基本建设项目档案管理创新体系建设初探

基本建设项目档案管理创新体系建设初探

王琰

（大唐陕西发电有限公司石泉水力发电厂陕西省安康市石泉县725200）

摘要：完善档案管理体系，实现档案数据信息有效传递，可以提高基建项目工程的建设效率，满足各方面的档案使用需求，本文主要探讨基建项目档案管理体系创新建设。

关键词：基建项目；档案管理；创新策略

基本建设项目档案管理不仅影响基建项目的质量，而且影响基建项目工程的施工效率，应当从基建项目档案使用需求出发，探讨有效的档案管理方法，从而不断实现档案的高效运行，切实满足现实使档案的使用需求。

1.基本建设项目档案管理问题

1.1档案管理意识不强

基本建设项目档案管理必须形成完善的档案管理体系，保证档案资料齐全的同时，还要提高档案管理分类整理效率，从而形成齐全的档案体系，当前的基建项目档案管理主要问题在于收集资料不齐，整理方式落后，没能形成完善的档案管理体系，档案管理工作的制度不健全和执行不足的问题。例如，有些基建项目档案管理工作得不到应有的重视，不仅没能形成完善的档案管理制度，而且缺乏档案管理工作的必要人员配置，往往相关部门只注重工程建设，不注重对档案进行全面有效的管理。还有的档案管理数据信息缺乏校对制度，档案数据信息不准确，档案管理人员的职责意识不强，也没能形成必要的档案管理制度监督机制，导致基础档案数据信息不全，原始档案数据信息的精确度不够。

1.2档案管理监管力度不足

基建项目档案不仅是工程原始数据信息的收集，而且也是日后进行工程维护的基础，基础建设项目涉及到计划、工程、城建、施工和质量监查等多个部门，这些部门都需要用到基建项目档案。但是现有的档案管理工作体系不健全，不仅存在着建档质量不高问题，而且档案流转体系不健全。例如，有些基建工程单位存在着随意使用档案的现象，相关部门借阅使用档案缺乏必要的手续，而且档案资料的损坏问题相对较多，档案使用过程没能执行必要的跟踪制度，导致使用过程中的档案数据丢失。还有的档案管理工作缺乏专人管理，档案管理人员经常性的变动，档案管理工作不系统，档案管理执行标准较为杂乱，这极易造成档案的丢失，还有的档案管理以纸制档案为主，没能使用信息化的管理方式，因此影响了档案管理工作的整体效率，不利于相关资料使用。

1.3档案管理标准化不足

目前基建项目的档案管理标准化程度不同，有些基建工程项目没能按照国家的相关要求进行有效的档案制作，存在着档案管理质量相对落后的问题。例如，有些单位对档案工程的数据信息收集不足，没能全面系统的收集工程相关信息。还有的档案管理工作的分类、整理和校对不足，档案不能形成完整的系统，只有基本的原始单据，但是对于工程施工过程记录，监理意见建议记录，以及工程成本的相关信息记录不健全。而且在信息化档案管理的影响下，现有的档案制作标准已经不符合信息时代的要求，传统的档案管理方法往往导致档案数据信息资源的丢失，因此导致档案数据资源模糊不清，严重的影响了档案的整体质量。

2.基建项目档案管理创新意义

2.1符合时代发展要求

基建项目的档案管理创新，既是对基建工程项目的负责，也是满足时代发展提出的新要求。只有在现代信息化的理念下开展工程档案管理工作，才能发挥出档案数据信息在工程决策、信息传递、质量判断和工程进程调整方面的重要作用。当前电子化的档案已经受到广泛的青睐，利用电子档案中的数据信息，可以运行各种计算机软件对工程情况进行分析，可以在掌握全面工程数据的基础上，找出工程施工过程中的漏洞，并且可以对施工方法进行改进，这对于提高基建项目的质量，有效的节约工程成本，科学的制订下步施工方案，实现工程价值信息的充分利用有重要的意义。而且当前档案数据信息的类型日益多样，工程档案已经从传统的纸制图表、文字向着图片、视频等多种档案数据形式演化，仅用传统纸制档案时代的思维，已经无法满足现代档案工作的需求。使用信息化的档案管理方式，可以为基建项目的决策提供依据，可以实现档案管理工作的创新，有助于满足基建工程的发展需要，并且可以促进工程质量的提升，是现代化工程建设的现实需求。

