探究电力工程档案管理现状及完善策略李宁

探究电力工程档案管理现状及完善策略李宁

李宁

中粤通建技术有限公司广东佛山528000

摘要：随着电力体制不断改革，电力工程档案信息管理的准确性和完整性日趋重要。作为工程项目的重要组成部分，电力工程档案不仅记录了企业自建业以来的工程建设成果及荣誉，还记录了电力工程企业的发展历程，表现出企业档案管理水平和企业施工水平。因此，做好档案管理工作，是当前工程建设工作中不可忽略的部分，直接影响到电力工程建设完工质量，甚至是企业经济效益。

关键词：电力工程；档案管理；现状；完善策略

1导言

电力工程建设档案是工程建设活动的记录和成果，具有真实性、原始性、全面性等特点，是电力企业维护其经济效益、合法权益重要依据，也是企业建设历史的真实面貌的基础性工作，是电力工程项目投产后运行、检修、改建、扩建、技术改造的重要立足点。因此，电力工程档案的质量是档案的生命线，是关系到档案是否有利用价值的核心问题。

2电力工程建设档案管理现状

从宏观来看档案管理，主要问题存在有三个方面。一是档案管理意识淡薄，信息化建设意识不强。档案信息化建设是推进档案管理现代化的必经之路。档案信息化建设是依托现代信息技术对档案信息资源进行数字化管理和利用，将档案管理的重心由档案实体转向档案信息数字化存储和提供服务，使档案工作进一步网络化、数字化、规范化、社会化。但部分电力企业并没意识到电力工程档案信息化建设的重要性，对相关的研究缺乏深入探究，信息化只流于形式。二是专业人才匮乏。电力企业将档案管理当作一个辅助部门，从事档案管理人员非档案管理专业出身，不具备档案管理专业知识与技能，由于缺少专业培训，在实践过程中对信息的采集、开发和信息都缺少经验，档案信息化建设更是无从下手。三是资金投入不足，设备落后，配套的服务平台和检索工具欠缺。由于重视不够，很少电力企业会投入资金专门对档案管理进行信息化建设，没有统一的系统和服务平台，必备的基础设施尚且不足，电子档案无法在企业内部实现信息共享，电力工程档案信息化工作一直得不到发展。从微观角度来看档案管理，主要表现在事前、事中、事后的创建、收集、整理档案工作不足。工程建设前期的设计单位已开始产生档案，但设计单位往往不按要求进行档案创建和管理，如设计方案变更没有统一的编号而导致档案无序、方案随意变换、签字不合要求等为后期档案整理带来不便。建设单位在建设过程中对文件收集、归档不重视，不严谨，导致工程建设中部分文件材料缺失、损毁、散存。三是监理单位在履行职责时只注重工程质量，而忽视了对档案管理的监督，没能及时收集、整理施工过程中某些重要环节、局部变更的文件，导致竣工图编制不规范、不准确。四是参与建设的技术人员和档案管理人员的档案管理意识不强，如设计方案更改导致工程量、材料的变化往往在档案中不能体现。归档工作往往成了工程的后续工作，没纳入领导议程，使得档案管理过于随意、混乱，丢失或返工现象时有发生，严重影响档案的事后利用价值。

3电力工程档案管理工作建议

3.1加强企业重视程度

企业高层管理者应树立档案管理意识，重视档案开发管理工作。只有通过自上而下地开展工作，才能让基层人员明确自身责任，让档案管理规范制度落到实处，从而提高档案管理工作效率。根据我国对电力工程企业档案管理工作相关法律要求，企业相关人员应加深有关法律认识，将档案管理工作融入到企业管理中，建立健全相关制度规范。实施责任到人，落实到岗，专项工程专人负责，确保在管理工作中出现问题时，能够及时找到根源，及时解决，避免出现互相推诿而影响施工效率情况。当然，在制度推行中，施工单位高层人员应向基层人员灌输积极思想：问责制不是为了限制档案管理人员工作自由度，而是为了提高档案管理效率并减轻档案管理人员工作负担，从而减少基层人员排斥心理，促进档案管理制度的有效推行。

