档案信息化建设的思考-中国期刊网

首页 > 《赤子》 > 2013年11期 > 档案信息化建设的思考

（整期优先）网络出版时间：2013-11-21

作者: 宫阁彬

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档案信息化建设的思考

宫阁彬

（内蒙古兴安盟扎赉特旗接待局，内蒙古兴安盟137600）

摘要：档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。

关键词：档案信息网；数字化

中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1671-6035（2013）11-0000-01

一、建立实用的档案信息网

大多数基层档案室对计算机的应用单一，利用率低，造成资源的浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息电子化，可直接利用机读形式，档案信息电子化，信息成果可拷贝，拓宽了服务范围。

电子文件的鉴定与归档，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，要区分文件价值，制作的所有电子文件，对工作具有查考利用价值和保管价值的，才作为电子档案保存下来，其余的文件可直接删除。

二、档案管理信息化总体规划

档案信息化建设，应构建一体化系统，把各部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，获得档案管理的综合效益。档案信息系统的现状是档案标准化、规范化滞后，这都影响了系统整体水平的提高。主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。其内涵包括档案工作的各个方面环节，档案业务要规范，标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好互相促进的关系。

三、档案信息的规范化、标准化

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的标志。根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。应对各立档单位文件及档案的内容项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行规范。从而解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

四、档案管理的信息资源的数字化

档案信息资源的数字化是进行档案信息化的一个重要的前提和基础，档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库。档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而提高档案的使用价值。

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