档案馆馆藏资料分类与管理研究李薇

档案馆馆藏资料分类与管理研究李薇

李薇

广西壮族自治区特种设备检验研究院

摘要：馆藏资料作为档案馆中重点资料，其具备保存时间长和数量繁多的特点。这就应加强档案馆馆藏资料分类和管理力度，避免档案馆在长期发展过程中出现馆藏资料遗失和损坏的问题，以提高档案馆中各类馆藏资料的实用价值。本文将分别介绍档案馆中馆藏资料的分类依据和管理模式，积极改善档案馆中馆藏资料在管理过程中出现的问题。保障馆藏资料管理水平，彰显档案馆综合建设内涵。

关键词：档案馆；馆藏资料；分类；管理

引言

与普通档案资料相比，档案馆中馆藏资料具有较强的研究价值。为此，必须保障相应档案管理效果，以为后期相关研究提供有效参考依据。由于档案馆中馆藏资料比较多，在开展馆藏资料管理时经常会出现一些问题，影响档案馆中馆藏档案新使用价值和综合研究意义。针对于这一点，就应在馆藏资料管理之前，对相应档案实施有效分类，按照档案馆馆藏资料分类现状规划合理的管理方案，从而避免相应档案管理过程中出现问题。

1档案馆馆藏资料的分类依据

1.1按照文献内容分类

一般来说，不同馆藏资料的文献内容存在一定差距，这就应将文献内容作为馆藏资料分类依据，据此强化档案馆馆藏资料分类效果。从文献内容的角度出发，了解到档案馆中馆藏资料主要分为政府出版物、科学著作、可研报告、专利文献和标准文献等方面。以上几种馆藏资料所涉及的文献内容与实际功能等方面大相径庭，因此相关人员可以通过文献内容找出自身所需要的馆藏资料，以提升各类馆藏资料实际作用效果。

1.2按编辑和出版形式分类

编辑和出版形式作为档案馆中馆藏资料重点分类依据，这一分类依据能够将档案馆中各类馆藏资料的编辑形式和出版形式充分表达出来，继而规划合理的管理模式，以为相关人员查找各项档案资料提供便利支持。遵循编辑和出版形式进行分类，可以将档案馆中馆藏资料划分成图书、期刊、丛书丛刊、报纸和灰色文献这几类。其中图书、期刊和报纸这几类资料在档案馆中占据举足轻重的地位，作为各行业发展和社会综合建设中重要档案信息，保证这些馆藏资料管理效果显得尤为重要。

1.3按文献加工和研究深度分类

对于档案馆中的馆藏资料来说，其研究价值较为明显。这就应结合相关人员实际要求对各类档案资料进行多次加工和研究，这就引申出一种新的馆藏资料分类形式，即按照档案资料加工和研究深度对馆藏资料实施有效分类，通过该种分类方法可以将图书馆馆藏资料划分成一次文献、二次文献和三次文献。这三种文献档案的加工效果和基础信息的真实效果等方面存在一些差距。从现代化档案信息研究的角度出发，应引用一系列三次文献档案，确保各类档案信息的真实性和有效性。当然在依照这一形式进行馆藏资料分类时，还应保证相关人员对各类文献的特点有所掌握，规划合理的馆藏资料以及相应文献管理模式，将档案馆中馆藏资料出现遗失和损坏的几率降到最低。

1.4按资料物质载体分类

在信息化时代高速发展的条件下，档案馆馆藏资料物质载体也发生一系列变化，这就应按照馆藏资料物质载体对其实施有效分类，确保各类档案资料能够通过各项信息化技术实施有效传播，进一步提升各类档案资料现实价值。从物质载体的角度出发，可以将档案馆馆藏资料划分成印刷型档案资料、微缩型档案资料、声像视听型档案资料和机读型档案资料这几种。这几种类型的档案资料不仅能够提升相关人员查询档案信息的便利性，还能实现各类档案资料长久保存的目标。有效控制外在因素对档案馆中馆藏资料质量产生影响，以为我国各地区档案馆良性发展提供动力支持。

