企业档案信息化建设对策研究

企业档案信息化建设对策研究

陈淳

福清市融地测绘有限公司350300

摘要：随着时代的发展，科技的水平飞速提升，现代信息技术已经渗透到我们生活各处，为人们的生活带来了不少便利。适应时代潮流，企业中的信息管理模式也随着技术的进步而改变着，但在目前企业的信息管理中依然存在资源短缺与共享率低等问题。本文对当今社会企业档案的信息化管理进行了深入研究，分析如何正确运用信息技术使得企业档案管理最优化。

关键词：企业建设；档案；信息化；

前言

常言道，科学技术是第一生产力。而技术的飞速发展对我们而言，既是机遇，也是挑战。我们将最领先技术的工具——现代信息技术教学与企业传统档案管理模式相结合，合理的运用信息技术可以使得效率提高，在探索的过程中不断改进，摸索一套出最优的管理模式。

一、企业档案信息化管理现状

企业档案信息化的含义便是利用信息技术对企业中的档案进行管理。企业运用现代化信息技术致力于档案处理与管理，从传统的实物管理模式转变成为信息化管理模式，实现档案在日常管理中的现代化进程，发挥档案管理信息化的功能。而企业中的档案信息化管理大致可以分成以下四个部分：

1、基础设施建设部分

当前企业档案管理已经从传统的手工实物管理模式逐渐转变为以信息化管理模式。随着网络技术和计算机技术的发展，现代化信息技术的运用极大地致力于实现企业档案管理的高效率，企业档案信息化管理在当今社会中越来越流行，各大企业中的档案管理模式正与时俱进的发生革新，利用网络中的资源，企业的资源也在大力开拓。

2、信息化资源建设部分

目前，企业档案管理信息化水平越来越高，信息资源建设初具规模。在现代市场经济条件下，档案信息资源的数量和质量发生了巨大变化，信息资源迅速增加，信息资源开发方式也呈现出不同的特点。

3、应用规范建设部分

档案管理应用系统在当前市场经济中的运用较为普遍，虽然档案管理的应用系统运用较早，但是当前并没有形成完善的规模和体系。据有效调查显示，档案网自从建设以来，至今没有形成全国统一的门户网站，没有大规模的建立国家档案数据库，因此，一体化的档案管理服务仍然无法实现。另外，档案信息化的规范标准建设也不够完善，根据相关研究显示，我国企业档案管理合乎标准的大概只有11%左右，但是大数标准已经难以符合当今社会的步伐，难以从根本上行促进企业档案管理的与时俱进。

4、队伍建设部分

根据有关研究表明，中国的企业档案信息管理人员需要较高的专业素质。然而，档案信息化建设缺乏必要的人才，这是信息产业的发展与人才需求之间的巨大失衡。档案管理工作人员信息素质不高，技术人才普遍缺乏，人才引进机制和激励机制不够完善。目前，企业档案管理信息化建设还需要依靠专门人才。

二、企业档案管理信息化建设的缺陷

现代化信息技术的飞速发展对企业建设而言，既是机遇，也是挑战。信息化建设在企业档案管理中具有重大作用，这点毋庸置疑。但是，当前企业档案管理仍然存在较大的缺陷，信息化建设体系有待进一步提高，信息资源开发不足、交流和共享的程度不高，服务水平有待改善。

1、基础设施陈旧，资源共享率低

在档案管理信息化建设的过程中，对信息化建设的硬件、专用软件及专职技术人员投入不足，严重制约了档案管理信息化发展建设。其一公司主要资金使用在发展方面，投入在企业档案的管理方面的资金只占少部分。其二是企业不能跟上社会发展飞速的步伐，大部分基础设施陈旧。与此同时管理者理念陈旧，宁愿将大量资金投入到公司发展中，而不愿意进行信息技术维护，严重制约了档案管理信息化建设的正常发展。

企业档案管理的信息化建设关键靠企业领导对其信息化和网络化的重视，目前，档案管理的规模和地位是其追求自我实体价值工作的重中之重，而并没有很好将如何促进信息资源共享提上日程。档案对企业的意义相当于资料库，而企业大部分档案是传统的纸质形式，加上档案资源的深度开发依然不够，还不能够满足当前社会的需要，因此，需要进一步尽心开发，促进企业档案管理工作的信息化建设。

2、信息化管理观念淡薄，管理者能力有待加强

档案管理信息化，作为信息化资源建设的重要组成部分，要求档案管理人员在工作内容与形式上不断进行创新，争取与信息化建设发展步调一致。但是，在日常档案管理中，由于管理人员思想守旧，对档案信息化建设持观望态度，认为信息化建设繁琐，没有给予足够的重视，完全忽略了档案管理信息化的重要作用。此外，档案管理人员年龄结构老化，学历层次参差不齐，都是思想观念落后的主要源头。没有专职档案管理人才，企业对档案管理人员没有经过系统的培训，以至于缺乏基本的档案管理知识与管理技能，从而影响着档案管理信息化的发展。

管理人员是整个过程中必不可少的一环，对于企业的影响亦十分深刻。可是当今企业中大体档案管理者对信息技术掌握不熟练，无法灵活的运用在管理过程中，且企业并未加强对其的信息技术水平培养，导致信息化管理的价值无法体现，对企业的信息化建设产生了阻碍。

不仅我们的技术手段需要与时俱进，管理者的理念与能力也应信息化，就是指管理者需要深刻意识到信息化档案管理的优势，且能灵活掌握现代信息技术。管理者需打破传统手工档案管理思想的禁锢，探索出最合适的管理方式，将现代化信息技术灵活的运用在企业档案管理中，才可以充分发挥信息化管理的作用，使信息化管理的价值最大化。

三、如何正确运用企业档案信息化管理

1、建立一体化系统

要较好的进行企业档案管理的信息化建设首先必须要得到思想上的重视，认为档案管理不仅是企业本身，更是整个市场经济的信息来源，是其信息的重要组成部分。当前世界是一个信息化程度公开较高的世界，档案的社会性质和文化性质逐渐增强，利用范围逐渐扩大，形成信息时代。在信息时代，要促进企业的又好又快发展，必须重视信息的力量，在档案信息资源建设中发挥重要作用，重视其价值。首先要进行系统的规划，建立规模化的信息化档案管理建设，调查当前档案管理的类型和载体形态、档案信息利用的基本情况，根究档案管理部门的科学分析，制定档案数字化的规划，加强基础设施如扫描仪等硬件设施的建设;其次，规划长远的企业档案管理规划，支持档案管理设备的较强支撑功能和扩展功能;最后，确保档案管理的信息真实性和时效性，提高数字化建设。

2、管理模式数字化

档案管理是一个好大的工程，采用数字化的建设是符合当前时代需要和档案管理本身特质的。但是在数字化建设过程中，我们要采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”的建设原则，根据当前的实际，较大程度的提高高价值的信息利用率和共享率。同时，需要加强数字化建设的全过程控制，保证其信息资料的完整性。

结束语

在当今这个科学与技术不断更替的时代，信息技术的利用符合顺应当前企业的发展，且对于企业中档案管理而言颇有裨益，其未来发展的前景必将十分广阔。但是，目前信息化的程度还不够高，我们需要合理的运用手中及网络里的资源，在探索中逐步成长，摸索出一种适合我国企业档案管理的最优模式。

参考文献

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