档案管理发展趋势的探讨

档案管理发展趋势的探讨

周春燕

周春燕

中国移动通信集团广东有限公司江门分公司529000

摘要：近些年来，随着时代的进步，信息技术也被广泛的发展应用，它在档案管理方面发挥的作用巨大。档案在不断信息化的不断发展，新时期的档案管理工作已成为档案工作者的一项重要工作。文章通过对档案管理的发展趋势来研究，在此基础上，提出档案管理工作问题的有效方法。希望能够为档案工作者提供有效的指导与借鉴。

关键词：管理；发展趋势；档案

档案管理问题一直以来都是国内外档案学领域的学者所关注的焦点问题。随着科学技术的迅速发展促进我国档案管理工作的进步与发展，在未来的档案管理上还有更多完善与提升的空间。对档案管理的意义与其发展现状进行充分了的把握，有利于对未来的发展趋势。

一、档案管理的现状及意义

1、档案管理工作的落后现状。

计算机已经普及的现代，有着巨大信息量的档案也逐渐的用计算机来管理，要有准确的数据基础和稳定的网络环境来管理计算机，目前来看，在这两方面，档案管理还是处于落后状的态。首先，网络的开放的特性，经常会有档案管理系统被他人进行蓄意破坏的情况发生，加上网络管理系统中硬件发生故障、磁场受到干扰以及操作不当等一系列问题，档案管理的网络环境处于不稳定状态中。另外，由于计算机管理所形成的时间不长，而之前档案一直都是采用封闭管理的方式，这种方式之下，档案整理的情况比较混乱，仅仅保证档案不丢失，因此，输入计算机档案基础的数据也有很大的弊端。

2、档案管理重要意义。

档案是资料的一种凭证，档案管理渐渐系统化，我国公民的档案已然成为个人身份和经历的一个重要依据，它具有法律的效益，与公民的切身利益仅仅相连，并且在各个领域上广泛应用，比如评定职称、工作调度等方面都牵涉到个人的档案资料，因此，对一个企业或者是整个社会来说，档案管理具有重大意义。

二、档案管理发展的趋势

1、档案信息电子化

信息化在不断普及，多数政府部门和企事业单位都有属于自己的办公自动化系统，所以，在生成方式和存储方式上档案变化都很大。比如起草签发文件，催办与文件归档等都通过信息化管理，文件里所包含的文字等都是数字化形式，方便管理与存储，档案就主要是以电子媒介的形态存在。可以通过计算机对档案有效的进行管理，包括筛选、存储等方面，直到能够被人们所使用，档案的信息就能呈现电子化的发展趋势。

2、档案利用多层次化

档案管理水平在不断提升，档案管理在内容上也多种多样，档案的利用呈现出多层次化的趋势。关键是是档案数量成增加趋势，档案的种类越来越多，这些人们都可以利用，此外，档案的使用人数与对象在不断扩大。公务员和科研人员需要使用，政府的宏观决策也需要使用，普通百姓也离不开档案。改革开放程度与范围在进一步加大，国外、境外档案利用率也在不断增加，人们对各类档案利用需求也在在加大。档案利用价值也开始有了新的且更大变化，不再是简单的凭证与等方面，也触及宣传教育等等诸多的功能。

3、档案服务多元化

经济和社会在不断发展，档案服务的利用方式上也在扩展中，服务利用方式已从传统的纸质档案阅览在向着档案展览进行转变，人们也逐渐接收网上阅览室。根据相关管理部门统计来看，目前我国有近千家的档案馆增设现行文件的查阅业务，党委或者政府授授权档案，文件查阅业务就能够全面的开展。在这方面上，上海市的发展较快，走在全国前列，社会主义法制的发展建设，每个公民维权意识在不断增强，尤其是政府信息公开法规的规章实施，使得文件档案资源开放利用的共享理念逐渐深入人心。

