大数据时代企业强化档案工作的思考

大数据时代企业强化档案工作的思考

缴锡联

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摘要：在我国步入大数据时代后，企业档案工作面临的挑战越来越严重，稍微不注意，就会影响到企业后续发展步伐，降低企业经济效益。面对此种情况，企业档案工作人员需要注重档案知识、大数据等众多知识的学习，拓宽视野，不断收集各种新型档案信息资源，创新出更多档案信息管理途径，做好档案信息资源共享工作，从而可以为用户提供更加丰全面、有价值的档案信息，让档案管理工作跟上大数据时代步伐，有效提高企业档案工作质量。

关键词：大数据时代；企业；档案管理；强化措施

引言

在大数据时代背景下，数据已经渗透到各个行业和职能领域，成为重要的生产因素。对海量数据的挖掘和应用，预示着新的发展机遇的到来，决定着企业未来的发展，随着我国信息技术的发展以及国家信息化战略的不断推动，档案信息化建设迅速在各行各业发展起来。大数据时代的快速发展，强化企业档案管理工作势在必行、刻不容缓。虽然企业档案工作改革存在一定程度的复杂性与特殊性,但是企业档案工作改革优势大于劣势，应积极正确地面对，提出解决方案。传统企业档案管理工作也将随大数据时代发展而产生创新性变革，并随着过程中产生问题的逐步解决而获得工作自身的丰富和发展。

1大数据时代档案管理意义

当前社会已进入数据信息快速增长的新时代。大数据已成为全球信息技术行业关注的焦点。当今社会和网络产生的档案信息的数量和类型与过去完全不同，这对档案管理产生了巨大影响。档案资源实体管理和数字化管理的难度急剧增加，档案检索、利用和服务工作难以满足用户的需求。因此，在大数据时代档案管理转型的背景下，档案管理部门和管理者需要考虑如何把握大数据开发给档案带来的变化和挑战。文件管理员需要更改以前的管理模式并将其摆脱。制约传统思维，充分利用全社会的资源和力量，建设大型档案，实现新型服务。档案管理人员要找出档案管理中存在的问题，将海量数据资源和创新思维应用于档案管理，更好地为国家、党和人民服务。

2大数据时代档案管理存在的问题

2.1缺乏专业数据处理人才

分析当前我国的档案管理工作，我们发现大部分管理工作者用比较传统的方法来进行档案管理。因此，暴露的弊端也比较多，比如无法面对专业的数据处理工作，面对社会大数据的发展趋势，所受的影响比较大。所以拥有专业数据处理统计能力的人才，在当前的档案管理工作形势下显得尤为重要。如果只是高薪聘用国外的数据处理技术人员，解决的只是当前的问题，但是对于档案管理工作并没有起到积极长远的影响，所以无法促进档案管理科学化、专业化、系统化发展。

2.2档案管理信息并未进行统一管理和备份

在当今的全国范围内，所有的档案管理机构和企业档案管理部门，大部分都是对自身的档案管理以及对档案的数据进行研究与分析。并没有与全国的档案机构进行统一的档案信息收集整理和信息编辑录入以及档案管理的系统研究。此种管理方法大大降低了档案管理工作的效率，档案管理信息会出现遗失或泄露，存在严重的安全隐患。

2.3档案管理安全系统性能亟待提高

当前我国档案管理安全系统性能较差，难以保障档案管理工作安全有序开展。随着移动互联网、物联网及大数据、云运算人工智能的发展，档案已进入数字化、网络化和智能化的信息时代，档案的安全除了要保证档案实体的安全，还对档案信息的安全提出了更高的要求，应确保档案始终处于安全、可控、有利的环境中，充分利用各种科技手段，对实体档案和电子档案进行综合性保护。我国科学技术的逐步发展，特别是大数据时代产生多元化信息与数据，不仅提高了档案管理工作难度，档案数据信息也面临着众多的安全危险，容易丢失和泄露，所以对于档案数据整体资源的整合有较大的破坏性，甚至部分数据难以恢复和修复，将会阻碍大数据的使用。

3大数据时代档案管理的创新策略

3.1强化资源聚集

在大数据时代，档案资源的概念正在从传统的狭义定义向“大档案观”转变。档案部门必须有意识地收集各种形式和巨大价值的各种数据资源。因此，企业在保护好商业秘密的前提下，档案部门应与不同的数据所有者合作，积极参与大数据发展和应用统筹协调机制建设，加强“互联网+档案”建设，鼓励各社会组织和个人参与档案资源的建设，不断完善档案资源的建设，拓展档案信息资源开发与利用服务，深入挖掘和收集更多更高质量的档案资源，主动服务，把档案库建成企业的“思想库”。同时，档案管理工作需要逐步掌握使用科学的计算机技术和先进的档案管理理念，逐步形成智能化、信息化、数据化的电子档案接收和管理工作机制，进一步加强构建和优化档案资源的能力。

3.2深化行政能力

目前，中国正在全面深化行政体制改革，为档案管理体制的改革和完善提供了契机。在大数据时代，档案行政机关应当改变行政职能，明确档案管理部门的性质，在社会力量的帮助下改变服务方式，加强法制建设，提高业务指导水平和专业人才培养；并加强与机构的合作。包括与档案创建者、用户、中介、网络服务提供商和数据公司的协作。从而建立以人为本，务实高效的档案管理制度。

3.3健全安全防护

在大数据时代，不稳定的互联网环境对档案资源的安全构成了重大威胁。为了保证档案资源的安全，解决档案资源管理的安全隐患，档案管理部门要不断完善档案管理的安全体系。要不断加强国家各级综合档案保障建设，改善档案存放条件，完善档案保障责任制，建立专业档案数据管理队伍，加强技术防范，不断提高安全性。建设档案信息系统备份系统，归档大数据存储备份中心执行异构备份和存储。

3.4正确认识大数据时代下档案工作的重要性

在大数据时代背景下，档案管理工作呈现出诸多变化，企业要想保证档案工作质量，就需要正确认识大数据时代下档案工作的重要性，应具体做到以下几点：第一，企业需要树立大档案意识，对档案进行分类，及时记录有价值的档案，为后续档案储存工作提供方便。第二，企业需要转变档案储存观念，在进行档案储存工作时，合理使用大数据技术，将档案存储在各个节点的计算机、通讯设备、资料橱柜当中，然后通过检索功能查询所需档案，确保档案储存工作质量。第三，企业需要注重档案整理方式的创新。在大数据时代，企业将会面临众多档案数据资料，这些资料庞大，且种类多样，增添了档案工作人员压力，面对此种情况，企业就需要注重档案整理方式的创新，思考改进现有档案分类规则，做到创新，从而有效提高档案整理工作效率。

结束语

随着科技的发展，人们的工作生活慢慢地步入一个电子化信息化的时代，企业档案管理也要适应时代的步伐，逐步发展与完善企业档案管理数据信息化改革。强化企业档案管理工作的数据信息化建设，需要坚持规划先行,科学顶层设计,统筹协调推进、促进企业档案资源从数据收集整理向信息知识深化应用的转变，要打破传统观念、打破档案信息孤岛，不断丰富档案信息化的内容和内涵，推动企业档案信息和公共数据互联开放、服务与应用，让档案发挥最大的利用价值，促进企业自身健康发展，推动企业经济效益提速增效，创新驱动为企业发展护航助力。

参考文献

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