中美人事档案管理的差异及其借鉴意义

中美人事档案管理的差异及其借鉴意义

褚夫亚

潍坊市人民医院261000

摘要：人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分。美国的人事档案发展起步早，发展相对成熟。通过比较中美两国人事档案管理的不同，文章期待能从美国的人事档案管理中汲取一定经验教训。

关键词：中美；人事档案管理；差异；借鉴

中美两国在经济制度、政治制度、文化传统、法律观念等方面的差异导致两国在人事档案管理的模式和方式上表现不同，但由于美国人事档案管理工作开展较早，发展日趋成熟，有很多管理经验和做法值得我们借鉴。因此，分析中美人事档案管理间的不同之处，借鉴其有效经验，对提高我国的人事档案工作具有重要意义。

1.中美人事档案管理差异

1.1档案管理对象开发性不同

在美国，所有的人事档案不向社会公众开发，仅限档案本人或他授权的档案相对人利用，为保护档案相对人合法的知情权利，基于合理的需求被拒绝后，可向上级机关或者法院提出法律援助，在某些州，未经人事档案主体人同意的执法人员查阅他人的人事档案是违法的，有关执法部门须向法庭提出查阅申请，获准搜查证后，才可以查阅。与美国人事档案利用不同的是，我国人事档案任何个人无权查阅自己或亲属的档案，可能存在的捏造、虚假的个人信息很难得到修正，而各级党委、组织人事部门对这些档案可以做到一览无遗，甚至不需要申请和一系列的审批手续。

1.2档案管理的内容和范围不同

美国人事档案经过长期完善和改进，普及率高，几乎人人拥有档案，且内容丰富规范，包括个人自然情况、社会保险、医疗保险情况以及个人交易及信贷情况，工作中受奖惩情况，以及司法判决等公开记录的内容。在这其中，信用档案是记录一个人进入社会的通行证，跟随一生，受到严格管理。我国人事档案主要是干部和在职职工档案，特别近90%的中国人没有档案，农民所占比例巨大，档案内容不规范，五花八门、形式多样，但缺少个人信用、工作业绩、才能等方面资料的收集，不能做到完整记载和反映个人的历史与现状，对于失去工作或退休人员来说，档案记录处于停滞状态，更脱离管理范畴。

1.3档案利用程序不同

美国利用人事档案程序通常包含以下三个阶段：第一阶段，提交书面授权书。如果档案的申请者是档案主体本人，则只需其提交一份申请信，其中需附正式签名和具体日期。倘若不是档案主体本人提出申请，同时，档案主体在世，这就要求提交一份由档案主体表示授权的署名信。如果档案主体本人已经过世，就要求死亡证明来予以证明，但是，年龄在一百岁以上的档案主体人除外。第二步：提交所需的信息，便于文件中心进行确认，包括档案本人任职期间使用过的姓名、出生日期、社会安全号、任职机构的名称、在职日期及离职日期。第三步：陈述所需利用的信息及文件资料，表明利用目的。

我国人事档案长期以来受政治因素影响，实施的是封闭式管理，在利用程序上有所区别，个人档案材料偏重于政治色彩，在机构内部，本机构领导或人事负责人查阅人事档案者不需要出具相关手续，非本机构领导或人事部门人员查阅时则要查阅登记，并履行相关手续。对于机构外部一些凭借党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信、工作证、行政介绍信等，须请示单位主管档案工作的领导批准后方可查阅。

1.4档案利用管理效率不同

在美国，不断地开发人事档案管理自动化系统，采用先进的缩微技术来存储人事档案信息，人事档案信息化程度和利用率高，人事档案除了从事的人力资源管理和社会保障外，更有价值地建立了个人信用系统。每个公民一出生便有一个社会安全号码，这个号码跟随他一生，通过这个号码可以利用系统查询信用记录报告，报告涵盖了个人身份证明、社会档案、账户情况和收入来源及个人可用于抵押的资产状况等诸多详细的信用资料，通过这些有效的数据来评估其支付能力，这不仅对一个人行为的历史记载，更是对个人未来行为的一种约束。

