浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作饶晨

浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作饶晨

饶晨

深圳广田集团股份有限公司广东省深圳市518000

摘要：建筑工程档案管理和整体的工程质量有着紧密的联系，有关的工作人员需要高度重视档案管理工作，及时地找出存在的问题，选择合理的措施进行应对，确保建筑工程档案管理质量能够得到更加可靠的保障。本文首先阐述了建筑工程档案管理的重要性分析，接着分析了建筑工程档案管理存在的不足之处，最后对优化建筑工程档案资料的管理制度进行了探讨。希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：建筑工程；档案管理；重要性；管理

引言

多年来，建筑工程一直以涉及范围广，程序复杂著称，因此，对工程的档案资料进行完善是对工程的科学性、安全性、完整性的一种有效保障，国家对此也越来越重视。对建筑工程的档案资料进行有效管理一方面有利于企业管理者对企业的内部控制；另一方面也是对建筑工程安全的有力保障，能够保障工程的顺利施工以及使用，这也是国家明文强调的，档案资料不合格，建筑工程的质量也就十分堪忧。

1建筑工程档案管理的重要性分析

对于建筑工程来讲，档案资料与建筑工程的质量密切度相当高，对建筑工程施工过程的监督和管理也具有非凡的意义，其重要性体现主要有以下几方面：第一，档案资料的管理质量能充分体现出建筑工程的施工质量，是验收、售后、解决纠纷的重要依据。建筑工程具有工序复杂、隐蔽性较强等特点，要想完全了解此项建筑工程的施工情况，就要通过完善的档案资料来体现。建筑施工在完工之后会因某种原因造成工程出现一些问题和缺陷，这时就要找出问题的原因，并对缺陷进行检测和维修，此时，就可以通过翻阅档案资料的方式进行快速查找，在第一时间针对问题进行维修和管理，因此，档案资料的管理就是保障工程质量的依据，是工程施工的重要环节，一定要将此项工作重视起来。其次对档案资料的管理能体现出一个建筑企业的管理水平。近年来，建设部一再强调，要进一步推进建筑企业的档案建设，加强企业对档案管理质量重要性的认知，档案资料不完善对整个工程影响很大，由此可知，档案管理在建筑企业的地位相当关键，也是体现建筑企业管理水平的重要依据。

2建筑工程档案管理存在的不足之处

2.1资料收集工作不够完善

在进行建筑工程设计和管理工作的时候，一些工作人员不具备档案管理意识，所以资料信息的收集工作效率和质量会受到影响。而且一部分工作人员在开展档案管理工作的时候，存在比较多的影响因素，所以收集和分类资料工作不够完善，其中比较显著的就是会存在资料短缺或者是丢失的情况。

2.2资料归档的操作和管理不够规范

在进行建筑工程施工之后，工作人员需要及时地进行整理以及存档存在的各种资料，但是在进行实践的时候，一些建筑工程企业都没有正确落实有关的规范和需求，所以建筑工程资料内容比较混乱，而且各种资料原件和复印件比较容易产生混合的情况，施工流程以及工艺内容不够健全，最主要的就是方案审批手续会存在一定的问题，如此建筑工程档案管理工作很难发挥实际的效果。

2.3含有资料丢失的情况

在进行建筑工程档案管理工作的时候，比较常见的问题就是资料丢失问题。主要就是由于档案管理人员工作不够到位，而且建筑工程企业不够重视档案管理工作。不仅如此，一些工作人员在借阅资料的时候没有一个合理的管理制度来当做参考，所以会产生资料丢失的情况。一部分企业在竣工之后，就需要及时地进行资料归档工作，但是这项工作没有得到工作人员的重视，甚至是选择忽视，如此就会产生资料丢失的问题，如此不仅会影响到建筑工程进程和质量，而且会影响到工程竣工验收工作。

