档案管理工作的现状与创新研究黄妙玲

档案管理工作的现状与创新研究黄妙玲

黄妙玲

广东电网有限责任公司东莞石碣供电分局广东省东莞市523000

摘要：近年来，档案管理工作对个体雇员和雇主都有着非常重要的作用。但鉴于近年来中国企业档案管理的实际情况，仍存在各种问题，对中国企业的发展带来了很大的不利影响。本文首先总结了档案管理的重要性，然后分析档案管理现状，并在现有问题的基础上提出了对策建议。

关键词：档案管理；现状；创新

引言

在企业的发展中档案起到了很重要的作用，企业在生产经营和管理过程中会产生大量的信息数据，从而形成资料。通过档案管理能够对企业中的人员情况、财务情况以及经营决策等提供依据和参考资料。因此使用科学化与规范化的技术促进档案管理的健康有序发展。

1、做好档案管理工作的重要性

文件的科学规范管理，是衡量单位绩效和管理水平的重要规模。档案记录了本单位发展历史上优秀研究成果以及单位经营业绩，为企业的科学发展提供的第一手资料，为企业的科学发展提供了良好的方向。在中国综合经济发展的历史背景下，我们将做好档案管理工作，不断更新档案管理理念，勇于探索，尝试新的档案管理手段，充分，真实地反映企业整体发展情况和经营业绩。档案管理结果与单位管理相结合，决定了单位资源配置的方向和方式，决定了单位的商业布局和未来发展，对实现单位业务战略具有深远的影响，不断提高管理效率。

2、档案管理工作的现状

2.1、不重视档案管理工作

档案管理工作在各行业中都发挥着重要的作用，能够提供与工作相关的重要信息，还能帮助工作人员减少查看资料信息的时间。但是，很多工作人员并没有意识到档案管理工作的重要性，从而会出现工作不认真的现象，导致相关工作措施不能得到落实，并且不能保证档案的完整和安全。此外，很多行业的领导也不重视档案管理工作，在档案管理方面的投入非常少。

2.2、档案管理信息化建设不足，资源共享性不高

当前“信息时代”已经得到飞速发展，电子计算机和网络技术应用随处可见，电子文档也随之应运而生，这就意味着档案打破了传统的书面载体，迎来了电子载体的加入。由此可知，信息社会必然会对档案工作领域产生直接的影响，而且这种影响将会渗透到档案工作领域的内部，对档案工作的运作、存储方式、基本理念以及思维观念产生巨大的影响。虽然高校信息化建设已经在着手进行，但是这个任务还是十分重的。另外，在档案管理工作过程中并未对档案管理进行宏观规划，各自为政的情况比较严重。

2.3、档案管理不规范

其性能主要体现在：一是归档格式不统一，排列混乱，影响文件存档工作的档案，如文件封面和书写文件内的包装，无统一规格。二是在整理过程中，有很多链接不符合档案的要求，如分类杂乱，组合不合理的，申报期不准确，档案起草不当等。三是文件不规范，档案管理员认为，只要完成文件收集任务即可，不组织，不整理，导致一组文件管理混乱，想找到一个有价值的文件信息难上加难。因此，文件管理不规范将直接影响使用该文件的价值。

3、创新档案管理工作的有效措施

我国已经进入信息化时代，任何行业的发展都经历了创新和发展。档案管理工作作为企业发展中的一项重要工作，所以创新档案管理的工作方式是非常重要的。我国档案管理工作理应与信息技术相结合，通过创新管理模式来提升工作效率，与此同时，还要加强档案管理工作安全保护。在创新工作方式的过程中，各行业还要提高档案管理人员的工作意识，保证档案管理工作顺利开展。

3.1、提高档案管理人员的职业素养

档案管理工作可以说是各行业工作的重中之重，因此各行业要重视档案管理工作，不断提升档案管理人员的职业素养。首先，档案管理人员要认清自己的工作职责，摆正自己的工作位置，要坚守岗位，履行职责。其次，档案管理人员要定时对档案进行查验，要及时找回出现遗漏的档案，从而提高档案管理的效率。最后，在进行档案管理工作的同时，档案管理工作人员也要不断创新管理观念，要随着时代变化不断更新观念，避免出现思想观念过于陈旧。

3.2、提升档案的日常管理效率

在日常管理工作中出台明确的计划，使档案管理人员能够按照国家或者企业制定的法律法规以及相关制度对单位内部的档案管理情况开展定期或者间断的检查，在实现单位档案管理效率提升的同时，降低单位档案管理中的风险，及时做出调整，制定好解决方案。单位应该根据自己的实际情况制定考核制度，对档案管理人员实行日常出勤的考察，提高档案管理人员的责任感与工作积极性。在提升档案管理工作的科学化和制度化的同时，也会提高档案管理人员的资源开发利用能力，以期档案资源的价值得到最大化的发挥。

3.3、提高档案管理水平

需要加强档案管理人员的素质，然后实施文件管理政策的规范化，以确保文件管理工作在不同部门的影响程度。文件管理工作也可以从文件准备着手，使档案管理工作能够反映完整性，真实性和相关性。目前的文件管理工作一直涉及员工晋升和员工待遇等实际关系的许多问题，需要确保档案管理工作诚信，真实，有针对性，要求员工必须在文件管理过程中，提高员工的纪律，从而提高文件管理工作水平，可以反映公平性等诸多要求。要实现企业文件管理工作的完善，必须在软件和硬件中升级方式和手段，使用专用的文件管理工具进行文件管理和其他工作。

3.4、优化业务流程

随着时代的发展，档案管理工作的内容也逐渐增加。我国很多行业的档案管理工作流程存在很多问题，这些问题最终会降低档案管理工作效率，因此各行业需要改变工作现状，优化工作流程。首先，档案管理工作相关部门要相互配合，使每个任务都有相关人员负责，绝不能出现问题没人负责的情况。其次，做好部门之间的工作分配，优化工作流程。部门之间要协调好工作关系，保证部门之间能够将工作进行合理分配，确保不会因工作分配问题引起冲突。最后，各个部门要明确自己的工作任务，在进行工作的时候要谨记工作流程，在自己管辖的范围内负起管理责任。

3.5、优化档案管理工作模式

档案管理工作需要积极的工作理念和高效的管理模式。随着信息化时代的到来，很多档案管理系统需要进行升级，才能够适应时代发展的要求。传统的档案管理方式已经不能够支撑整个档案管理工作的流程，因此各行业需要优化档案管理工作模式。首先，各行业要利用先进的信息技术来提高档案管理的水平，并运用科学化的管理方式提升管理效率。其次，各行业要逐渐从纸质档案管理模式向电子档案管理模式过渡。

结束语

档案管理工作是目前企业发展中的重要保障，完善档案管理机制，提升档案管理人员的业务能力能够有效提高档案管理资料的安全性和可靠性，扩大档案资料信息，丰富档案资料内容。构建档案管理信息平台，提高档案管理的科学化水平建设，能够促进档案管理工作的有效开展。

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