我国人事档案利用基础非常薄弱，缺少标准办公硬件和软件，由于传统的手工操作费时又耗力，全国各级人才管理或代理机构承担大部分人事档案管理工作，但管理成本高，效率低，入档内容单一、方法落后，档案采集、更新慢，暴露了一些问题，存在大量的“死档”、“弃档”现象，人档分离也越来越严重。

2.中美人事档案管理不同带给我们的启示

通过比较中美两国人事档案管理方法，我们认为我国人事档案管理水平还有待提高，美国的人事档案管理经验对于我们来说具有很强的参考价值。

2.1向档案主体适度开放人事档案信息，保障主体的知情权

鉴于我国目前相对封闭的人事档案管理体系，关键一点是领导管理观念的创新和突破，设计人事档案管理制度时，坚持“立档为民”的理念，突出社会服务功能，弱化社会控制功能，根据相关法律法规，鼓励和支持符合条件的人申请公开人事档案信息，维护个人隐私的同时，充分利用人事档案信息，保障档案主体依据法律享受保险、医疗、晋升等诸多权利。另一个方面，允许档案主体查阅个人的档案，增强了公民的档案意识，无形中对档案内容形成监督，规避可能存在的篡改、信息不符等情况，防止或减少不必要的差错，促进人事档案工作的优化，更好做好服务。

2.2建立公民个人信用系统，完善个人信息制度。

目前，我国人事档案记录的的许多内容在新经济时代下已毫无价值，而随着人才流动范围增大和速度加快，人事档案显示了越来越多的问题，如弱化了社会服务的功能，因此必须加强档案建设工作，借鉴美国一些经验，在人事档案中增加个人信用情况的记录，并作为重要信息内容加以利用，使之成为个人进行社会活动的信用依据，达到个人信用系统的机构和人事档案的机构的有效衔接，从而保证档案数据的真实性和实效性。

2.3创新人事档案管理模式，提高运行效率

较美国成熟的管理模式，我国现行的人事档案管理比较混乱且不适应现代市场经济发展的需要，因此，取消以往的分散的、多头的管理，明确管理权问题，实行集中统一管理。对于公共部门相关工作人员的人事档案进行分级、分区域、分体系设立由政府行政管理部门统一领导的人事档案管理中心，对于私立机构档案设置商业性的人事档案管理机构，明确各级档案主管部门人事档案的管理权利和职责，加强对各有关单位的人事档案建档工作的指导，无论是公共部门还是第三方私立单位，在法律规定的范围内行使人事档案的管理权。优化人事档案内容结构状况，增强人事档案的社会功能。

2.4加快人事档案信息化、现代化管理

借鉴美国缩微技术在人事档案管理的应用，应加快建立人事档案全文数据库，转变服务职能。构建起系统全面的人事档案管理信息系统，实现人事档案的信息化和无纸化办公，通过相关技术手段收集电子数据信息。凭借专业管理软件从事人事档案工作，及时更新、补充，定期对档案内容进行鉴定，提高人事档案信息的实效性与准确率，从而实现对人事档案进行信息化、现代化管理。

在市场经济条件下，竞争日趋激烈，在立足我国国情的基础上，借鉴美国先进做法，可以促进更好地充分开发和合理利用人事档案资源，找准人事档案管理的进步发展的方向，从而使人事档案工作更好地服务与公民。

参考文献：

[1]黄霄羽.国外人事档案管理的特点及启示[J].北京档案，2006，（1）：21.

[2]邓曼，丁璇.中美人事档案管理比较[J].兰台世界，2005，（7）：22.

[3]王英玮，周艳．我国人事档案管理改革若干问题的思考[J]．档案学通讯．2007（1）：12-15.

[4]黄霄羽.国外人事档案管理的特点及启示[J].北京档案，2006，（1）：20-23.

[5]贺未英.中美人事档案利用之比较研究[J].佛山科学技术学院学报（社会科学版），2008，（5）：87.

作者简介：褚夫亚：潍坊市人民医院，人力资源部，馆员。