3建筑工程档案管理措施

3.1增强对于建筑工程档案管理的认知程度

现阶段我们国家建筑工程档案管理工作还是存在比较多的不足之处，其中比较常见的就是建筑工程企业没有一个良好的工程档案意识认知。最开始就需要增强建筑工程档案管理，而且需要提升有关领导人员的个人意识和认知程度，完善这些人员的思想观念，确保工作人员能够充分明确专业重视，持续提升业务标志以及工作需求，使其掌握档案管理的重要程度。接着就是需要把档案工作责任落实到各个部门和各个工作人员上面，提升这些人员的自觉性和责任意识，设置一个完善的档案管理体系，使得档案管理工作能够发挥一个更加显著的作用。

3.2提高工作人员专业素养

建筑档案管理人员自身专业素养的高低会直接影响到这项工作的开展，因此，应对档案管理人员定期进行专业素养与个人能力的培养，由相关权威人士开展培训工作，不仅要加强档案管理方面的专业技能，还应提高计算机技术，了解施工工程内容，引导档案管理人员利用先进的计算机技术，提高档案管理质量。了解档案的特点、形成的过程、处理方式，增强自身专业水平与管理技能，学习一些先进的管理理念，在建筑工程档案管理中完全掌握，同时提高档案管理人员自身责任意识，提高档案管理效率，对档案管理这项工作进行全新定位，使这项工作满足当前的发展。

3.3优化建筑工程档案资料的管理制度

对于档案资料的管理要走制度化的道路，不能随心所欲、盲目进行。在管理建筑工程档案资料的过程中，要建立健全管理制度，让档案管理工作遵循一定的制度，具体制度建立如下：首先要确定好档案管理的范畴和权限。建筑工程档案管理的内容虽然多，但是范畴很清晰，主要包括建筑工程前期准备、图纸、施工技术、施工材料、施工人员等涉及到工程内部的全部详细的资料。其次要建立严格的资料借阅及保密制度。建筑工程的档案资料绝大多数都属于商业机密，因此，在管理过程中要建立严格登记制度，档案资料借阅要按照文件机密等级管理制度执行，办理相关借阅手续，若未定期归还，要及时进行追查，以免泄露商业机密。此外，档案资料的借阅要有相关领导的批示，并制定借阅负责人，按照借阅制度不得扩大阅读范围，采取必要的安全措施。再次要制定资料销毁、存放、交接等管理制度。对于退档的档案资料，要在相关领导、部门主管的监督下进行销毁，并做好登记备案；对于档案资料的存放要有顺序及目录清单，以便查找和整理；在交接时也要按照清单目录点清所有的档案资料，如与清单不符，要在交接时追查清楚，免留后患。

3.4增强施工技术资料收集以及记录

健全的建筑工程管理资料能够显示出建筑工程施工质量，因此建筑企业的各种资料需要及时地进行归纳和收集，而且需要正确进行储存。对于企业来说需要设置专业的人员来进行资料收集工作，而且需要正确进行整理归档，使其和施工进度保持同步。项目部门也需要配备专业的人员来管理资料和核查工作，要是存在问题就需要及时地采取措施进行应对，尤其是对于钢筋混凝土等重要原材料的检验报告和合格证等，需要仔细地进行检查和核对。

结束语

建筑工程档案是一项工程的真实记录，就像人的档案一样记录人们的成长过程。同样工程档案也是工程建筑过程的最好记录，由于档案资料的存在，方便了人们对工程施工的研究和学习，促进人们对优秀技术的学习，也提高了工程档案的管理力度，促进了工程建设高质量的发展趋势。在信息化的现代社会，建筑企业要勇敢迎接挑战，克服自身的不足，做好档案管理工作，为企业的长期发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]石如意.建筑工程资料管理中存在的问题与对策[J].绿色环保建材.2019(03)

[2]杨慧娟.建筑工程资料管理中存在的问题及改进策略研究[J].居舍.2018(34)

[3]王越.建筑工程资料管理的现状与分析探讨[J].住宅与房地产.2018(12)