论档案管理信息化

论档案管理信息化

曲涛

烟台市城市基本建设档案馆山东省烟台市264001

摘要：当前我国社会已进入信息时代，对信息资源的需求日益增长，档案作为一种原始记录、基础信息资源，具有巨大价值。推进档案信息化发展，对于提高档案管理工作效率和质量、整合档案信息资源、挖掘档案潜在价值、充分发挥档案的作用，进而促进档案工作创新发展等具有重要意义，有助于提高政府社会管理和公共服务水平。

关键词：档案；管理；信息化

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划与组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。换言之，档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。

一、实现档案管理现代化的意义

随着当今社会电子化，无纸化的普遍应用，使档案工作面对大众的需求方式发生变化。在这个过程中，既要实现档案管理的电子化，信息化又要实现档案的真实性，系统性，对管理人员是一项艰巨的任务。对企业的未来发展所需要的资源起到至关重要的作用。在我国经济全面发展的历史背景下，做到档案管理的创新，全面性工作，不断完善档案管理的观念，管理人员勇于开创新的管理手段，完善管理功能，以全面、真实地反应企业整体发展状况的经营成果。档案管理工作的成果直接影响到整个企业的未来发展模式和该企业的资源配置的取向，不断提高管理能力和效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作是一个企业健康向上发展的需要，对企业单位的竞争进步中具有重要的意义。

二、网络环境下档案安全问题

1、电子文件的信息共享，带来了一些不安全因素

以计算机为载体的电子文件档案，不同于以纸质为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读，这种电子文件的共享性是其运作环境网络化决定的，是一种进步和发展。同时，也对电子文件带来不安全和泄密因素。如不采取措施，则可使网络的任何终端设备读取在网络上的文件，致使一些保密文件泄密。

2、组织管理的隐患

据有关资料显示，90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训，他们缺乏计算机与网络的相关知识，缺乏对档案信息网络的安全意识，致使网站遭到攻击。而从事信息产业的公司没有精力对网络安全进行人力和物力的投入，很多站点的管理人员都是新手，在操作中出现漏洞，使入侵者获得控制权。

三、网络环境下实现档案信息安全的对策

1、加强工作证的认证，实行芯片卡制度

芯片卡实际上是一个由密码保护的微处理机，并带有使用者标识符，使用时可提供识别芯片卡携带者个人的特别编号，以杜绝通过计算机存储器盗窃数据的可能性。在一些大场所设立二级信息处理系统，即计算机工作站或服务器，以弥补信息管理中心往往不可能控制工作站的不足，确保认证的连续性，保证传输期间的秘密，以加密方式存储数据，防止被窃取。

2、从各个环节入手做好安全管理工作

在信息化下档案管理工作过程中做好技术安全工作也是保障档案信息安全的重要举措，具体来说有如下几种方式：第一，使用保密的技术，也就是对原有档案的数据进行加密，使其不易被人破解和利用。第二，使用电子文件的签署技术，电子文件由于其特殊性，其签署主要分为手写式数字签名和证书式数字签名，而通过这些签署技术，可以对文件上的一些签名和盖章更好的进行辨别，以保证信息的安全性和保密性。第三，对电子档案进行权限上的管理，也就是对电子档案设置权限，只允许被授权的人员进行查阅、传输、和修改，也可以对档案设置不同的权限等级，不同的人权限等级可以获得不同的档案管理的权利，以便更好地进行电子档案的安全性管理。第四，采用电子档案监控的技术，简单来说就是设置防火墙来对电子档案的数据传输进行监管，对于没有档案调取权限的IP地址的传输工作一律进行阻止，以此来达到保护电子数据安全的目的。

3、硬件防护技术

（1）数据备份系统。对电子档案载体进行有效的检测与维护，电子档案载体，极易受到环境的影响，因此，应当定期检测和拷贝，检测每年进行一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量应不少于10%为宜；拷贝应每四年一次，要求多重备份，以防数据丢失，并且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测和拷贝，必须建立相应的跟踪记录，避免发生人为的误操作。

（2）加密技术。电子档案的特殊性，决定了它的非公开性。采用加密技术可以确保电子档案内容的非公开性，电子档案的加密方法有很多，加密的强度基本上由加密使用的密钥长度来决定。收发文通常采用“双密钥码”，网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是公开的加密密钥，一个是严格保密的接密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解秘密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发文，而只有收方才能获得这些加密的文件。

四、推进档案管理信息化的措施建议

1、提高对档案管理信息化的重视，加快制度体系建设，加大资金投入。一是要充分认识到档案资源的价值和作用、发展档案管理信息化的必要性，提高重视程度。二是政府主管部门要加快完善制度体系建设，使档案管理信息化发展更加规范。三是加大资金投入，加快档案管理信息化的进程。

2、配备统一的管理设备

加快档案信息化的建设，要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。要舍得投入财力，当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法，在政策上给下部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

3、加强档案管理中信息技术人才的培养

在信息化社会中，决胜的关键所在是人的受教育程度及其综合素质高低。目前，在档案管理中，能够掌握档案管理同时又懂得计算机技术的复合型人才十分缺乏。所以，档案部门首先要重视对这种复合型人才的培养，加大其培养力度，采用科学的、优质的培养手段，强化人才培养体制，建立起以管理人才为基础、复合型人才为重点、高科技人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。另一方面，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。

五、结束语

总之，一定要实现档案管理工作的信息化、现代化，与时俱进的管理方式，敢于创新的管理能力。全面开发档案信息资源，积极探索信息时代档案管理工作的新思路，提高数字化建设，高质量、高水平的发展档案管理信息数据库。理顺管理体制、强化管理水平、创新管理方式、提升管理质量、真正的实现档案管理的智能化、自动化、系统化。使之能够更好的为经济建设，服务社会的发展和进步做贡献。

参考文献

[1]娄策群等.现代信息技术环境中的信息安全问题及其对策[J].中国图书馆学报，2011

[2]马菲.新时期档案管理信息化建设研究[J].科技展望，2015

[3]谢荣秋.信息化时代的档案安全问题[J].黑龙江科技信息，2015