如何提高企业办公室工作效率

如何提高企业办公室工作效率

陈翠

广州电力设计院有限公司广东广州510650

摘要：办公室工作效率直接影响着公司的前景发展。如何提升办公室的工作效率和水平，如何有效掌握办公室的工作特点，推动公司内各项工作的顺利开展，成为了各大公司越来越关注的问题。本可就如何提高企业办公室工作效率展开探讨。

关键词：企业；办公室；工作效率

引言

办公室在企业行政事务中发挥着主导作用，是企业开展日常管理的重要机构，现存的企业办公室管理上有着较多的不足，例如工作者素质不高、分工模糊、工作积极性不高、工作压力大、责任心有待加强等问题，致使企业办公室的工作效率低下，严重制约了企业的后续发展。随着时代与经济的快速发展，提高企业办公室工作效率已是目前首要解决的问题，这对企业行政运行有着直接的影响，同时也是保障企业日常行政事务顺利进行的基础。

1企业办公室的职能

1.1企业办公室属于企业行政办公架构“中间层”

企业办公室最大的工作功能就是把公司领导层的信息及时传达到下层，把公司基层需要办理的各类有关事务和反馈信息传达至管理阶层，发挥信息上传下达的传递职能。在这个过程中，企业办公室企业需要针对各类信息实施分类归纳，以确保各类信息传达的条理性与准确性，另一方面，企业办公室还应当承担针对企业基层工作运营的管理和监督工作，对于工作中所出现的问题要进行综合的协调，从而确保企业日常事务的工作效率。

1.2企业办公室承担着减轻企业领导工作负担的职能

企业办公室在企业各级人员中发挥着重要的信息传递作用，基础的行政事务工作量较大，工作内容较丰富，若只由企业领导层将其解决，必然会增加企业领导层的工作负担，给企业领导造成一定的工作压力。企业办公室在其中可起到中和作用，缓解了部分企业领导层的工作压力，使基层与上级领导层的信息能够得到传送，企业内部信息主要依赖与企业办公室，采集基层建议和想法传递给企业领导层，便于企业领导层做出正确的决策。

1.3企业办公室是企业文化展示与践行的重要机构

企业领导层为企业建立的文化制度只有采取行政手段才能将其完成，企业办公室是落实企业文化制度的主导，是企业文化是否有效传达的监督者。企业文化是面向公众展示企业内涵的平台，使每位来访者看到企业的活力、管理水平、人员素质等，有利于提升企业的社会效益。企业办公室是为企业全体职员提供服务的机构，其工作形式较多样，工作内容可分为外部工作及内部工作，内部工作以服务全体职工为主，外部工作以接待来访为主，在此过程中，将采集的内外信息传递于企业管理层，为企业的发展提供有力依据。

2提高企业办公室工作效率

2.1实行制度管理

企业办公室全面实行制度管理从以下几方面进行：一是进行制度建设，对正在实行的管理制度进行补充和完善，使其管理制度更加科学完善、合理、人性化，更符合现代企业的发展需求；二是狠抓调研工作，为企业的决策提供完善、准确的数据和信息支持。以企业的全年工作计划为基础，做好调研工作的计划以及相应的管理制度；三是做好监督工作，根据企业的相关要求对企业的各项工作落实情况进行监督和检查，使企业的各项工作安排合理、检查严格、落实到位、考核严谨；四是工作观念及时更新，转变工作作风，提高服务标准，树立健康的形象，善于总结好的工作经验并进行推广；五是建立严格的请假和销假以及岗位签到管理制度。办公室所有的工作人员不管因何原因需要离开工作岗位的，必须要提出请假申请并要由相关的主管领导确认批准。企业办公室上下班要实行签到制度，把员工的出勤情况作为评优以及晋级的评判标准，例如，迟到或早退5次以上、无故旷工3次以上的取消参加当年的各种评优资格。

