信息时代下企事业电子档案管理探讨

信息时代下企事业电子档案管理探讨

孙丽

孙丽

中国水务投资有限公司100053

摘要：本文第一部分为前言；第二部分将阐述信息时代下企事业单位电子档案管理的特点；第三部分将探讨信息时代下企事业电子档案管理的措施；第四部分为结束语。通过对信息时代企事业单位电子档案管理内容的讨论，笔者希望抛砖引玉，让更多的有识之士来参与到企事业单位电子档案建设的工作中去；并希望为广大同行业者提供一定的参考依据。

关键词：信息时代；企事业；电子档案；管理

电子档案的应用是档案管理中的一个关键版块，对企事业机构电子档案管理工作进行探讨，对提升电子档案管理效率有着实质性的帮助。档案管理系统是指一类对人们活动进行记载的媒介，它记载历史、承袭文化，并为社会保留重要的资料。而信息年代的档案管理体现了时代的特征，随着当代信息技术的日新月异，档案管理呈现出储蓄智能化、管控自动化、应用网络化的新态势，电子档案管理信息化是大势所趋。

一、信息时代下企事业电子档案管理特点

在信息时代来临之后，企事业单位的档案管理工作已经与时俱进，透过信息技术，企业能够达到内部档案信息资源的共同分享和运用，进而减少企事业单位在电子档案管理中的投资并提高企事业单位档案管理的质量。

电子档案的信息化已成为目前企事业单位档案管理建设的重中之重，更无法脱离准则化的约束以及参数的支撑。之中信息技术的运用开始遵循一系列准则，具备了普适性；准则化呈现出企事业单位电子档案管理的集成性；而电子参数的搜集和储蓄则必须对有关电子参数实行实效性的处置，具备了动态性。因此，信息技术在企事业单位档案管理的运用具备了普适性、集成性以及动态性。（下附信息时代的档案管理例图）

二、电子档案企事业单位档案管理中的运用措施

（一）技术保证

电子档案在企事业单位档案管理中的运用首当其冲的需求就是对档案信息处理体系进行设立并完善。企事业单位以多媒体技术、互联网技术以及数据库技术为支撑，让企事业机构中的档案管理设施能够更新换代。与此同时，应对档案管理软件系统进行研发和利用，对档案资源进行一致的策划和集约化管控，在企事业单位档案管理的实际管理工作中，构造便利迅捷且功能完善的电子档案管控体系，进而让档案管理中的讯息搜集、讯息的分门别类、讯息的鉴别、讯息的保存以及讯息的调度逐渐向精尖技术靠拢，并使档案管理实现智能化与自动化，保证档案讯息在使用中的便利迅捷，所提供的信息安全、可靠。

电子档案与纸质档案最大的分别就是储蓄媒介的不一样，而在利用这类储蓄媒介时，电子档案管理在使用时必须依靠先进的档案功能，并利用软硬件来支撑电子文档的储蓄。因此，软硬件的及时更新就显得十分关键。之中，软硬件设施包含：互联网设施、文字信息化设施、伺服器以及它类支撑档案工作的基本设施等等；对软件的需求则是：软件必须平稳、安全工作，并提供高质量的信息。

（二）人才系统构建

人才系统的构建在电子档案管理工作中有着举足轻重的地位。利用电子档案的过程中需要有专业的技术，所以电子档案管理工作中的人才系统的构建就十分重要：

1.技术改良以及电子档案管理模式的过渡，必须有专业人才作为支撑；

2.电子档案管理效率的提升，必须有专业人士予以支撑；

3.在电子档案管理条例的标准化进程中，必须有专业人士予以支撑。

因此，企事业单位在利用电子档案时应关注研发型人才、管理型人才以及实操性人才的培育，并依据企事业单位的实际状况对这三类人才实施科学调配。

在人才培育的工作中，需要企事业单位在聘任和运用人才方面不可偏听、偏信，应聘用适合企事业实际的人才。企事业单位应意识到年轻人才是档案管理工作中的新鲜血液，在注重和完善档案管理人才培育模式的前提下，应考察新上任员工的电子档案管理技术是否过关。

（三）安全保证系统的构建

在电子档案的应用中，安全问题一直是一个老生常谈的问题，构筑安全保证系统能够提升企事业单位电子档案管理效率，并且对电子档案存档效率、使用率以及服务质量都有着至关重要的影响。

企事业单位电子档案安全保证系统的构建包含硬件设备安全系统构建、互联网安全系统构建以及运用系统安全功能构建三大类。

在硬件设备安全系统的构建中，应对伺服器进行动态监督和追踪，注重电子档案日记的记录，并强调对计算机房环境的监督，并对老旧的设施和电路实行整改。

在互联网安全系统构建的过程中，必须对储蓄于客户机与伺服器之中的档案文档实行特定时间段的检验和扫描；在对浏览进行约束的前提下，规避黑客袭击或病毒侵袭，并透过防火墙技术来科学管控内部网络和外部网络，并在内部网络与外部网络的连接上进行限制。

而在运用系统的构建中，必须先建立客户访问媒介以及日记档案中心；然后，应依据系统的升级来检测所运用的安全举措是否能起到作用。

此外，应使企事业单位从上至下树立安全理念，实现安全管控。（下附安全性管理例图）

三、信息时代下企事业单位电子档案管理的意义

（一）信息时代下，电子档案管理的信息化能让档案管理工作实现高效化

纸质的档案管理媒介必须以人力来搜集、整顿和存档，对人力资源的依赖性较强，工作强度高且管理质量差强人意。而档案管理试行信息化管控后，可以透过互联网来管理档案。信息的记录更为高效、便利，且能反复利用，储存也将变得更为快捷；与此同时，还能共同分享信息。

（二）检索查阅便利

以往的检索模式，档案管理者需要进入档案房逐本逐本的翻找，时间和精力大量挥霍后，其效果却不甚理想。档案管理信息化之后，能够做到实时检索，在档案数据库中也有海量的数据可供利用，这在很大程度上减轻了工作人员的工作强度。

（二）提升档案管理机构的工作质量

档案管理信息化之后，档案管理机构的工作人员可以从繁重的查找工作中抽身，不再成为档案的“保存”和“记录”人员，并实现高效率的档案搜集、编写、记录和研究，提升档案管理机构的工作质量。

结束语：

信息年代的档案管理应该与时俱进，需要创新性；而不应固步自封或画地为牢，将档案管理工作做成又累、效率又低的材料记录工作，而这在信息化时代有着巨大的现实意义。

参考文献：

[1]冯丽博.谈电子档案在企事业单位档案管理中的运用[J].统计与管理,2014,(4):123-124.

[2]吕强,陈怡君.组织机构代码电子档案防篡改系统优势浅析[J].大众标准化,2013,(9):57-59.

[3]陶水龙,薛四新,田雷等.异构系统中电子档案凭证性保障的整体构思[J].档案学研究,2012,(5):50-54.