城建档案数字化管理分析

城建档案数字化管理分析

黄艳嫦

博罗县住房和城乡规划建设局516100

摘要：随着城市化进程的快速推进以及信息技术的迅猛发展，城建档案管理数字化趋势难以逆转，因此本文对城建档案数字化管理的原则与方法进行了分析，并对数字化管理中存在的问题与对策进行了讨论。

关键词：城建档案；数字化管理

城建档案是城市建设、管理、研究等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等资料，是城市建设各项活动的真实历史记录，也是科技档案的重要组成部分，具有非常高的科技价值和利用价值。随着城市化进程的快速推进，城建档案数量越来越多，档案管理难度愈来愈大，传统档案管理模式已明显不适应新形势下城建档案管理工作的需要。数字化为城建档案管理提供新的契机，高效、规范及更好的开发利用前景[1]，使城建档案数字化管理成为解决传统档案管理困境的必由之路，因此本文对城建档案数字化管理进行了分析。

一、城建档案数字化管理的原则与方法

（一）数字化管理的原则

城建档案数字化管理应满足实用、安全、真实、完整的原则[2]。实用意味着城建档案数字化之后使用价值不减，性能稳定，而且与现有城建管理系统充分兼容，不仅满足城建档案馆现在的需要，也满足未来发展的需求。安全性是档案管理的头等大事，最近比特币勒索病毒（WannaCry）猖狂肆虐，它利用了微软操作系统中的漏洞，被感染电脑的文件会被加密，一旦“中招”，文件无法恢复，这对档案来说是致命的，所以保证数字化档案不受到恶意攻击是必须高度重视的事情。此外，安全性还意味着不受到自然灾害和其他人为破坏及丢失、泄密。真实是档案的生命，如果有单位或个人在档案数字化过程中弄虚作假，可能要承担相应的民事和行政责任。完整有两层含义，一是档案文件数量齐全，不遗漏任何有价值文件；二是文件内容、结构以及背景信息完整，没有缺损或被破坏。

（二）数字化管理的方法

1.数字化管理内涵

城建档案数字化管理是指利用计算机技术、扫描技术、图形图像处理技术、数据库技术等，将各种载体的传统城建档案转化为数字化档案，并以数字化存储、网络化互联与管理，实现快速检索、利用和资源共享的过程。

2.数字化准备

在数字化之前，需要软硬件的准备和人员培训。硬件包括计算机/服务器、网络设备、扫描仪、数码相机、存储设备等，软件包括操作系统、数据库管理系统、编译软件、应用软件等，应用软件包括文字处理软件、辅助设计软件、图形图像软件、光学字符识别软件（OCR）、信息管理软件等。人员培训包括数字化技术的培训和数字化管理职责的划分，通常数字化管理人员包括扫描员、数字化录入员、审核员、备份员等。

3.数字化前处理

根据数字化计划，调取待数字化的档案卷宗，检查案卷完整性，拆封核对卷内页号。对破损、有问题的档案研究处理方法。数字化可采取文字录入、图像扫描、数码拍照等方式，根据档案特点选择适宜的方法，一般以高速扫描为主。

4.数字化处理

以高速扫描为例。扫描前，将页面分为黑白与彩色两类。先扫描黑白页面，再扫描彩色页面。扫描时，设置参数，试扫描几张，看效果是否满足要求，没问题再大量扫描。扫描过程中必须逐页扫，不得漏扫或随意增减。

5.数字化“产品”检查与核对

文件录入计算机，利用网络共享进行检查与核对。首先，检查索引与目录是否正确。没有问题后，再检查扫描质量。发现差错，要及时处理。最好采用双机对录对校模式，即两人双机同时录入，发现结果不一致时，再返回重新核对。对问题图像，如果图像清晰，仅仅歪斜或亮度偏暗这样的小问题，可通过图像处理软件进行调整；如果图像非常不清楚或页面不完整，则必须重新扫描。完全合格后上传数据库。