3.2提高管理人员素质

首先，电力企业在选择聘用档案管理人员时，应选择经过系统培训的专业人员，能够运用专业理论进行档案信息筛选归档，从而帮助电力企业单位建立起规范科学的档案管理体系。同时，在正式开展工作前，企业单位还应集合新进人员进行短期岗前培训，针对本单位具体情况进行系统学习，从而让档案管理人员能够结合实情开展工作，避免出现一刀切解决问题的情况。其次，在工作管理中，档案管理部门应定期开展培训交流会，总结当前档案管理工作中存在问题并进行有效研讨，根据同期行业内档案管理变革发展提出结合本单位实情提出解决办法，并形成规范文件在部门内浏览传达，从而利于档案管理工作系统性、延续性。最后，企业既可选派优秀骨干人员去往其他企业进行交流学习，从而提高本企业档案管理人员专业技能水平，进一步优化档案管理工作。也可请业内专业人士到企业内部进行指导工作，针对个体情况提出优化建议。

3.3信息化管理电力档案

信息化建设有利于推动企业档案管理工作，促进电力工程有序化发展。因此，在电力工程建设中，必须要结合现代信息技术，促进电力工程档案资料管理工作开展。一方面，在档案管理中，企业应建立文档一体化管理系统，将在工程建设过程中积累整理的资料以电子文档的形式进行备份记录，同时附上档案保存、鉴定、利用和归档信息以保证档案资料完整性。此外电力企业档案管理应实时监管电子文件信息，确保档案资料信息真实性和有效性。另一方面，企业还应加强档案管理系统安全性，做好保密工作。由于电力工程档案资料涉及到相关知识产权和商业机密，因此在管理工作中，电力企业单位应建立起档案数据一体化管理，将文字图片信息和视频等内容都录入数据库中。在此基础上建立档案资源目录，从而方便使用者进行信息检索，且利于保护档案资料信息安全，不易造成信息遗失。

3.4三同步管理电力档案

由于电力工程档案内容复杂、管理量大且加上电力工程完工时间具有不确定性，造成档案管理工作难以开展。因此，在电力工程档案管理工作中，应采取三同步的工作方式以保证档案管理工作科学性、完整性和准确性。三同步工作法要求档案资料管理工作的开展进度要和电力工程建设施工进度保持一致，同时档案管理工作要实时跟进电力工程企业竣工资料的收集、整理、积累和审核等工作，最后档案管理人员要确保档案资料的验收工作要和电力工程完工验收工作同时进行。

3.5实行二交底、三控制

在工程立项后，档案管理人员应做好工程前期和竣工验收材料收集、整理、归档等文件工作，对项目管理部门进行交底工作，做好前端控制；在工程项目开工前，档案管理人员应实时收集整理工程项目设计、施工、监理等参建单位进行档案交底，确保各单位能及时分解档案工作任务目标，根据规程规范文件，做好技术材料形成、积累工程，同时确保材料质量。此外，文件材料要与工程项目同时计划，同时布置，同时核查，保证文件资料真实可靠性，从而做好工程中期控制。在整个档案管理过程中，管理人员一定要全程参与，加强现场检查指导力度，实现终端控制。

4结语

电力工程档案真实完整地记录了电力企业工程建设过程、实体情况和建设质量，是维护企业合法权益、保证企业经济效益并反映企业历史真实面貌的一项重要基础工作，同时也是工程项目投产后进行运行检修、扩建改建工作的重要材料依据。在电力工程建设中实时收集整理档案资料，精确核查工程文件材料，规范化管理技术档案，保证企业档案资料系统性和完整性，有利于为当前工程建设工作开展各项服务，也有利于为电力企业工程后续投产工作做好基础准备工作。

参考文献：

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