浅谈养老机构档案管理的创新建议

浅谈养老机构档案管理的创新建议

宋文芝

（莱阳市社会福利中心山东莱阳265200）

摘要：目前我国正面临着人口老龄化的严峻局面，随着老龄化的数量逐渐递增，老年人的养老问题已成为社会全面关注的重点目标。因此，近年来养老机构也随之兴起，且对老年人养老问题的解决起到了积极的促进效果，对和谐美好社会的建设也起着重要促进作用。但是，对于养老机构管理这一方面而言档案管理处于劣势环节，一直存在着其顽固的弊端。因此，在养老机构的发展与建设中档案管理还未展现出其良好的推进作用。为此本文将会对养老机构档案管理工作的不良因素进行详细而深入的分析，并提出档案管理的创新性建议和改进措施，希望能对档案管理工作的全面发展有所帮助和提升。

关键词：养老机构；档案管理；创新性建议

引言

在社会经济高速发展的同时，人口数量的发展也随之不断上升，并且对人口年龄结构的发展也起着一定的影响作用，促使老龄化的状况越来越普及化，人们对于希望解决养老这一社会问题就更加的留心和重视[1]。养老机构的建设确实有效的改善了这一现象，养老机构的档案管理工作的实施可以全面的展现其养老机构的服务质量和工作效果，这不仅有利于家人适时且全面的知晓老人的生活状况，还可以有效的帮助老人提高其身心状态和心理水平，这一工作在养老机构的建设中发挥着不可替代的积极作用[2]。目前越来越多的老人在养老机构中养老，这意味着，要不断的强化和改善养老机构的档案管理工作水平和服务质量了，然而养老机构档案管理的工作却一直存在着弊端，故要对档案管理工作的弊端进行全面的分析并提出其改进措施[3]，增加其创新性，才能更好的助于各项工作的发展和服务于老人。

一、养老机构档案管理工作所存在的弊处

（1）档案管理的观念薄弱。在养老机构的建设中，会包含多种类型的档案材料的整理，并且会与各个部门有所联系，因此对于从事档案管理工作的人员的要求也就随之提升了，工作人员要按照具体的流程来收集、整理相关材料，并对其进行有效的处理，来保障材料信息的高度完善。然而，在实际工作之中，养老机构在档案管理工作方面的没有展现出其明确的重视程度，且管理的观念也十分弱，而且多数的档案管理人员为兼职人员，严重缺乏拥有专业知识和技能的管理人员，随之导致了各个材料的合并组织时间延长，易促使不同档案材料的混淆和遗失，养老机构的工作质量也就随之下滑了。

（2）档案管理的制度存在问题。养老机构档案管理工作的制度种类繁多并包含着诸多尚未解决的问题，主要原因是其制度的管理不够的完善，且档案管理也缺乏其标准性和统一性，导致档案管理的工作目标不明，因此档案管理工作难以直接与养老机构的共同发展产生必然的联系。在此情况下，导致档案管理的材料易发生损坏、混淆或遗失的种种状况，拥有重大历史价值的资料没有进行合理的保存，使得资料的完整性也随之受其影响，将会导致养老机构档案管理的工作质量产生极大的影响和降低了服务水平的效果。

（3）档案管理的设施滞后且理念不合理。随着我国经济制度的深入强化，带动着我国社会科学经济的飞速提升，信息化时代的来到，计算机技术和网络技术也广泛的应用于诸多领域之中。同时，无纸化办公和电子文件早已走进千家万户，有效的补救了传统纸质化办公的缺漏之处，进而改良了档案管理的固有理念模式。但是，受多数因素的干扰，在养老机构的管理中，档案管理的工作模式依旧处于滞后的状态之下，对于原有的传统方式存在着先入为主的理念。不仅如此，目前投资在养老机构档案管理工作的资金也十分有限，这也导致了现代化的档案管理工作模式难以采取实际的实施，所以，对于档案管理的保存、整理和使用并未充分有效的进行，其养老机构的工作效率也难以得到提升。