三、做好档案管理的有效措施

1、档案管理标准规范，完善档案管理制度。

计算机管理档案的方式由于实行的时间不久，它的管理模式仍旧停留在质档案封闭式管理的模式上，显然这种管理模式和现代化的管理方式不适应。整理档案和归档等在管理上仍然缺少明确并且与现代性相符合的管理标准，因此，应根据档案管理实际发展情况，档案管理部门应及时的制定相关的标准规范。管理工作循序渐进，从而保证档案管理工作能够高效并且有序进行，通过计算机管理规范和纸质化的管理规范来进行有效结合。现代化管理规范逐渐的实现，同时还要建立相对应的档案管理的监督体系，管理工作能够顺利开展提供保障。

2、对档案管理人员素质提升，加强人才引进与培养。

现代化档案管理发展，要有素质高的人才作支持，档案管理工作需要耐心、细致以及专业等素质工作，从业人员专业技能素质不仅要良好，思想道德素质也要提高，档案管理人员整体素质的提升，一方面要对从业人员的培训工作进行加强，定期展开职业道德教育与职业技能培训，对档案管理业务能够做到熟知、了解，使他们的工作水平得到一个更高层次的提升，另一方面对档案管理高素质人才要加强培养，将档案管理加入高校教育专业的体系内，先进管理方式及知识培养要得到重视，档案管理人才的队伍要壮大，让更多的高素质人才进入档案管理的行业，为档案管理工作上提供强而有力的支持。

3、完善档案管理系统，引进先进管理经验。

档案管理向信息化逐渐转变，使计算机系统发挥越来越重要的作用，管理过程中，信息存储与计算机操作是档案管理的一个非常重要的方面，所以，必须要构建完善的存储系统和操作系统，在现代化的档案管理上，提供安全有效的保障，在这种信息化系统和经验管理方面，很多的发达国家已经取得了较好的发展，如美国、英国、澳大利亚都在这方面取得较大的成就，而我国在档案管理上相对这些国家来说还提议很多不足的问题，要实现档案管理的变革和发展就要向这些发达国家借鉴管理理念和经验，并结合国外经验和国内实际情况，构建出能够体现现代性而又符合实际的档案管理系统。

四、档案管理发展建议

1、培养档案管理复合型人才

随着档案资源增加，档案的管理工作也出现了问题，这些问题如果没有得到及时解决，档案的管理工作效率必然会被降低，阻碍档案管理工作的进步，落后时代发展的脚步。为此提高档案管理专业技能是非常有必要的。档案管理系统并不仅仅只是简单的计算机操作，它是和档案管理知识相结合的，档案管理人员不但要有档案管理专业知识和相关经验，还要对计算机操作熟悉，只有使两者熟练融合，企业档案管理的需求才能被满足。

2、完善档案管理体系

应当按照科学合理的方式来完善的档案管理流程，根据上级的电子档案管理规范，与单位实际情况相结合，制定切实可行的一套电子档案管理制度，制定电子档案制度时对以下几个方面应注意：注意在电子档案管理过程中对各级各类人员责任的划清；在归档电子文件上，责任签署要明确；注意电子文件归档上工作程序规范的问题；注意电子文件动态与管理问题；电子文件检查要明确；归档时机要适合与本单位工作实际。

3、电子档案动态管理应注重

电子档案动态管理的重要保证是能够维持其真实、完整、安全性。在电子信息归档时要使用一切可以被利用的条件检查、鉴定以及验收，除有关归档责任的签署以外，电子档案专家咨询组的作用要发挥，进行有针对性地检查，及时发现并解决问题；做好电子信息管理，归档的电子信息能够跟踪科研生产变化，做好电子档案补充以及更改工作，进行动态管理。

结语：在我国的管理事业中必不可少的一项重要内容是档案管理工作，建立档案管理工作和对其完善不论是对个人还是对于企业，其意义都是十分重大的，我国的档案管理工作在顺应社会数字化与信息化发展的同时，也要充利用便捷的互联网信息技术与现代先进计算机技术，通过结合优秀的国内外档案管理制度与方式，努力使我国档案管理工作朝着信息一体化、层次化和与元化的趋势发展。

参考文献:

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[5]路风英，衣玉琛.社会信息化的发展和档案工作的对策[J].档案学研究,1999(3).