2.2优化管理质量重要手段

档案是优化管理质量的重要手段，可以推动工程管理工作有效的改善，对于创新工程管理制度，改革工程管理形式，不断提高工程施工效率有重要的意义。档案是以数据信息的形式存在的，旧有基建工程项目建设的问题会清晰的反映在档案数据信息当中，实现工程施工技术的改革与创新，其成果也清晰的记录于档案之中，实现新旧档案数据的对比，可以找出基建工程施工的改进方向，促进基建工程向着正确的方向发展。特别是对一些较为复杂的大型基建工程来说，只有注重收集档案数据信息，实现对档案数据信息的充分研究，才能不断改进基建工程的施工情况，发现施工中的潜在问题，对工程总体情况进行科学的判断。通过建立和完善相关的工程档案，可以实现项目与项目之间的对比借鉴，可以在项目工程进程中有效的参考相关工程的数据信息，这对于进一步更新基建工程理念，实现科学化的基建工程管理，不断完善基建工程体系，推动基建工程完善发展，促进工程质量提升有重要意义。

3.基建项目档案管理具体策略

3.1创新档案管理模式

在对基建项目进行档案管理的过程中，必须创新基建项目的档案管理模式，注重引入创新型的档案管理思维，把现代档案管理方法植入到基建项目的档案管理当中。首先，应当完善档案管理制度，宣传基建项目档案管理工作的意义，注重提高档案管理人员的创新意识和创新思维，不断完善档案管理工作体系。其次，注重提高基建项目档案管理人员的专业能力，加强对档案管理人员的全面培训，促进档案管理人员在宏观上提高基建项目信息的收集能力。第三，提高基建项目档案管理人员处理不同类型档案信息的能力，引导档案管理人员运用信息化档案管理的标准进行档案操作。第四，形成信息化的基建档案传递渠道，注重相关部门在网络调取基建档案信息，引进成熟的基建档案项目管理系统。

3.2完善档案信息管理制度

为了提高基建项目档案管理工作水平，解决档案管理工作中的实际问题，应当明确基建项目档案管理与一般档案管理差别，突出档案管理的个性化，执行差异化的档案管理制度。首先，围绕基建项目的运行体系，加强档案管理工作制度的制定，注重根据现实需要对档案管理工作制定的完整性、系统性和科学性进行修正。其次，严格档案管理工作制度的落实，加强档案管理人员的监督，注重形成完整的档案信息反馈机制，有效的落实基建项目相关人员的档案责任，消除档案管理工作的死角。第三，根据基建项目档案管理运行的情况，全面调动档案管理人员的积极性，促进相关人员主动的收集档案信息，提高档案管理的综合性。

3.3完善综合档案服务体系

为了促进档案管理工作的快速发展，现阶段档案管理人员应当加强档案管理服务的创新，根据基建项目的档案使用需求，形成综合的档案服务体系。首先，根据基建档案服务对象和基建项目档案需求的不同，对档案服务方式进行调整。其次，根据档案使用对象不同，设计不同的信息化档案使用的权限，注重基建工程档案数据信息的安全与保密工作。第三，引入智能化服务的理念，创新档案管理服务的新模式，注重对被服务对象的需求进行分析，从而提高档案信息针对化供给的能力。第四，加强档案数据信息价值的开发，实现档案资源价值的有效挖掘，加强对档案数据信息的挖掘，切实调整基建档案服务建设的思路。

结论：加强基本建设项目档案管理工作，必须从基建项目的档案管理需要出发，制定完善的档案管理制度，实现档案数据信息的全面共享，解决档案管理中存在的制度、标准、人员、工作方法等方面的实际问题。

参考文献：

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