二、完善档案管理制度的改进措施和创新性建议

（1）更新档案管理的管理理念和模式。在养老机构的管理工作中，档案管理占着不可或缺的地位，它展示的是整个养老机构的历史发展和演变进程。因此，要对养老机构全体员工的管理意识不断的进行强化，尤其是领导部门人员必须树立榜样性的领头作用，促进档案工作能与养老机构的发展产生密切的联系，加强档案管理的管理观念的持续可行性。对于档案管理而言，还要对档案管理的理念进行逐步的传播，不断扩张其理念并增加多样的宣传教育活动，不断的促进内部全体员工对档案管理理念的意识强化性，措施如下：一、提升档案利用的意识性。档案管理的资料是养老机构得以发展的有效证据，为此，对于档案资料的管理不仅仅只注重其资料的采集、整理和保存，还应更加重视其资料的利用效果；二、树立创新的档案管理模式。采用现代先进设备，积极引进计算机技术和信息技术的使用，使档案管理的模式得以创新化，充分利用信息设备的检索系统从而提升其工作的效率，并使得信息资料的搜索更加的便捷；三、将服务理念与档案管理相结合。改变其被动的服务模式，积极的搜集归纳档案资料的信息，并且给予高效的服务模式。

（2）建立创新的档案管理制度。为了保证档案管理工作的顺利开展，建立切实可行的管理制度是必不可少的步骤，因此机构应该将规范化[4]档案管理的理念与每日的议事日程相结合，并开设档案管理的专业部门，配置专业的技术管理人才，对档案管理制度进行有效的实行。措施如下：其一、针对养老服务机构的管理而言，应明确的指派某部门对其事项进行专门的负责，例如：如期整理材料、归档各阶段的数据和接管档案管理工作的事务，如期向相关档案管理部门及时的转交档案资料，及充分利用资料的可行性，对于档案管理工作的动态性和统一性要不断的加强，防止临时检查和意外疏漏等突发状况；其二、更新并完善档案管理的各个流程。养老机构的档案管理需与业务管理协同开展事项，便于保证所搜集的资料信息具有相对的完整性，保证管理工作的各个环节能够依照制度顺利实行，因此，管理档案的相关人员就需具有能够完成档案管理和业务办理双重职务的能力要求，从而确保档案管理的工作水平和效率；其三、明确相关人员的管理制度。每个员工的岗位职责都应该进行明确的落实，工作人员的业务培训应制定合理的时间表，重视档案管理[5]人员综合能力与的素质提升，创立科学有效的薪酬制度和考核体系，将考核成绩与工作人员薪酬相联系。

（3）扩展档案归纳的内容并使其多样化。养老机构的档案内容应与老年群体的生活状况、身体身心、基本资料等内容相关，因此，应该主动的扩展档案所收集的资料，从而增加其多样化和多元化。不仅如此，还要考虑到机构的自身状况以及养老行业的发展前景，进行全方面的探寻和分析，整合出相对真实合理的有关养老院的老年人的全方面的资料信息数据，档案信息的多样化还能促进养老机构的积极发展，对推动整个机构的进程提供了重要的价值资料。

三、总结

养老机构的档案管理是一项十分重要的工作，档案管理资料也是展开各项事务的重要依据，其映对着老年人各个方面的相关信息，以及养老服务机构的整体管理水平和服务质量、工作效绩等资料，因此，养老机构必须要十分的重视档案管理工作，并不断的强化其管理意识。随着人口老龄化的日趋严重，养老机构的职责也不断的加重，同时，对于档案工作的管理人员就有了更严格的要求。所以，对于档案管理工作不断的提出创新性且持续性的建议是十分必要的，不仅能有效的提升管理工作的效率，还使其能够满足新时期的养老机构所需的发展要求。

参考文献：

[1]马文娟.养老机构加强休养人员档案管理的思考[J].赤子,2014(6):267-267.

[2]毛家敏.浅谈目前养老机构档案管理存在的弊端及其改革的措施[J].办公室业务,2014(11):105-105;109.

[3]李清华.养老保险档案管理中存在的问题与改进措施[J].中国电子商务,2014(9):103.56.

[4]王洪宝.新时期社会养老档案管理规范化建设思考[J].企业文化(下旬刊),2015(9):156-1

[5]王玉洁.重视档案管理工作提高档案意识[J].兰台世界,2014(4).