2档案馆馆藏资料的管理策略

2.1规划馆藏资料管理制度

在对档案馆馆藏资料开展相应管理之前，首先应按照馆藏资料种类和档案馆现有发展形式规划合理的馆藏资料管理制度，并要求相关人员严格遵循各项制度开展馆藏资料管理工作。如果在档案馆馆藏资料管理过程中出现问题，还可以要求相关人员从各项管理制度的角度出发制定合理的改善措施，有效处理档案馆各项馆藏资料在管理过程中出现的问题，进一步提高馆藏资料实用价值和档案馆综合发展水平。此外，在规划馆藏资料管理制度时还应考虑档案馆中具体规章条例，并将各项规章条例与馆藏资料管理制度结合到一起，妥善处理各项管理制度中不合理的地方，使得制度在档案馆馆藏资料管理中发挥自身最大的作用。

2.2对馆藏资料实施集中管理

在对我国省级、直辖市档案馆进行深入分析的过程中，了解到这些档案馆在进行馆藏资料管理时还存在一些问题，这就导致档案资料作用效果下降，继而阻碍档案馆综合发展。为改善这一现状，应按照档案馆馆藏资料管理缺陷规划一系列标准化改善措施，并对各类馆藏资料实施集中管理。避免档案馆在发展过程中出现馆藏资料遗失的问题。而且对馆藏资料实施集中管理，还能减少相应档案管理过程中投入的人力资源和资金，有效降低档案馆馆藏资料管理难度，进一步保障档案馆馆藏资料的真实性和完善性。此外，在开展相应管理时，应加强档案馆中图书资料室归属局办公室管理力度，并在相应组织机构的支持下调整馆藏资料管理缺陷，继而提高档案馆馆藏资料管理效果。

2.3引入信息化档案管理模式

在我国现有社会综合发展水平不断提升的条件下，各项信息化技术在档案管理中也取得广泛的应用。为此，在档案馆开展馆藏资料管理时就可以在其中引入一系列信息化档案管理模式，确保档案馆馆藏资料管理效果有所提升。加上档案馆内部涉及的馆藏资料较为复杂，相关人员在开展馆藏资料管理时可能会受到档案种类和档案馆综合发展形势的影响。这就应利用信息化系统开展馆藏资料管理，将各类馆藏资料基础信息录入到信息化系统当中。有效降低档案管理难度和投入的精力，控制外在因素对馆藏资料管理产生影响。此外，在信息化管理模式的支持下，还能提高相关人员查询馆藏档案资料的便利性，减少档案资料查询时投入的时间，并将档案馆馆藏资料信息化管理的优势充分发挥出来。

2.4对档案管理人员展开有效培训

为保证档案馆馆藏资料管理顺利开展，就应保证相关人员对馆藏资料种类和具体管理依据等方面有所掌握，据此开展合理有效的馆藏资料管理工作，有效避免相应档案管理出现问题。因此，在档案馆开展馆藏资料管理之前，就应对馆藏资料管理人员组织有效培训，确保相关人员对档案馆中馆藏资料的分类依据和具体管理要求等方面有所了解，要求相关人员各项因素的支持下规划合理的馆藏资料管理模式。此外，在对档案馆馆藏资料实时响应管理时，还应避免外在因素对相应档案资料质量和内容产生影响，有效延长各类馆藏资料存放效果和使用寿命，凸显馆藏资料真实内容，继而保证馆藏资料在各行业发展和综合建设中的作用效果得以彰显。

结语

综上所述，了解到档案馆中馆藏资料错综复杂，无形中加大馆藏资料管理难度，对于档案馆建设发展也有很大的影响。因此，在对档案馆中馆藏资料实施相应管理之前，必须依照相应依据对馆藏资料实施分类处理。改善档案馆中馆藏资料现有存在形式，进一步规划更为合理的档案管理模式。此外，上文还通过多个方面介绍了档案馆中馆藏资料的管理形式，据此提高档案馆馆藏资料管理力度。

参考文献：

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