如何做好档案信息数字化管理

如何做好档案信息数字化管理

格桑拉姆

云南省香格里拉市档案馆674400

摘要：随着科技的发展，档案信息化进入网络管理已成必然趋势，市档案管理管理数字化在为城市建设提供支持与保障，本文从档案信息数字化的优劣点切入，分析了数字化档案管理的迫切性和相关的问题，并提出了优化档案管理的主要措施，以供参考

关键词：档案馆；信息数字化管理；档案管理

传统的档案保存方式需要耗费大量的人力，保管也需要大笔的开销，同时存在着用户查阅不方便，查阅效率低下的问题，而随着信息化档案管理时代的到来，诸多县市档案管理引进了先进的档案管理系统，先实行已有档案的数字化扫描，将纸质文件通过机器识别后存在数据库中，电子文件归档后，完成机读目录的检索，确立完善的搜索查询机制，建立完备信息化档案资源库，让档案能更加方便的服务人民群众，提高了查阅的效率，当然信息化也存在一定的安全隐患，下文将从两个方面来解读数字化档案信息的特点。

1数字化档案信息的优势

1.1信息数字化管理的便捷性

将纸质档案通过扫描后归入数据库后，其可视性大大增强，无需实质的翻查就能进行档案的整理，避免了传统档案管理里人工操作对于纸质档案的影响；存入信息管理系统，由系统统一管理，不用再担心虫蚀潮湿等情况对纸质文件的伤害，减轻了档案保存工作的压力，也降低了档案管理人员的要求，安全性能得益加强；建立完整的数据库后，支持计算机联网查询，用户无需出门就能获取资料，方便了人民群众，提升档案管理机构的工作效率。

1.2资源管理的虚拟化提升开放性

档案上传到云端后，实现了资源的共享，有利于信息的扩展和开放，信息化的档案管理打破了时间和空间的阻隔，让档案管理机构变成一个个信息管理平台，多个档案管理机构成了一个巨大的信息资源管理中心，是管理模式的一种飞跃，同时，档案的虚拟化，把之前的文件，图书，资料等各种形式的纸质档案统一化为数据保存在服务器上，既压缩了其占用的空间，也实现了档案管理空间的一体化。

1.3加强与用户的联系

互联网时代弱化了空间的限制，用户往往不需要出门就可以享受便捷的服务，其需要的信息类型也日趋纷杂，内容更加广泛，传统的档案管理机构一般会固定在某个地方，实现等待用户上门查询的服务模式，这既浪费了群众的时间，也不利于档案管理机构的服务效率，推行数字化建设后，用户使用更加方便，可以通过终端随时随地的查阅资料，真正的将档案的信息价值最大化，也让档案管理的服务方式更加多元化，让档案不受制于物理空间，节省了人力物力，加深与用户之间的联系，提高服务质量。

2数字化档案管理主要的问题

2.1数字化问题

在纸质档案录入信息管理的过程中最关键的一环，也就是扫描文件录入电子档还存在着技术上的缺陷，现在广泛使用的图片转换文字技术（OCR）对于文字的识别度有限，如果存在修改字迹的文件，机器扫描就会出现问题，如果在录入的过程中没用察觉到，或者在日常电子档的维护中没有进行补正，就会出现与原版档案不符的情况，档案管理追求的是原始资料和真实性，这方面如果缺失，对于数字档案工作是巨大的打击。

2.2长期存取的问题

无论是光盘还是移动硬盘，保存的时间都远远长于纸质文件，当由于其虚拟性，长期保存也难免出现数据泄露，遗失等情况，当不法分子窃取档案数据后若是用于非法途径，可能造成难以挽回的损失；信息化管理档案系统始终要由人来进行操作，若是有档案管理工作人员没有按照正常的工作流程，覆盖了数据，而又没提前备份的话，那就造成了数据永久性的遗失。

2.3电子档案的真实性

相较于传统纸质档案的原始性和权威性，电子档的真实性总是备受质疑，因为电子档缺乏法律凭证，也没有“第一手”“原稿”这样的概念，无法证明其真实性，同时数字化档案修改十分方便，但电子档案无法记录操作者，也不能像传统档案一样，根据墨迹的新旧来判断是否存在人为的修改，因为这两点原因，电子档案难以保持自身的客观性，这对于档案管理部门是一个亟待解决的问题。

3档案数字化管理实现流程

3.1高质量档案信息资源库

档案管理机构要做好一个完善的档案信息库，首当其冲是要处理现有的档案材料，机构里既有的档案转换工作是最先处理的一环，通过扫描仪等一系列设备，实现已有档案材料的数字化，可以根据档案的存量来制定工作目标，争取早日将传统资料存入系统中，同时也要保证资料录入的正确性，在归档后，要定期组织人员进行核查；其次就是新的档案归档规则以及管理规范，比如在收集资料接受档案时，应该要求提供电子档案，或及时录入，通过统一的格式就行数据的转换与存入，保证数字化档案目录的一致性。

3.2信息档案安全建设

信息化时代最为关键的就是安全性，档案信息化相比传统档案，方便了民众查阅的同时，也对不法分子敞开了大门，因此，做好安全防范工作就尤为重要，档案安全建设工作涉及范围广，部门可以先行指定安全管理标准，下放后严格执行，例如设置系统防火墙，展示只读数据；通过网络监测来实现对每一个访问的用户的控制；及时做好原始数据的备份，防止他人篡改等等。

3.2加快档案资料管理人员培养

信息技术时代，对于档案管理人员团队也提出了新的要求，掌握高新技术，与时俱进的档案管理工作人员将更受机构的欢迎，档案管理部门可以适当的精简人员，将节省的开支用于引入高端技术人才。并且不定期展开培训，讲解新技术，例如资料扫描录入和信息安全知识。还需要及时更新档案管理工作团队的日常工作规范工作细则，适应信息化的档案系统。作为档案管理人员，自身也应跟上时代的脚步，不断地学习专业技能，并且拓展信息技术，将两者结合起来用全新的姿态投入到工作里去。

3.5开展宣发工作

信息化档案的目的就是为了服务广大人民群众，为了让用户更加深入了解当前已有的档案情况，可以根据既有的档案状况，专业动态，档案性质制成生动的网页，并添加分类的索引，有效地指引用户更加方便精准地取得自身需要的信息，提升档案的价值，也让档案管理机构成为专业辩解的档案信息中心，档案信息化管理是顺应时代要求的举措，县市级档案管理机构应通过完善数字化工作模式，全面推进档案信息化建设。

参考文献：

[1]王玉春.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].兰台世界，2015，（S4）.

[2]陶涛.城市建设档案数字化管理的利用与实现分析[J].环球市场信息导报，2017，（39）.

[3]孔令炜.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].科学技术创新，2016，（17）.