工程档案管理面临的问题及应对策略

工程档案管理面临的问题及应对策略

陈园园

（华能澜沧江水电股份有限公司景洪水电厂云南昆明666100）

摘要：工程档案管理工作能够充分、全面的反映工程项目建设的过程，是企业实际建设运用过程中必不可少的一个板块，不仅在工程开展之前能够为工程施工方案的制定提供参考，还对施工过程中的质量监管、工程结束之后的维护与管理工作有着不可小觑的作用。但是在对工程档案进行管理过程中，企业虽然已经积累了一定的工程管理经验，取得了一定的成绩，却依然存在相当多的问题，需要不断进行内部工作审查，及时发现问题，有针对性的去解决问题，提高工程档案管理的效率。

关键词：工程档案；管理问题；应对策略

引言

工程档案管理工作从宏观意义上看，充分反映国家经济建设的发展水平，从宏观和全局方面统筹城市和经济发展的工作；从微观上看，各项工程档案能够调整各个细节方面存在的问题。

一、工程档案管理的重要性

第一，工程档案具有见证性。因工程实体建设本身的系统性和复杂性，从参与各方人员繁复、涉及学科和资源体量庞大以及主体工程建成后的整体性考虑，导致在工程主体建设完成后，针对工程本身的内观质量无法再从工程细部一一追溯。而此时，工程档案本身所具有的原始记录性和备以查考性的见证属性则承担答疑解惑的主要任务。可以说，工程档案是最终成为评价工程质量的最权威证据。第二，工程档案具有凭据性。工程档案的凭据性，即所谓的证据、证明，因工程建设场景的不可回溯性，导致在工程建设管理过程中，对于工程价款结算的复核、设计变更甚至是工程索赔将是最终决定结果的唯一证据。第三，工程档案对于运行管理具有全面指导性。工程建设验收并移交后，方开始行使其功能。而因为工程本身的特殊性，建设者与运行管理者往往不是同一单位或人员组成。此时，通过工程档案的细致研阅，运行管理单位将会迅速全面掌握工程特性、设计指标及运行工况，从而迅速进入管理状态，减少和避免无效甚至错误劳动，提高效率，确保工程发挥效益最大化。

二、工程档案管理面临的问题

1、档案管理意识薄弱

对于施工企业来说，工程质量决定了企业的生存根基，因此很多企业领导人将更多的注意力放在工程施工质量管理问题上，对工程档案管理并没有很深刻的认识，将其划为可有可无的工作，只看到了有预算投入却没有实际效益。在这种思想的影响下，工程档案管理工作很难得到有效开展，甚至连工程开展后工程资料的收集整理都成了问题，极大地阻碍了工程档案管理的发展。

2、档案管理工作缺乏扎实性

由于领导的不重视和档案管理人员的工作意识不强，档案管理工作在很多方面都不扎实。例如：很多工程档案的案卷质量不高、检索工具不全，很多部门设立的编目、检索等都未按照国家档案局的标准进行规范化操作；档案资料仅限于文字资料，而目前能够表明各项工程工作的影像资料、图片资料等并没有记录，特别是一些隐蔽工程更是不能完全通过文字性资料，表明工程建设项目的实际情况；有的工程项目在施工建设过程中并不重视积累和搜集平时的资料，在制作资料内容的过程中缺乏真实性，以至于工程施工中有些资料已经使用，而材料质量的证明事后才到，从而造成施工进度、质保资料等并不同步，极易出现工程漏洞。

3、档案管理分散，归档资料缺乏完整性

工程档案的完整性要求在工程建设过程中形成的文件要随着工程进展，在专职档案员的统一协调下同步整理、同步归档。忽视了过程控制，就会导致工程最终形成的档案内容缺失。早期档案管理中，没有在工程项目层面配备专职档案员，档案资料散落在各工程队手中，施工过程中管理人员有变动，交接工作时没有对档案资料逐项交接，临近完工才集中归集档案，这时造成的损失往往已很难补救。

三、工程档案管理问题的应对策略

1、强化企业领导，高度重视档案管理

工程档案管理工作是根据领导的决策与方针开展的，很大程度上与企业领导是否重视有着密切的关系，强化企业领导，高度重视企业档案管理工作，这是提升工程档案管理工作效率的前提。因此要想做好工程档案管理工作必然离不开领导的支持，需要加强建筑工程企业对工程档案管理的重视。对于企业领导来说，需要抛弃过去落后的档案管理方式，充分认识到工程档案管理对整个工程管理中的重要意义，重视工程档案管理工作的开展。以企业领导为核心成立专项领导小组，有针对性的组织企业以及具体工程中各个项目领导以及档案管理人员开展专题学习，形成对工程档案管理的正确认识，同时在企业内部就工程档案管理工作制定切实可行的制度，确保工程档案管理工作能够在一定的规则约束下有序开展。

2、积极创新，扎扎实实做好工程档案管理的基础工作

要想切实扎扎实实做好工程档案管理的基础工作，就必须从不同的方面找抓手。例如：进一步规范工程档案管理工作，妥善保管工程前期准备阶段的各种文件资料，如果在施工过程中出现变更的情况，还必须变更设计、详细记录主材料的合格证等；配备专门的工作人员，强化他们工作责任感，在具备完善的纸质档案的同时，还必须配置相应的电子档案、图片资料和影像资料等，特别是对于一些隐蔽工程，必须建立专门的档案资料作为佐证。

3、开展工程档案“四同步”

档案与工程建设“四同步”指档案管理与工程建设计划、检查、验收、考核同步。在工程项目开始阶段，档案人员就同时介入，在制定各项工作计划、合同和工程项目管理制度时，同时提出对档案工作的要求；工程技术人员检查工程质量时，档案人员同时检查施工档案整理情况；在分部分项工程隐蔽验收时，档案人员同时检查相应的档案；项目最终考核时也纳入档案整理考核；将档案管理工作纳入合同管理是确保“四同步”有效实施的重要措施。在合同付款节点，加入档案资料及时归档的要求，作为付款的必要条件或收取适当数额的归档保证金以确保档案及时、完整归档。

结束语

总之，我国建筑工程施工企业有必要深入对建筑工程档案管理现状进行研究，及时发现当前工程档案管理实践中存在的各类问题，不断对工程档案管理策略进行创新型调整，使得工程档案管理工作得到健康有序的发展，为我国工程档案管理水平的提升做出努力。

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