探讨做好公司档案管理工作的途径

探讨做好公司档案管理工作的途径

白瑾

北京中交城市开发有限公司北京101399

摘要：档案是公司的无形资产，在公司发展与建设中发挥着关键的依据与宣传价值。但是，在社会经济快速发展的背景下，公司管理正从以往陈旧的管理模式转变成精细化、现代化的管理模式，这就使得档案管理作为公司管理的核心内容，也应与时俱进地创新工作途径，以推动管理有效性的优化，从而更好地适应新时期公司发展的新需求。本文将从档案意识、利用效率、信息化建设、管理人员素质四个方面，就做好公司档案管理工作的途径，进行细致探讨。

关键词：公司档案管理有效途径

公司档案，指的是公司在经营、生产过程中形成的具有较高保存价值的音像、图表、文字、图片等各种类型的记录，是公司发展历程的真实写照与缩影，在公司发展中发挥着重要的决策依据及宣传推广价值。但是，当前的公司档案管理工作中还存在一些问题，阻碍了管理效果的提升，这就不利于公司档案各种作用的充分发挥。那么，如何做好公司档案管理工作，是档案部门需要思考的重点问题。

一、提高公司档案意识

意识是行为的导航灯。公司领导及全体职工是否具有较高的档案意识，对档案管理工作是否能顺利开展及效果的优劣产生巨大影响。因此，要想显著优化公司档案管理工作质量，最重要的是让领导充分了解档案工作的重要性。但是，当前很多公司的领导并没有充分认识到档案工作对公司发展产生的巨大影响作用，甚至在他们看来档案工作有无均可，因此无需将大量精力与资金投放到档案管理中。在这以情况，要想转变公司领导对档案工作的看法，就需要让领导真切了解档案在推动公司发展方面的价值，借助客观案例看到档案工作的价值与魅力。只有让领导明确开展档案管理工作的意义，才能使得他们主动牵头参与其中，并从资金与政策上对档案管理工作进行扶持，这就可给档案管理工作的高质量开展奠定基础。同时，当公司在档案管理工作中增加投入的话，也会点燃工作人员的工作兴趣与工作积极性，可使得他们都能开展创造性的工作，这就为工作效果的优化奠定了基础。另一方面，只有公司领导亲自、经常参与公司档案管理活动，才能充分发挥自身的领头羊与方向标作用，从而使得公司上下都能从思想上提高档案管理工作的地位，使得他们都能主动参与及配合档案管理工作。这就需要公司有计划性地组织档案管理工作宣传活动，通过公众号、微信群、公司网站等方式，向全体职工普及档案管理的意义及档案业务信息，从而推动全体职工档案收集及利用意识的增强，最终推动档案管理工作朝着标准化方向快速发展。

二、优化档案利用效率

公司开展档案管理工作的最终目的，是为档案信息资料的充分利用提供条件，尽可能优化档案利用效率。当前，我国很多公司的档案普遍存在利用率低下的问题，这也是制约档案管理活动顺利开展的主要因素。假如档案无法充分发挥自身利用价值，那么管理工作的意义也将会大打折扣。因此，对于档案利用不充分、不积极的问题，企业档案管理人员应积极构建健全的档案利用方案。因为，很多公司的档案信息都是私有资产，通常只供各个部门内部使用，因此缺乏可借鉴范本。针对这一情况，各个公司应结合自身发展情况，有针对性地制定操作性很强的档案利用方案与规范，严谨而明确地阐述公司的哪些档案能够让职工查阅，什么级别或岗位的职工有权利查阅哪些档案等。制定健全的档案利用方案，优化档案利用效率，以推动公司档案资源可以充分利用并发挥最大化的利用价值，这就可为公司档案管理工作的长期、高效管理注入新活力。

三、重视信息化建设工作

随着科技与经济的快速发展，公司档案传统的手工管理模式已经难以满足新时期的档案管理需求了。因此，公司档案管理人员应与时俱进地将先进的云计算技术引入其中，以实现对各种可配置共享计算资源（服务、应用、存储、服务器、网络等）的按需、方便访问，这些信息可以借助很小的管理服务或管理代价和提供者进行交互，从而实现快速地释放与准备。在公司档案管理活动中，云计算的突出优点为以下几点：①增强档案管理人员的专业水平。②提升各种档案信息的安全性。③减轻管理人员负担，可为其提高自身专业水平创造条件。④实惠经济，节约信息化建设成本。正是因为云计算具有按使用计费、自动化、易用性、成本适中等特点，所以才能给公司档案管理工作效率的优化提供技术上的支持。公司在开展档案管理工作的时候，应充分利用云计算技术的各种优势功能，为档案管理各个环节成效的优化注入活力。所以，各个公司在档案管理信息化建设过程中，应结合公司具体条件及档案管理需求，恰当地引入云计算技术，利用云计算这一先进技术推动档案管理工作信息化水平的不断提升，以便为档案使用者查阅、利用各种档案信息提供帮助。

四、提高管理人员素质

档案管理人员是公司档案管理工作中的核心因素，他们专业知识是否丰富、业务能力是否高超对档案管理效果产生直接而深远的影响。因此，要想彻底改变当前公司档案管理工作效果不高的现状，就应主动提高管理人员的素质。具体来讲，在提高档案管理人员素质方面，公司应做好以下几点：①公司应通过测试或问卷调查的方式，全面了解在职档案管理人员的业务能力与专业素质，在此基础上给他们量身定制培训方案，以推动他们综合素质的提升。②公司应要求档案管理方面的研究人员将最新研究的档案管理理论与管理方法以讲座方式普及给管理人员，使得他们都能将最新研究成果在第一时间转变为生产力。③公司应邀请计算机专业技术人员，将与档案管理有关的新技术传授给档案管理人员，使得他们都能熟练掌握档案管理中所需的各种计算机操作技术，从而推动管理效率的提升。④公司应制定奖罚分明的激励制度，定期对管理人员的工作情况做全面考核，依据考核结果对他们做相应的奖惩，以督促他们更加尽职尽责、积极主动地进行工作。

总之，在信息时代，档案管理工作在推动公司发展的作用更加凸显。因此，各个公司应进一步了解档案管理工作的价值与意义，通过提高档案利用效率、重视信息化建设、增强管理人员素质等途径，尽可能优化管理实效，最终为公司的快速、长久发展提供坚实的信息支持。

参考文献

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