浅谈如何做好中学档案管理工作

浅谈如何做好中学档案管理工作

李红梅

李红梅（齐河县第一中学，山东德州251100）

学校档案是学校建设和发展的历史见证，也是总结教育经验，改善教育管理方式的重要手段之一，它既体现了学校发展的阶段性，又体现了发展的连续性。学校的档案管理工作是为教育教学服务的，是学校工作的重要组成部分。它在整个办学过程中起着辅助、裁处、监督保证的作用，在为教师提供有效、全面、真实的资料依据的同时，也见证了学校发展的整个过程，为改进、提高教育事业提供了宝贵史料。

在改革开放，科技迅猛发展的今天，人们对各类信息包括档案信息的获取要求越来越大，对其利用也要求越发快速、准确，所以档案管理工作要与时俱进，才能跟上时代潮流，满足学校发展要求。那么，中小学如何才能真正把档案管理工作做好呢？

一、加大资金投入是做好档案管理工作的重要前提

长期以来，学校总是把目光放在教学一线上，对档案管理工作则视之为摆设，重视不够，在经费支出上更是成为空白地带。然而，我们知道，开展档案管理工作，必须有专门的综合档案室，并购置必要的设备。档案室、办公室、借阅室三室应分开，库房内要落实防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防污染等措施。同时，档案室应配备电脑、光盘刻录机、服务器、防磁厨、除湿机、收录机、照相机、录像机等专用设备，配置档案一体管理系统软件，并安装在学校内部局域网上，便于资料的收集与管理，这样才能实现档案的现代化管理。而这些都需要学校加大资金投入，把档案管理纳入财政预算。

二、提高管理人员素质是做好档案管理工作的重要保证

档案管理是一门学问，它同样需要专业化的工作队伍。学校要加强对档案工作者的教育与培养。专（兼）职档案人员要接受继续教育等培训，通过学习培训，提高档案管理的专业化水平，并在实际工作中指导检查各处室年度立卷质量，对应归档的材料及时验收。档案工作者要转变观念，认识到自身工作的重要性，全身心的热爱这项事业，在思想上改变和克服档案工作中的等米下锅（坐等材料送来）、“靠天吃饭”（靠领导转达）、“突飞猛进”（临时突击加班应付检查）的错误认识，变被动为主动，勤整、常摸、理顺卷宗，手勤、腿快、增添新卷。科技发达、先进设备高效运用的新形势，对专（兼）职档案人员的素质要求也越来越高。档案管理工作者要做到与时俱进，及时发现档案管理工作存在的问题，并针对信息时代的要求，加强知识学习，掌握一定的计算机知识技能，更好地服务学校教育教学与管理。

三、加强机制建设是做好档案管理工作的关键环节

要做好学校档案管理工作，必须从制度和组织方面予以保证。学校要积极构建档案管理网络，由分管校长负责，专职档案员具体管理，各处室人员密切配合，形成完善的管理梯队。要制定好规章制度，做到有章可循。结合实际情况，笔者在工作中制定了《学校档案人员岗位目标责任制》、《档案管理制度》、《档案统计制度》等规章。通过制度建设和落实，形成了科学的档案管理工作机制。同时，将档案工作列入学校工作计划及各处室管理计划，做到年初有计划，年终有总结。

要加强考核监督，将档案管理工作的有关要求列入工作职责、考核内容之中，落实到档案人员个人，做到考核结果与奖惩挂钩。这样，有专门领导，有专人负责，各部门协调一致，全面配合，保证了档案管理工作的顺利开展，实现了档案管理的制度化和规范化。

四、提高工作效率是做好档案管理工作的重要抓手

学校档案不同于一般的文献资料，它是学校中的组织和个人直接使用原始文件材料的转化物，不是随意或事后编写出来的。因此，档案工作者必须及时整理资料，并将之归类汇总，以便日后参考和查阅。

一要制定科室工作目标责任书和档案台帐资料考评表，将各科室需要收集的档案资料全部细化到人，用管理促档案。

二要根据事业单位档案管理的要求，跟踪好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全。

三要强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。

五、提高使用率是做好档案管理工作的价值体现

档案资料不是束之高阁的古董，更不是锁在橱柜里的废纸，它有着鲜活的生命力，而其生命力的最直接体现就是其对教育教学管理工作指导辅助作用。保存管理好档案的目的是为了开发利用，档案的开发利用是档案管理的一项经常性业务。为加强档案信息的利用率，就要编制实用的档案目录、全引目录，建立好档案查阅、借阅登记本，同时及时对反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，为教职工查阅档案提供方便。

总之，学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分。要做好档案管理工作，就要在制度、组织等方面提供保障。工作人员也要本着“对过去负责、为现实服务、替未来着想”的责任感，树立不怠慢、不遗漏的思想意识，积极行动，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。