略论经济不发达地区科技档案管理与完善

略论经济不发达地区科技档案管理与完善

周艳华

周艳华（梅州市科学技术情报研究所）

摘要：通过对经济不发达地区科技档案管理的现状进行分析，提出了经济发展水平比较落后的地区整理、保管好科研档案资料的必要性和重要性，对原有的管理科技档案的途径、方式、方法、作用等行进了改进和完善，希望能对山区的科研工作和科学技术推广工作发挥出更好的作用。

关键词：科技档案收集整理管理完善建立服务体系

0引言

科技档案的管理工作在十一届三中全会后得到恢复发展都是由市、县科委（现在的科技局）及下属情报机构来承担。一直以来因经济不发达，科学技术落后，科技档案管理工作在经济不发达的地区缺少重视，随着今天社会已日益信息化，除了原有的纸质文档外，还以数字化，网络化，多媒体等形式保存的资料，受到当前简陋条件的限制，原有的档案管理机制已经满足不了目前大量新档案的保管。比如各市级机构都会每年编制《科学技术年鉴》，除了书籍外还会附带光盘，光盘作为体积小，容量大的功能，可以保存除文字以外的图片、视频等大量信息，但是如果不注意保存的方式方法也会使光盘损坏，导致重要的信息消失。书籍保存讲究防虫防潮，而U盘，硬盘等存储设备，则需要防病毒，防损坏等等。这些都将是科技档案管理工作面临的新问题。

笔者试图结合科技档案管理工作的实际，探讨经济不发达地区的科技档案管理部门在科技档案工作中应发挥的作用，从而推进科技档案管理工作迈上新台阶。

1经济不发达地区的科技档案管理现状

1.1缺少规范和标准经济不发达地区大多科技发展缓慢又急切需要发展，由于受经费和人员的限制，管理部门很少深入企业进行建档调研和监督指导，自身所库存的资料也是仅局限于整理和摆放，未能形成一套较为完整的适应科技发展的档案管理工作规范和标准，未能发挥科技档案的知识储备、情报依据凭证、促进生产力发展和提高经济效益的功能和作用。

1.2管理人才缺乏，岗位培训不到位在经济不发达的地区科技档案人员大多身兼多职，档案业务生疏，对科技档案作用的认识不清，利用档案的意识淡薄。因科研课题多是周期长，参与人员多，合作单位多，形成的科技材料不易收集，归档材料等工作需要管理人员花费大量时间和精力。科研成果随着研究工作的结束进入档案柜后就无人问津，造成科技档案资源得不到有效的开发和利用。科技档案管理工作人员的知识结构单一，素质参差不齐，专业水平跟不上迅速发展的形势，使得大多数都还停留在手工检索、翻阅目录为主的利用档案方式上。

1.3工作思维和方式陈旧，管理意识淡薄科技档案管理中重保管轻利用的现象仍很严重，受传统观念的束缚，企业和科研机构都存在着重利益性的研究，轻推广的现象。虽说科技档案中有许多强调的是保密工作，但民用和已经不作保密的技术和资料应该根据时代发展提供给大众，实现资源共享。

2进行科技档案管理的必要性和重要性

科技档案作为一种重要的知识财富和信息资源，它不仅记载着科学研究和生产建设等社会实践的全过程，而且记载着这些活动的全部成果，它是科技信息和科研成果的载体，是知识形态的技术资源，通过对科技档案资源的开发，一方面可吸收前人科技生产活动中先进、合理的成份，另一方面也可以避免一些重复劳动，少走弯路，从而提高社会劳动效率。

科技档案的作用是多方面的。例如唐山地震时利用科技档案进行救灾、抢险就是一个突出的例子。1976年7月28日唐山大地震，民用建筑几乎全倒塌，工业和公用设施百分之九十被震毁，道路、桥梁、给排水等市政设施也都遭到严重破坏。震后大批人民解放军和医疗队伍赶到唐山抢救，但面对一片废墟，如何辨认房屋、街道成了问题。市城建局从废墟中扒出唐山五万分之一的全图和市区万分之一的地形图，对各路大军进行的抢救工作起了很大的作用。河北省建委送来了万分之一的唐山地下管网现状图，唐山市又扒出全市供水管网和分区给水图和水厂的设计档案，促成十一天局部地区强行送水，两个月后整个市区用上了自来水，同时也解决了工业用水问题。在2008年的5月12日我国再次出现汶川大地震，同样科技档案在救灾救险中提供了重要的作用，特别是现在灾后重建工作上，同样发挥着至关重要的作用。作为科技工作人员，更是要未雨绸缪，为了防范不可预见的强地震灾害或其它自然灾害，很有必要对科技档案进行系统地管理和规范。

3经济不发达地区的科技档案管理工作中的管理和完善

3.1改变意识，规范管理科技档案管理部门和管理人员要克服“重管轻用”的观点，积极向领导和有关部门说明情况，申请相关的资金，促进人员的培训和学习，学习、宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《著作权法》和知识产权的有关法律法规等，依法制定有关科技档案管理的规章制定，保证科技档案的信息、资料的收集和利用工作顺利开展。

3.2做好科技档案的编研工作，提高科技档案利用率要使“死”档案变为活信息，满足现实生产生活的需要，只有对科技档案材料进行排列、组合、摘编、汇集，编印各种科技档案参考资料或专题著述等。这都需要档案管理人员通过针对性的学习、培训和锻炼，才能写出质量好、利用率高的信息资料。

3.3引进先进的技术设备，改善环境必要的资金投入和先进设备的配置，是实现计算机科技档案现代化管理的基础和条件。根据库藏内容及用户的需求，建立有特色的数据库，实现档案数字化、网络化管理，运用计算机、网络、多媒体、视频、智能模拟等现代信息技术，为企业或者基层科研人员提供快速、便捷、开放性、交互式、智能化的科技信息支持。建立科技信息数据平台，为科技查新、信息咨询、战略情报研究与软科学研究等科技文献信息增值服务提供有力的支撑。

3.4建立健全科技档案信息资源服务体系经济不发达地区的科技档案管理部门多为基础差，资源少，如果离开政府财政的支持，自身将难以独立生存，为了提高科技档案信息的利用率，科研机构档案管理部门要坚持以科技情报信息研究与服务为主，加强信息资源共建共享，建立面向政府的科技信息服务体系，面向企业的技术咨询和创新服务体系，面向科技人员的培训服务体系，为政府的科学决策和宏观管理上做好服务，提升科技信息服务能力。

总之，在信息化社会里，只有在依靠政府的前提下，努力发展自身，最大限度地挖掘出本地科技档案信息资源的潜在价值，学人所长，才能为生产发展提供高质有效的服务。

参考文献：

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