从人力资源管理视角探析干部档案管理工作叶疆博

从人力资源管理视角探析干部档案管理工作叶疆博

叶疆博

中铁十二局集团国际工程有限公司北京100176

摘要：随着社会的进步，干部档案管理工作越来越完善。人力资源工作关系着各单位能否持续有效的运行，决定着单位人才的培养和发展，而干部档案管理是人力资源管理的重要工作之一，档案管理人员是企业的主要管理者，人事档案管理过程中会遇到各种问题和困难，管理者在困难面前提出了一系列解决对策。本文结合本人实际工作经验，首先简要介绍了管理干部人事档案中出现的各种问题，其次介绍了针对干部人事档案管理问题所采的对策。

关键词：人力资源管理；干部档案管理工作

引言

干部档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等文件材料，是干部自身成长历史的真实记载，是历史的、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是做好人力资源管理工作必备条件之一。真实、丰富的干部档案为组织人事工作的决策提供了可靠的依据，为合理分配使用人才资源提供了可靠的信息参考。

1从人力资源看干部档案管理的重要性

由于人事档案信息作为记述和反映个人以往工作的经历和德才等方面的各种表现，是以个人为中心，收集整理各种相关信息的基础上，集中给予保存的各种材料，所以，良好的人事档案信息对于人力资源管理有着非常重要的意义，是现代干部体系中合理用人、选人的重要基础前提，对于人力资源管理现代化发展有着极为关键的重要作用。要想更好地优化人力资源配置，更好地体现人力资源的巨大价值，就一定要采取科学管理的各项措施，更好地借助于人事档案提供的重要信息优势，保证该类管理能够得到更加充分的决策参考信息，从而达到人尽其才、才尽其用的现代人力资源管理目标。

2基于人力资源管理视角下的干部档案管理

2.1使领导的重视力度得到加强

如果领导对档案管理有足够的重视，那么这也是对档案管理工作的一种激励。因此，需要使领导有相应的重视力度，至少领导的日常工作涉及到档案管理工作的，使档案管理工作是在领导的指导下开展的。另外，对档案管理工作中，领导也需有承担一定的责任。需要定期对档案管理的开展情况进行了解，如果存在问题就需要及时解决，并给予相应人员以激励。对于档案管理者的选拔需要优先考虑那些工作认真、善于保守国家机密、学习能力强且勇于承担责任的员工。领导也需要给档案管理者一些实时激励，使员工的管理能力渐渐提高。就医院来说，其档案有如下几部分组成：病人的病历、医护人员与领导的人事资料等，在对这些档案进行管理时，只有领导有一定的重视力度，还能使医院的档案工作有条不紊的开展。

2.2使档案管理信息化、现代化

就档案管理来看，利用计算机来对其进行管理是一个必然的趋势，将计算机技术应用于干部档案资料的完善是非常有力的。利用这种技术可以对人事档案的实时情况进行了解，可以将电脑与有关的软件进行结合，在对档案进行录入、查询、统计及归档等操作过程中，可以完全由计算来替代，使需要查阅档案的人可以随时通过网络来查询自己的档案信息，同时也可以完善自己的档案信息。这种方式使原来依赖于纸质资料的查询手段得以改变，大大提高了管理的效率。

2.3加强跟踪管理，丰富档案内容，不断提高干部档案开发利用价值

建立干部工作实绩档案，将基层经营者任期经营实绩、目标完成情况和在重大项目、重要活动、重点工作中的表现及实效情况收入档案，作为凭实绩任用干部的重要依据。建立干部能力档案，重点收集参加教育培训、学历考试、职称晋升等反映真实才能的材料。建立干部审计档案。将经济责任审计意见书、离任审计报告装入干部档案，使基层经营者从任职到离任全过程经营数据一目了然，为干部转任、提任、实绩考核积累真实数据。通过这些，将干部档案建设成为反映干部面貌的镜子，记录干部成长的录像，使干部档案更好地为经营工作、组织工作服务。

2.4管理模式的与时俱进

对于干部人事档案管理来说，要想满足现代人力资源管理的需要。首先要和社会发展保持一致，在该领域的管理过程中实现规范化和科学化建设。为了达到这一目标，干部人事档案领域的管理部门和人员应当在日常工作中，全面贯彻服务理念，依据以人为本的科学发展观，设立和运用好新型人事档案管理模式，从而深入开发和利用干部人事档案这项重要资源。按照人事工作的基本原则，档案管理应当以更高的主动性参与到人事管理中去。档案工作人员通过提升档案管理的服务水平、质量以及效率，保证该项管理从自身出发，在工作过程中主动适应新时期人才管理的需要。首先应当全面收集干部基本信息。应当根据《干部档案工作条例》的基本规定，动态推进干部材料的收集、整理和补充工作，主要是和相关各职能部门构建良好的交流渠道，定期获取各方面的档案材料，从而能够及时更新档案管理相关的资料。其次应当推动人事档案管理工作的全面丰富性，无论是在人事档案的内容，还是在管理结构上，都应当根据人事工作改革发展的实际变化而不断提出新的内容。例如，在新时期，诸如公开选拔、竞争上岗以及绩效管理等新兴管理活动的相关材料都需要得到全面细致的补充和丰富。再者，应当从以往人事档案工作中找出基本规律，及时构建人事档案工作新的管理手段，解决管理方法滞后难以满足人事档案管理工作复杂性的不利局面。目前对个人信息的管理正趋于多样化，户籍制度改革、教育体制革新以及就业管理的转变，都使得这些方面的管理活动越来越深入地和现代人事档案信息之间出现了交叉和覆盖。如果不能有效对这类信息进行融合管理，就容易造成人事档案信息的冗余，浪费国家投入到这些管理中的人财物等资源。

2.5加强动态管理，实现管理信息化，提高开发利用效率

建立干部档案数据信息库，是干部档案资源科学、有效整合利用的最佳手段。当前，应结合江苏盐业ERP项目人力资源模块的实施，在保管好实体档案的基础上，将文字、表格、图片等档案材料变成数据资料，整理录入干部档案管理信息系统，实现纸质档案和数据格式并存。同时，充分利用先进的计算机网络技术实现干部档案管理创新，按层级设置管理权限，实行不涉密范围内的档案资源共享，信息互通，最大限度的达到提高开发利用效率和延长档案寿命的目的。

结束语

综上所述，如果需要科学且规范地对干部档案进行管理，就需要使原有的传统管理方式得到改变，将PC技术与网络技术应用到档案管理中来，使干部档案的管理方式得到改善并应用在实际的工作中，还需要持续的使管理者的水平得到提高。特别是对于医院那样的单位，其档案类别多，因而工作就变得复杂得多，那么就更加需要对其管理档案人员的综合业务能力进行促进与提高，同时需要使领导的重视程度得到增加，从而使得档案管理工作的开展变得规范、合理、有序等。

参考文献

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