新时代大数据企业档案馆管理创新初探

新时代大数据企业档案馆管理创新初探

唐巍巍

黑龙江省延寿县档案局黑龙江哈尔滨150700

摘要：在新的历史时代，随着互联网技术的快速发展，大数据给我们带来了许多震撼、反思和变化。面对新的机遇和挑战，我们必须要与时俱进，用科学的方法，不断提高大数据时代的意识和思想观念，认真分析大数据时代的新挑战。档案管理也当如此，我们必须利用并使用好大数据，在档案管理方面充分应用好大数据。

关键词：档案馆；档案管理；新时代大数据；科技创新

引言

中国档案信息化建设已经进行了20年。传统运营商的数字化或电子政务系统的建设带来了巨大的变化。因此，即使云计算，云存储，移动互联网，物联网等新的IT服务模式在文件管理中广泛使用，仍然无法满足日常文件管理的需要。因此，新时代档案管理的新技术革命是不可获缺的。大数据时代的到来比其他信息技术创新更符合文件管理的需要。在新的知识和经济发展的新时代，档案资源向知识资源的快速转变已成为未来档案管理工作流程的必然发展趋势。

1大数据与企业档案馆

1.1大数据概念

“大数据”这一概念比较抽象，至今仍未有一个公认的定义，麦肯锡将其定义为“大大超出了典型数据库工具收集、存储、管理和分析能力的数据集”。

1.2企业档案馆大数据的构成

1.2.1企业档案馆数据库资源

在全球数据量快速增长的背景下，我国企业档案是大多数信息资源的最终目的地，其存储容量也在日益增加。根据初步调查，公司在人力资源管理，新产品开发、税务、会计、设备、质量、安全、销售、客户、材料、统计等管理流程中形成了大量电子数据。在我国企业档案数字化趋势中，大量纸质文件已经数字化成为电子数字化资源，并以各种格式存储在企业档案中。例如文本、图片、音频和视频以及企业档案的业务流程、大量的电子数据等。

1.2.2来源于互联网的数据

大数据研究最初主要出现在营销等商业领域。研究人员从大量非结构化数据中提取有价值的信息以获得经济利益。据不完全统计，全国网络上有4000多万个文件。每年，每个环节都会动态生成大量电子数据。这些来自社交网络的数据记录了大量的用户信息。企业档案可以与相关部门合作，通过获取和挖掘这些数据，可以分析社交热点和用户偏好以提供有针对性的服务。这就彰显了企业档案管理的硬性化和服务功能。

2大数据给企业档案馆管理带来问题与挑战

2.1企业档案馆大数据安全问题

安全问题是大数据给企业档案带来的主要挑战。首先，虽然大数据主要是非结构化数据，但由于数据量大，信息量大，覆盖范围广，一旦管理问题导致数据泄露，就会产生严重后果。其次，公司在档案中的大数据包含公民的隐私和一些机密信息。如果这些数据的权威性和开放性无法澄清，也会给企业档案带来巨大的数据安全问题。第三，由于这些大数据的丰富内容和巨大价值，它将不可避免地成为网络攻击的目标。同时，由于数据的大量积累，攻击造成的损失更加严重。

2.2企业档案馆大数据挖掘处理问题

在传统企业档案的管理中，所有需要做的就是从收集档案中找出用户需要的信息并提供最大限度的利用。然而，在大数据时代，企业档案的数据处理方式、范围和目的发生了很大变化。挖掘和处理大量数据将成为企业档案的重要任务。传统的数据分析方法，如聚类分析，因子分析，社交网络分析等只能处理结构化数据处理。对于大量的非结构化数据，很难挖掘有用的信息。

2.3企业档案馆大数据表示问题

目前，物联网、传感器网络和互联网中的数据正朝着异构、半结构化、非结构化的方向发展，半结构化和非结构化数据占据了相当大的比例，现有的数据表示方法也不能完全准确地表示这些数据的含义。因此，探索有效的数据表示势在必行。另外，作为用户最关心的数据分析的结果，如果不直观地表达，用户可能难以完全理解其含义，甚至可能被误导。如何在数据处理后更加精确直观地表达结果也是需要注意的一个方面。

