基层供电企业档案管理规范化建设探讨杨振宇

基层供电企业档案管理规范化建设探讨杨振宇

杨振宇

（国网吉林省电力有限公司长春供电公司办公室130021）

摘要：加强档案管理工作是加强企业建设的客观需要。在当前我国社会经济发展的新形势下，供电企业应当明确对于档案规范化管理的重要性，不断提高档案管理水平。本文阐述了基层供电企业档案管理规范化建设的意义，分析了基层供电企业档案管理现状，并提出了规范化建设的一些措施。

关键词：供电企业；档案管理；规范化建设

1基层供电企业档案管理规范化建设的意义

在基层供电企业档案管理规范化的过程中，收集、整理信息是最为基础的环节，也是最为耗时耗力的环节，所以需要通过建立规范化的收集管理体系，高效高质量的完成材料收集工作，进而形成系统、丰富的档案资料。根据企业的实际发展情况，对各部门、各方面的档案材料包括与之相关的辅助资料都应该收集起来，并记录在册，尤其是与电力有关的工程档案是最为重要的档案资料，它记录电力工程项目从开始到竣工全过程，反映了电力工程的实际建设效果，对电力企业的发展、维护以及技术改革提供了重要作用。关于电力工程的档案应当与工程建设同时进行，并且从工程设计的环节就应该开始，有利于加强对工程项目的监督、审核。将电力工程档案管理与工程项目监督有机结合在一起，不仅能确保档案管理的质量，同时也有利于提高工程项目建设的质量。除了要做好资料收集工作外，还要做好档案的整理工作，将档案按照相关的归档要求以及保管要求进行整理和编目造册。随着互联网的不断发展，在档案管理方面也有广泛应用，因此，企业应当跟上时代发展步伐，除了要保管好重要的纸质材料，还应当加强档案数字化管理。

2基层供电企业档案管理发展现状

2.1档案意识有待提高

现阶段，部分人员未形成足够的档案管理认识，对企业中的各种资料、文件不重视，归档工作不及时，易造成资料文件流失现象，这无疑增加了档案收集与整理的难度。同时，仍然存在重生产经营、轻档案管理等问题，极易造成档案材料不完整、归档不及时以及档案信息化应用深度不足等问题。

2.2档案管理基础建设有待完善

档案管理存在一定的风险，档案管理工作一旦出错，将会造成不可挽回的损失。再者，个别单位对会议信息和人员编制信息等收集、记录出现一些拖延现象，长此以往，就会导致档案管理存在疏漏。

2.3档案管理理论研究及政策指导有待加强

近年来随着电力行业的快速发展，我国电力改革的步伐不断加快，这种情况下档案管理工作的重要性开始不断凸显，成为摆在供电企业面前的重要课题之一。必须加强档案资料管理，重视这方面的理论研究，不断摸索有关档案产权特征、档案资源作用、档案法律地位等相关问题，完善现有企业档案管理模式。

3规范化建设供电企业档案管理的措施

3.1完善档案管理制度

企业归档过程中的资料和文件一定要完整，管理人员在工作中应树立起档案规范化的意识，形成可持续、可复制的工作业务流，持续强化档案规范管理。要进一步完善企业档案管理制度，强化现代信息化手段基础管理，统一管理不同载体、不同门类的档案材料，为档案信息化应用深度提供制度支撑。

3.2完善档案管理的基础建设

针对完善档案管理的基础建设，对档案管理人员工作任务的划分要秉持合理、有序、明确的原则，以求方便档案管理工作高效进行的同时，引导管理工作人员明确自我任务和相应责任。再者，供电企业应该组建档案信息、会议信息的记录小组，对人员调动、人员编制等进行及时记录和入档，为今后的查找工作提供便利条件。最后，供电企业应该注重对档案安全性的建设，完善档案存储室的建设，以提升档案存放的安全性和可靠性。

3.3采取精细化管理方式

要加强精细化管理，注重管理上的细节，并严格执行工作管理制度，让制度真正发挥其作用。首先是对工作人员的规范化管理，以正式单位公文的方式将工作人员的岗位职责、工作性质确定下来；对于关于档案管理相关的申请或者批复意见，都要通过正式书面的形式，并且要有相关领导的签字才能生效。

3.4加强档案管理人员的专业素质

高水平的档案管理人员是确保供电企业档案管理质量的重要因素。要想提升档案管理人员的专业素养，可以定期开展档案管理工作交流会，鼓励所有工作成员参与到其中，在活动中，每个人都可以为企业的档案管理提出建设意见和建议，工作人员们也可以进行彼此沟通交流，相互传授档案管理工作的经验，在彼此交流中，可以意识到自我工作中存在的不足和优势，在未来的工作中有针对性的完善自我和发展自我。除此以外，企业可以定期开展档案管理培训会，要求所有档案管理的相关工作人员都参与到培训中，以求全面增加档案管理工作人员的专业知识储备，进而通过理论的正确指导，完善发展工作实践。

3.5加大宣传力度，增强法制观念

要做好企业档案工作，不仅领导要有较高的档案意识，企业全体员工都要增强档案意识。应把档案宣传工作作为提高全员档案意识的有效途径。一是，经常组织学习《档案法》《档法实施办法》及档案工作基本知识，不断增强各级管理人员的档案意识；二是，不定期地在企业内部进行档案业务培训，普及档案工作知识，提高员工的档案工作意识；三是，利用宣传栏宣传档案工作，为其鼓呼、呐喊，使档案工作深深地刻入每个企业员工的脑海；四是，充分利用网络进行档案宣传。档案管理人员是档案管理工作的执行者，应具有严谨的工作态度，其工作效率直接影响着工作的质量。档案管理人员应遵守法律法规，严格保密机制，积极学习电力系统的专业知识及相关法律法规，使自身的综合能力得到提升，最终保证供电企业档案管理工作可以更加规范、标准。

3.6推进档案管理信息化应用

完整的档案资料能为工程施工、企业合法权益维护等方面提供科学依据。基层供电企业在档案管理工作中，应充分利用电子化的手段，利用现代化信息管理系统，配备整套的档案扫描系统，进行档案数据化加工，实现纸质文件和电子文件的同步归档，不断提升电子化档案率，实现档案信息查询更加快速、便捷，提高档案管理工作效率和质量。

3.7开拓创新，做好档案服务工作

档案工作的两大任务：一个是管理，一个是利用，而利用则是档案工作的根本目的。要在档案规范化管理的基础上，积极开展利用服务工作，改善服务态度，完善服务措施，将服务的触角延伸到生产经营管理的各方面、各环节，不断提高服务水平，使档案工作在企业生产、经营中发挥重要作用。

4结语

供电企业档案管理工作量大，且难度高，要想科学、有效的进行档案管理工作，就必须对供电企业档案管理进行规范化建设。供电企业要重视档案管理部门制度建设，完善监督管理体系，着手于细节，精细化管理，不断提高档案管理人员的素质与实际工作能力，不断提高档案管理的质量，为提质增效奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]供电企业档案管理规范化建设[J].朴男淑.经营管理者.2016（34）

[2]供电企业电子档案单轨归档可行性探讨[J].林颖卿.城建档案.2017（09）

[3]以创新为主导提升电力企业档案管理工作效能[J].刘靓.企业管理.2016（S1）

[4]大数据时代下的电力企业档案管理探讨[J].王力.现代国企研究.2017（14）