2.2不断提高企业办公室行政管理人员的综合业务素质和水平

要提升企业办公室管理人员的综合工作能力，可以安排和组织人事管理和行政管理人员进行专业的培训，并以此来确保管理人员能够树立严格规范的工作态度，培养其高效专业的组织协调能力。与此同时，还应当努力转变办公室管理人员的工作理念，积极培养和树立为企业大局服务的工作意识，从而不断地提高企业办公室工作的水平与质量。

2.3严格督查考核

企业应建立完善的监督、考核制度，由企业办公室责任者管理，使各人都能按照管理规定完成工作，严格监管办公室内部人员，保证任一日常事务在规定要求内进行。由企业成立监督小组，随机抽查企业办公室工作纪律，也可采取专人访查的形式，鼓励公众监督与举报企业办公室违规行为，并根据相关规定对当事人作出处理，若发现办公室责任人知情不报，姑息下属人员违规违纪行为，经调查属实，依据党廉建设责任与相关规定对其作出处理。

2.4全面实行计算机信息化办公

办公室在企业的日常运营中起到了非常的作用，所以办公室的工作效率对于企业的效益有很大的影响。企业办公室全面实行计算机信息化的办公模式对提升其工作效益有很大的帮助。计算机信息化的办公模式不但能提升办公效率，也提升了企业和职工的科技感，有助于企业员工整体素质的提升。计算机网络办公的实现是以企业的内部网站为平台的，通过设置个人口令及密码就可以进行登录。通过计算机网络络技术可以实现网上日常办公、业务审批、事件提醒、系统维护等功能。利用日常办公的功能可以进行工作计划以及总结的制定、资料及报表的报送、公函的接收及处理、通知的发布以及查看以及检查和监督等工作；利用其业务审批的功能可以通过网络进行必要事务的申请以及审批，不受时间和空间的限制，方便快捷并且公正透明；事件提醒功能可以对自己的工作进展情况进行监控，对于没有完成的工作进行及时的提醒，有效降低了在工作中的失误和遗漏；计算机网络办公还可以进行各项考核，实时监控系统会对每个员工的实际工作情况进行监控，对员工的一些不合规范的行为（如没有按时完成工作、对一些重要事务没有及时作出处理、在工作过程中有违规操作、违反企业的考勤制度等）系统会自动进行扣分处理，好处是不但客观，而且公正透明。

2.5完善激励机制，努力营造良好和谐的工作氛围

企业办公室的基层工作人员本身属于办公室平常事务的具体执行者，他们的工作态度和能力不但会影响到企业行政管理事务的处理效率，更是企业形象能否完美展示的关键。所以，应当增加基层工作人员的数量。一方面，可以推行具有弹性的薪酬制度与人事管理制度，有效提供办公室员工实现自身价值的平台；同时作为管理者，还要从不同角度与具体情况出发，协助解决员工在实践工作中所遇到的各种难题，从而来共同营造良好和谐的工作氛围，只有这样才能从根本上有效提升办公室的工作效率。

2.6创新工作方式

在工作中要培养员工的自主性、前瞻性以及大局观，彻底改变以前“指哪打哪”的工作方式，对于员工的意见和建议要积极的、虚心的接受，激发员工的工作积极性。

2.7切实改善办公环境，加强企业

办公室软硬件建设企业办公室应当不断地提高办公设备的性能，善于运用现代化的硬件与软件工具，不断提升办公效能，伴随着科学技术的快速发展和不断进步，必须把高科技的信息化技术与网络技术运用到公司办公室管理，通过现代的沟通手段来提高升办公室的工作效率与生产力，从而为企业行政管理高效提供技术后盾。

结语

现代企业办公室要真正发挥企业“外脑”、“中枢”作用，提升自身的工作效率，适应企业的发展，就必须不断加强制度化、标准化、信息化建设。

参考文献：

[1]王碧莲.对企业办公室工作效率的几点思考[J].办公室业务，2014（7）.

[2]赵晓丽.浅谈企业办公室工作效率的提高[J].发展，2016（4）.