浅析促进电力工程档案管理信息化建设的对策

浅析促进电力工程档案管理信息化建设的对策

郝建伟

中煤能源新疆煤电化有限公司新疆乌鲁木齐830000

摘要：电力工程档案是各参建单位业务活动的证据记录，为各参建单位的业务过程提供信息支撑，也是电力项目竣工之后运营管理、维护管理等查考利用的重要信息资产和历史记录。面对电力工程档案形成周期长，涉及单位范围广，关联的业务过程错综复杂等特点，为有效管控档案，信息化管理是必然的选择。

关键词：电力工程；建立档案；信息化管理

1档案管理概念

档案是反映党和国家及各级地方组织，以及企事业单位的真实面貌的工具，它同时也是科学技术、经济建设等活动历史面貌的原始记录，档案管理工作是一项集专业技术性、科学管理性与服务性的工作，需要按照一定原则科学地进行管理，为科研、生产、基建等服务。档案管理工作的内容大概包括：档案的管理体制、档案事业的规章制度、档案的立法和规章制度、建立档案的系统工程、建立档案标准化规范、建立并实行档案业务职称制度等等。具体的内容包括档案的收集整理、分类编目、保管、鉴定、统计、利用等工作，归档前科技文件材料形成、积累的指导工作，归档后对档案的更改、补充以及监督检查等。以下是关于科学有效地做好电力工程档案管理的相关策略。电力工程档案管理是一项为企业生产与决策及时且准确的提供服务的工作。在管理工作中基本原则是集中统一的进行管理，且保证档案的完整、准确、系统和安全，让其能有效地得到利用。

2信息化管理的现状

2.1档案管理的困境

电力工程建设行业普遍存在“重外轻内”的思想，外业压力影响内业的质量，往往会影响档案工作的进度和质量。在开展档案管理过程中，容易陷入以下困境：在前期工作计划，不将档案工作全面纳入相关部门的工作范围，不任命相关的主管、分管领导，不制定相关档案管理方针制度；工作开展前，未进行电力工程档案管理业务相关培训，档案管理人员的专业素质和能力得不到保障；在实际的档案管理过程中，外业建设任务重容易忽略档案的编制、整理，档案工作进度远远跟不上工程建设的进度；④工程建设中，因技术、施工、监理等人员的调动、变更导致“人走档案走”，以及工程变更未落实到档案变更等，严重影响了档案的系统性、完整性和准确性。

2.2档案辅助项目治理的能力低

电力工程档案形成于业务建设之中，能为领导决策，优化业务，业务问责等提供重要依据。但是档案编制不规范、档案后补不真实、档案遗失、档案整理效率低下等问题直接影响档案辅助项目治理的能力，大大压缩档案信息资产的经济效益。

2.3信息化建设不足

现如今，电力企业在项目建设、生产过程中已基本实现了自动化管理，但相应的档案管理却没有实现信息化，对其信息化建设以及信息技术的管理应用缺乏全面深入的研究，容易导致只注重追求档案数字化，而忽略整体的信息化管理，这种信息化建设只是流于形式的存在，不能适应电力企业工程建设的需要。

3电力工程的档案信息化管理的具体工作实施

3.1对档案管理的流程进行规范

传统的电力工程档案的不规范已经不能适应现代企业的管理要求，也不能应用于信息化形势下电子档案的查询，所以要根据企业文化及特点，在传统的档案归档基础上引入现代档案管理的理念与方式，以满足企业需要。在企业内部建立标准化流程及归档时间限制来规范化管理电力工程资料的归档。在真实有效的信息记录方面可以兼具纸质与电子档案两种方式。

3.2建立标准一致的档案

电力工程档案的规范统一对归档、查询及应用很重要，建立标准一致的系统化档案模板及装订顺序对了解电力工程进度、电力工程效果及电力工程评估、改进意见都具有直观性及针对性。电力工程档案应根据电力工程类别分类制定各类标准化、系统化的档案。

3.3科学合理的划分档案类别

对电力工程设计、施工、验收过程进行合理科学的分类，按照“分门别类”进行存储及管理，便于保存、统计及查询。将电力工程各类档案进行登记、编目、分类整理、保管，以此便于查找、统计和分析。

