解析电网企业物资合同精细化管理

解析电网企业物资合同精细化管理

董圆圆1王博2

1国网蒙东物资公司内蒙古呼和浩特010000

2国网蒙东综合服务公司内蒙古呼和浩特010000

摘要：在电网企业中，物资合同属于一种法律关系的突显主体。在物资合同中，不仅明确了电网企业签订的内容，还进行了合同履行情况、合同变更情况和合同解除情况的研究。此外，通过加强电网企业物资合同的精细化管理，可解决更多合同纠纷问题，同时也加强了合同监督检查。

关键词：电网企业；物资合同管理；精细化措施

为响应国家电网公司物力集约化的工作要求，物资合同管理不断趋于系统化，传统手工记账的合同台账管理模式效率低下，且准确性与时效性较差，仅适合企业发展初期或规模较小时使用，与国家电网公司物力集约化管理要求严重不符。因此必须按照科学的方法，从公司实际业务流程出发，运用信息化手段，建立完整、高效、安全、稳定的物资合同管理系统，加强合同签约及结算业务管控，减轻工作人员劳动强度，提高合同签约结算效率。

一、电网企业物资合同精细化管理的要点

在电网企业物资合同管理要点中，法律要点是比较重要的，对于招标采购得到的相关物资而言，按照法律相关要求，应严格按照招标文件中的规定时间签订合同，没有正当理由的情况下，不能延长签订时间。

对于招标采购得来的相关物资而言，在签订合同前，要以相关资料作为重要依据，这些资料不仅包括中标通知书，还包括相关合同条款、招标规范文件、招标文件、澄清文件和货物清单等；对于不是通过招标采购得来的物资而言，要在确定物资采购结果后签订合同，合同签订的依据主要是与结果相关的资料和信息。

对于招标采购得来的相关物资而言，要保证书面合同中的相关条款与中标者的相关条款一致，还要保证和招标文件具有一致性，不允许签订不具有实质性的合同条款。

二、电网企业物资合同精细化管理的模式

目前，电网企业物资合格管理模式一直在不断变动中。在最初的电网企业管理中，还没有对物资合同管理制度进行完善，还没有实现统一化管理，电网企业物资合同管理主要应用招标采购管理模式，物资签约对象即项目出资单位。在电网企业中，物资集约化制度和体系已经有了广泛应用，对合同管理模式进行了创新，实现了物资集约化管理，省公司主要负责合同签订和合同结算工作。

经过电网企业物资合同管理模式的不断完善和创新，分批次采购合同的管理模式得到了广泛应用。电网企业物资合同管理已经实现了统一化目标。在电网企业中，关于物资采购的相关文件非常多，这些文件都是加强合同管理的重要依据。

在当前的合同签订过程中，电子平台的应用急需加强，对签订流程进行系统固化，实现招标全自动化，促进合同文本智能化、自动化生成。在合同签订过程中，应尽量实现签约文件简单化，明确相关的签订依据。

三、电网企业物资合同精细化管理流程

系统流转：合同管理人员根据电子商务平台的中标结果，以需求单位或者工程项目为单位根据合同模板起草物资合同，供应商通过电子商务平台在线对合同草稿进行确认，电子商务平台将合同结构化信息（即合同协议书、供货范围及分项报价分析表等）传递给ERP系统，生成采购订单。同时，合同在经法系统中流转，完成审批程序。

纸制合同签订：供应商携中标通知书等相关资料至供应商服务大厅签订商务合同。合同承办人应仔细核对供应商提供的相应资料是否齐备。供应商授权代表应对合同正本逐页小签或加盖合同骑缝章。合同履约流程。建立物资供应台账管理机制：在合同台账的基础上，对计划、招标、履约、配送、结算等环节进行补充，形成从计划到结算的“物资供应一本帐”管理。

建立两级物资调配机制：在省公司层面建立物资调配中心、在地（市）公司设立物资调配室。按照管理范畴，省公司调配中心负责全部基建项目、农网工程及业务范围内部分检修类的物资需求和统一安排物资供应，对外统一安排供应商资源；地市公司负责其业务范围内的物资调配管理，分析和监控本地（市）物资供应关键节点执行情况，积极协调项目现场和供应商履约，主动落实物资到货情况。

建立月计划、周协调、日调度的工作机制：物资调配中心（室）每月编制物资供应计划，统筹安排供应商生产和现场到货计划；每周召开履约协调会，协调计划执行中的问题；每日调度供应商发货和现场接收，跟踪掌控物资到货情况。

建立监控预警机制。按照物资供应过程中的不同阶段和环节，统筹安排合理需求计划、招标计划、供应计划和结算计划的时间，根据各时间节点，监督物资供应执行，提前预警、跟踪督办、主动履约、保障供应。在ERP平台开发监控预警功能，设置四级预警参数，监控物资供应链全过程，主动发出预警信息，并通过督办单跟踪解决预警信息。

合同结算管理主要分为保函管理、发票管理、付款申请管理三个内容，合同款项主要主要根据履约的过程分为预付款、到货款、质保款、投运款四阶段款项。预付款申请由供应商在电子商务平台登记履约保函信息，生成预付款申请；到货款申请由供应商在电子商务平台登记发票信息生成到货款申请；完成投运管理与质保管理后可分别生成投运款与质保款申请。

四、未来电网企业物资合同管理的重点

加强计划与采购管理。物资计划管理是物资管理的龙头，关系到物资全流程的业务操作，只有加强计划与采购前端业务的管理，才能保证合同签订、合同履约的顺利进行。要严格按照里程碑计划、按照采购供应周期设置计划交货期。要加强技术规范书及图纸审核，建立计划、采购、履约供应协同审查把关机制，对计划审查闭环管控。

有效应对合同变更。物资合同履行阶段发生的技术变更，由项目管理部门组织提出，并书面出具合同履行技术变更单。物资部门（单位）根据技术变更单组织确认合同商务变更单，并按相关规定与供应商签订补充合同。

广泛应用电子签章技术。随着国家电网公司投资规模将持续加大，电力物资采购数量持续扩大，需签订的合同数量不断增长，面向全国甚至全球的招标采购方式，使得供应商地域分布广，异地供应商签订合同将成为常态。电子公章是将传统的物理公章或名章的印记通过技术进行加密，以数字认证存储介质方式，加盖与电子文本的新型的电子版印章。在电力物资合同签订中，应用安全的电子印章将会逐步取代传统印章，使电子文件取代纸质文件，这就可实现应用流程的全程信息化，使真正的无纸办公成为可能。此外，由于电力物资供应商地域分布广，通过电子印章方式，实现异地盖章，通过技术手段解决异地供应商在合同签订过程中的盖章问题，大大节约办公成本，提高办公效率。

结语：

物资合同台账管理系统建设以实际业务为蓝本，科学设置功能模块，合理设计业务流程，人机界面友好，实际运行安全稳定。该系统重点加强了物资合同签约、单据交接、预算管理、合同支付以及供应商管理等业务管理，与国网公司ERP和ECP系统相补充，实现了物资合同全流程管控，大大提高了公司合同管理水平和效率，取得了良好效果。

参考文献：

[1]国家电网公司编。国家电网公司物力集约化管理实践与创新[M].北京：中国电力出版社，2015.6.

[2]邱爱军，刘婉澜。运用信息化手段，提高物资合同管理效率[J].科技信息，2013（36）：34-35.

[3]郑绍海。电力企业管理中的物资合同签约以及履约管理[J].山东工业技术，2015（24）。