校区高校应对使用物资的学院和工作部门要求物资报废信息登记。除了将仍有使用价值的物资积极流转、转让或重新投入使用外，对确实需要淘汰报废的物资应合理评估其账面价值，通过多校区统一的物资管理信息网站，查询报废物资的购入时间、使用时间等准确信息，从而对其进行科学的资产评估，确保了报废物资残值的回收，避免了未经评估、评估价值过低随意报废等不良现象的发生，为高校整体修购基金和物资清点提供了便利。

4.3提高物资管理人员综合素质

与传统的单一校区相比，规模较大的多校区高校物资管理信息化建设更为复杂，信息化物资管理人员除了要熟练各项物资管理制度和流程，还应具备专业性较强的计算机信息技术知识和操作技能以及严谨和耐心的工作态度。各校区的物资管理人员都应准确、高效的完成各自校区内物资购置、使用、报废等各环节信息数据的输入、确认、审核、统计。负责高校统一物资管理信息网站的工作人员还应对网站正常运行进行实时监控、维护和管理，保证多校区物资管理信息的及时更新。此外，全球信息技术日新月异，为了保障多校区物资管理信息化建设的不断优化和完善，高校物资及相关管理部门应定期集中多校区物资管理人员进行专业培训，并多与其他多校区高校相互学习交流，将新的信息知识和技术运用到多校区物资管理的工作中，提高物资管理人员的综合素质，从而提高高校整体的物资管理信息化水平。

4.4解决物资管理信息安全问题

高校多校区物资管理信息建设的同时，面临着信息网络存在的病毒和人为侵入等信息风险。一方面，各校区信息化建设应采取有效的安全网络防范措施，以安全技术为保障，加强物资购置、使用、报废各个过程的信息管理防范风险，切实做好日常物资管理数据的手工备份及服务器定时自动备份工作，并制定相应的应急机制；另一方面，物资管理人员应学会如何应对如干扰物资管理信息系统正常运行、非法修改多校区联网数据等信息安全问题，对于物资管理的信息化风险防患于未然。解决好信息安全问题，为多校区物资管理信息化建设创造良好的条件，为物资管理决策科学化提供了有力保障。

总之，随着信息时代的到来，高校多校区物资管理管理应与时俱进，通过多校区物资管理信息化建设，充分发挥多校区多资源的优势，实现了各校区间的资源共享，挖掘了物资的使用潜力，有效解决了多校区物资重复投资的问题，提高了物资的利用率，进一步推进了多校区高校的信息化建设与全面发展。

参考文献

[1] 范莉莎,刘刚.多校区办学模式下的数字化校园建设.教育信息化,2005(11).

[2] 刘海波,谢仁亚.多校区大学管理的若干理论问题及分析框架[J].教育发展研究, 2001(8).

[3] 陈运超,沈红.浅论多校区大学管理[J].清华大学教育研究, 2001(2).

[4] 郭锋.浅析高校信息化建设中的“信息孤岛”现象[J].科技创新导报,2010(12)

[5] 朱雪龙.应用信息论基础[M].北京:清华大学出版社,2002.

[6] 窦艳.关于高校教学管理信息化建设的几点思考[J].科技资讯.2009.36