3大数据给企业档案馆服务带来机遇

3.1大数据有助于企业档案馆服务内容的丰富

大数据为公司档案提供了丰富的数据资源，使公司档案的服务能力和范围突破了有限集合的瓶颈。如上所述，除企业档案中存储的信息资源外，企业档案的大数据还具有广泛的扩展，包括用户在查询和使用档案信息资源时生成的数据履盖了整个互联网数据，大量的信息为公司档案服务提供了内在支持，使其更加多元化。

3.2大数据有助于企业档案馆服务方式的转变

传统的企业档案服务往往是被动服务，服务相对简单。最常见的模式是用户请求查阅文件，公司归档查询并提供相关文件。但在大数据时代，这远远不能满足社会发展的需要。企业档案除了保持其原有的服务外，还必须继续扩展服务。企业档案应该基于大数据。在提高原有服务水平和服务质量的同时，积极向社会发布一些知识成果并提供参考服务。这需要对公司档案的服务模式和流程进行相应的更改。公司基于大数据的档案服务流程应该是：用户请求-数据收集-数据分析-提供方案。

3.3大数据为企业档案馆服务目的的转变提供了新契机

企业档案的服务是基于其业务的，即服务是作为一项业务进行的。在这种情况下，服务的目的仅限于完成工作。在大数据时代，对企业档案的服务提出了更高的要求。公司档案可以以此为契机来改变服务目标，并将其置于以用户为中心，为用户提供更优质服务的服务中心。同时，大数据也为企业档案服务目的的转变提供了现实基础。其丰富的数据资源使企业档案可以为用户提供准确的答案和优质的服务。

4大数据时代多元合作机制是企业档案馆管理创新之举

4.1多元合作机制是大数据时代档案管理活动目标实现的重要途径

随着社会文明的不断进步，科学技术的高速发展和快速发展，寻求开放合作过程中的创新发展，引起了社会各界的关注。在大数据时代，档案来源的复杂性不断增加，档案资源价值的多样性日益凸显，实现档案价值和途径多元化的要求不断增强；同时，档案管理流程的技术性不断提高，利用率及其相互关联的影响因素越来越显示出新的特点，档案安全风险更要加以控制。面对不断出现的一系列新问题、新变化，企业档案科学管理非常重要。

4.2我国档案管理活动中多元合作机制的实现

多元合作机制是一个复杂的体系。例如，从合作实体的角度来看，公众、社会组织和其他类型的社会组织都可以成为文件管理活动的合作伙伴。我们必须结合我国档案管理活动的发展阶段以及内外部环境，探索适合我国多元合作机制实现的具体路径。中国档案管理活动与公众合作和公众参与的一个重要前提是：一方面，要加强公众对档案和档案管理活动的认可和承认。基于此，公众可能有参与和参与实际情况的可能性行动。目前，从整体上看，公众对中国档案管理活动的认识仍然是片面的、浅薄的，认识程度有待提高。另一方面，通过深入指导，公众充分培育“文献意识”。在大数据时代，档案需要为更多公众提供各种服务。从内容挖掘与整合到服务方式的现代化，档案部门越来越表现出科学管理及大数据的重要性；同时，不受时间和空间限制的实时形成有价值的记录，这是有价值的。可以说，多元合作机制及公众参与在整个档案和档案管理过程中发挥着越来越重要的作用。

结语

在大数据的社会化体系中，新时代的发展对各行各业都提出了更高的要求。在当今的新时代、新发展、新要求的社会环境中，档案馆的管理工作与企业档案管理要比任何时候都更加需要信息的搜集、整理与应用。所以，档案部门理应承担起责任，以适应未来更为高效的信息化、高科技的发展服务。

参考文献：

[1]李国杰，程学旗.大数据研究未来科技及经济社会发展的重大战略领域——大数据的研究现状与科学思考[J].中国科学院院刊，2012，27（6）：647-657.

[2]韩翠峰.大数据带给图书馆的影响与挑战[J].图书与情报，2012（5）：37-40.