4信息化管理带来的转变

档案工作是项目管理和工程建设的基础，为了保障档案辅助项目管理作用的正常发挥，电力企业必须对档案管理工作有着明确的进度和质量方面的要求，而传统的手工管理方式根本无法真正实现同步管理，更不能保障档案的质量。为此，必须科学地借助信息化手段，实现以档案形成的方式管理档案。科学有效的信息化管理，不只是信息技术和信息系统的应用，更是对现有工作职能的优化转变，是对管理思路方法的全面革新。信息化管理会对档案管理带来诸多意想不到的改变。①信息化管理而非传统手工管理。信息化管理对档案工作最直观的改变就是，实现现代化管理，改变传统手工管理的方式。能实现立卷归档、分类、著录、题名等基础整理工作的全自动化；②全过程管理而非分阶段管理。能实现档案管理的前端控制，实现电力文件从形成、流转、捕获、登记、鉴定、分类、固化、永久保存或销毁的全过程管理，真正实现文档一体化管理，改变文件管理和档案管理分阶段两条线的管理；③集成管理而非分散管理。在信息化的助力下，档案管理可以与业务管理有效集成，档案管理与业务管理的密切联系不再被人为割裂；④全员参与而非各自为政。全员参与档案工作在信息化的背景下成为可能，可以逐渐摆脱项目建设部门与档案管理部门各自为政的局面，极大地提高档案工作与业务工作集成的执行力；⑤标准化管理而非经验管理。信息化管理是标准化管理的基础，可以最大限度保障档案工作的质量，也可以减少纯粹经验管理对档案管理者的要求和人为操作的失误，以及人工管理所存在的其它隐患。

5建立信息化电力工程档案管理体系

5.1全员参与

充分梳理电力工程项目建设业务，明确电力工程档案管理体系的结构，科学的界定档案管理的职责。档案管理的职责除了要分配给专业的文件档案管理部门人员，还应适当的分配到相应的部门和层级，包括高管、项目经理、信息管理相关工作人员、系统管理人员和日常工作中需要创建和控制文件的其他人员，让全员参与到档案的管理中来。领导是重要支撑，应保证档案管理体系与电力工程项目建设的战略方向一致。单位还可以采取辅助措施来保障档案管理工作的顺利开展，如将档案管理的要求明确写进合同条款。

5.2全程管控

保证电力工程档案的系统、准确、完整，必须全过程的进行质量管理，事前进行计划，事中进行控制，事后进行检查的方式进行管理。在项目的规划中分局档案管理的要求及实际情况，制定与项目相适应的规划，在进度计划和质量要求中可细化到每项业务过程中需形成的文件和其中的信息；在工程建设中，要做好关于施工的档案管理，定期总结汇报档案管理工作，指导和检查关键点；在竣工验收的过程中，对工程档案资料进行全面检查并提出整改意见。

5.3建立系统

电力工程档案的信息化管理需要建立管理系统。对文件从形成、流转、归档、鉴定、保存或销毁的全过程的信息管理，实现电力工程档案的自动化、智能化、标准化、精细化管理。信息管理体系的研发要以国内外文件档案管理最新的规范、标准为参考，让信息管理系统最大化提高档案管理的效率，让管理系统在文件档案的计划、形成、流转、归档等阶段实现自动化管理。

结束语

综上，电力工程档案工作要顺应时代的发展，加快网络化和信息化的建设来适应企业发展的需要。在电力工程档案信息化建设中应用现代化科技方式来逐步构建完善的档案信息平台，提高工作效率和水平，提升服务质量，使电力工程档案管理水平迈向新台阶，为企业创造更大的经济、社会效益。

参考文献：

［1］丁杰.电力工程建设总承包项目全过程档案管理［J］.档案管理，2011.

［2］张大钧.构建电力工程项目档案质量保证体系之浅见［J］.档案与建设，2012.

［3］樊亚萍.电力企业工程项目档案管理探析［J］.陕西档案，2015.