6.数字化档案备份

比特币勒索病毒的出现，进一步证明备份的重要性。在文件检查合格后，必须按照备份制度进行及时备份，预防不可预知的破坏，为档案的完整性奠定物质基础。

二、城建档案数字化管理中存在的问题与对策

（一）城建档案数字化管理中存在的问题

1.数字化基础薄弱

城建档案数字化建设初期，需要投入大量的人力、物力和财力。一方面是大量纸质档案进行分类、整理和数字化，由于中小型档案馆经费紧张，设备投入有限，人手不足，必然影响数字化进程。另一方面，档案分类、编制规范不统一，尤其是工程建设现场文字资料和竣工验收资料规范性较差，同一类文件不同时期编制、分类上不统一，直接影响档案的检索和利用[3]。而且档案数字化需要一批专业的技术人才，尤其缺乏数据库管理人才。

2.信息泄漏风险

由于城建档案数量庞大，档案馆在设备、人力和技术支持等方面存在很大局限，即使有能力购买专用设备，在大批量数字化加工完成后，设备利用率大幅下降，所以考虑费用和成本问题，一些档案馆尝试购买数字化外包服务，利用外包公司设备、人力资源优势，可以减少支出和降低数字化成本。但是这样一来存在信息泄漏的风险。因为城建档案资料很多具有保密性，除了部分资料可以公开以外，其余的必须严格保密，外包加大了信息泄漏的风险。况且档案馆自己进行数字化加工，也不能绝对避免工作人员不泄漏信息。

3.信息不完整

传统纸质档案管理过程中，只要保管得法，在一定期限内资料信息基本上不会改变，但在信息化时代，由于网络系统的不稳定性，档案资料信息丢失、改变并不罕见，例如这次比特币勒索病毒专门加密、破坏文件，受感染计算机无法避免信息丢失。而且在管理过程中，无论硬件问题，还是软件问题、网络问题，亦或人为因素，档案资料信息不完整都是重大损失。

（二）城建档案数字化管理的对策

1.提高认识，合理规划，稳步推进

城建档案数字化是档案信息化的必经之途，既是信息化社会发展的需要，也是突破档案时空局限、提高档案服务质量的必然选择，所以必须重视数字化建设。同时城建档案数字化是一项系统工程，千头万绪，必须通过合理的规划，才能稳步推进数字化工作。基于各个档案馆的实际情况，在开展数字化规划之前，应做好充分的调查研究，全面掌握档案数量、类型、标准等信息，做到有的放矢。

2.统一标准，科学整合，加强保护

标准化、规范化是城建档案数字化管理的基础，只有采用统一的标准，才能实现真正意义上的资源共享。通过标准与制度的配合，可形成城建档案数字化管理的规范体系。还需注重数字化档案的科学整合，不断完善和充实档案数据库，实现城建档案收集、管理、利用的电子化。加密、备份是提高档案资料完整性与安全性的重要措施，必须从制度上加以落实。

3.注重培训，扩展利用，改善服务

档案数字化需要专业人才，即使外包也需要监管，监管同样离不开专业知识，所以必须加强专业人才的培养，而培训是提升专业技能的主要途径。在数字化与网络化环境下，档案利用应满足多元化主体需求，扩大服务内容和拓展服务方式，特别是要转变档案利用的途径与方式，例如计算机直接拷贝数字信息，利用数据库与网络技术进行通信传输等。

三、结束语

城建档案数字化是档案信息化建设的基础和组成部分，是实现信息资源集成化专业服务的必然途径，也是数字城市不可或缺的部分，因此必须加强档案数字化建设，稳步推进数字化管理。然而数字化进程中也面临一定困难，唯有不惧挑战，扎实工作，才能保障城建档案数字化建设顺利推进。

参考文献：

[1]戴丽莉.城建档案管理数字化建设问题探讨[J].城建档案，2017（1）：15-16.

[2]杨荣君.浅议城建档案数字化管理[J].城建档案，2014（1）：27-29.

[3]李菱.关于城建档案管理的数字化建设问题研究[J].办公室业务，2016（19）：30.