高校教学秘书的工作职能与必备素养

高校教学秘书的工作职能与必备素养

曹磊周燕芳

曹磊周燕芳（保山学院）

摘要：高校教学秘书是高校最基层最直接的管理人员，其工作效率直接影响着教学工作的正常运转。教学秘书应该认清其工作职能，理清思路，不断提高自身素养，从而适应教学工作的正常发展。

关键词：教学秘书职能素养

引言

近年来，随着国家对高校教育的重视，高校招生人数的不断扩大，师资力量的大幅增加，教学模式的持续改革，学校对教学管理工作的要求逐渐完善，工作的信息化、规范化的比重也不断增大，对从事教学管理工作的人员素质标准也不断提高。教学秘书是高校最基层最直接的教学管理人员，是学院领导的参谋，是高校二级院（系）与学校教学工作的联系纽带，其工作的好坏直接或间接影响到学校的教学质量和教学效果。教学秘书高效细致的工作，是保证教学工作正常运行的基础，在教学管理中起着不可或缺的作用。重视教学秘书工作，对维护高校教学秩序，加强教学管理、提高教学质量起着至关重要的作用。

1高校教学秘书的作用

教学管理是高校管理的重心所在，是提高整体办学水平的根本保证。而教学秘书工作是教学管理工作的重要环节，其工作政策性强、业务性强、服务性强，工作量也很大，肩负着上情下达、下情上传，是连接学校教务工作与各系教学工作的桥梁和纽带。教学秘书的主要作用是协助教务处和院系领导做好校、院（系）的日常教学管理、资料、档案管理及突发性教学事务等工作，并负责处理院（系）内的有关教学事务，保证本院（系）各专业教学计划的正常执行，为部门和上级领导提供决策依据；及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给有关部门，使学校能按时解决和调整；协调学校部门、院领导、教师、学生之间的关系，又要完成院内的教学管理和组织工作。

2高校教学秘书的工作职能

2.1服务职能教学秘书的工作是一项计划性强、内容繁杂、细致的综合性服务工作，以服务于教学为目的。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的领导、教师和学生，他们的年龄、职称、性格、学历、生活环境等均有所不同，这就要求教学秘书必须要把服务作为最基本的职能，树立自觉服务的意识，在实际工作中做到尽心尽职、细致入微、严谨缜密。对于领导安排的任务、教师、学生提出的问题、要求，要充分考虑具体情况，发挥教学秘书的特殊作用，帮助妥善解决，保障日常教学活动的顺利开展。

2.2辅助职能教学秘书主要是从属于领导，负责辅助教学院长处理各项日常教学事务，安排系里教学工作的具体事宜，保证各项工作的落实。对于出现的突发事件和教学过程中存在的各种问题，要适时给予建议并作协助处理。同时，对布置的工作要做好跟踪，督促各有关人员按时完成，收集各类教学信息，及时汇总教学工作情况并向教学院长汇报，为教学院长的决策提供依据。

2.3协调职能教学秘书是一个连接上级与下级的纽带，其工作岗位处于学校教学管理部门、教师、学生的教学信息交汇点，一方面要将学校部门下达的各项通知和工作内容传达给教学院长和学院的教师及学生，另一方面也要协助教学院长完成日常的教学管理工作。因此，教学秘书承担着协调各种教学管理关系的重任，要通过有效地运用沟通手段，协调各院之间、教师和学生之间的关系。既要做到“上传下达”，又要做到“下情上报”。所以，教学秘书的有效协调与沟通，是保障教学工作达到预期目标，保证教学秩序正常运转的基本手段。

2.4管理职能教学秘书是高校最基层也是最直接的教学管理人员，直接参与教学活动的组织和安排，负责管理好与教学相关的一切文件材料。其管理工作具有时限性、周期性和规范性。每学期的教学周数，每个工作阶段教学任务的周期性运转都有严格的时间限制，教学秘书在熟悉教学工作相关的各项政策、要求和操作流程下，从事实际教学管理活动。一般来说，主要分以下几块工作：学籍管理、教务教学管理、考务管理、成绩管理、教学档案管理等。

3高校教学秘书的必备素养

从教学秘书的工作职能可以看出，教学秘书的工作渗透于教学管理的各个方面和环节，其工作直接影响到学院甚至全校教学活动及教学管理工作的成败。只有那些具备良好的思想道德素养、雄厚的文化素养、扎实的专业素养的人员，才能适应这一工作的需要，并成为一名合格的教学秘书。

3.1思想道德素养具有良好的思想道德素养是成为一名优秀教学秘书的首要条件。教学秘书从事的工作多是一些繁杂的、琐碎的和具体的日常性工作，这就要求教学秘书必须具有高度的政治责任心、强烈的责任感和敬业精神，正确认识自己所从事的工作，树立服务意识和服务思想，全心全意为教育事业服务。同时，不断提高自己的政治思想水平和政策理论水平，力求在工作中用理论指导实践，从而更好的贯彻执行上级的教学指导思想，适应工作和形势发展的需要。

3.2文化素养合理的知识结构和广博的学识是对教学秘书自身文化的要求，也是教学秘书队伍专业化的基础。教学秘书不仅要熟知本职工作的专业知识，还应具备所在学院专业的相关知识以及该学科发展的一般规律和要求，从而合理开展各项教学管理工作，为学生和教师服务。另外，学习有关教育学、教育心理学和管学理方面的专业知识，不断更新自身的知识结构，吸收信息化和自动化管理观念和方法，将先进科学的管理知识和教育方法运用到实际工作中，从而形成具有自身特色和应用价值的教育思想、管理观念和工作方法，不断提高管理效率。

3.3专业素养

3.3.1良好的心理素养教学秘书作为联系院（系）与学校教学工作关系的纽带，其工作任务重，涉及面广，管理和服务的对象主要是人，这就要求必须具备良好的心理素养。在工作中，遇事不慌、不烦、不怕，要能吃苦耐劳、宽容豁达，要善于调节、控制自己的情绪，使自己经常保持稳定、开朗、乐观的心境，用积极向上的工作态度、任劳任怨的服务精神感染学生和老师，建立良好的互动合作关系，形成宽松愉悦的工作氛围。因此，教学秘书在不断扩充理论应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强和培养心理素养，不断提高自身的组织协调能力及人际交往能力，形成良好的工作作风，勇于排除工作中的困难，顺利完成教学管理工作。

3.3.2表达和写作能力教学秘书工作的协调职能决定了其在工作中必须要有良好的口语表达能力，对上要能清晰扼要地汇报工作情况和工作进度，对下要能简洁明确地组织安排教学任务，做到语言得体、表达清楚。同时，文字写作能力也是一个合格教学秘书的基本要求。教学秘书要经常根据教学中的实际情况撰写一些教学文书，如请示、报告、通知、学期工作计划或总结等，这就需要教学秘书具有较强的文字表达能力，做到及时、准确、简洁正确地进行书面语言写作，完整地表达思想，从而更快、更好的保证信息通畅，提高工作效率。

3.3.3现代信息处理能力在如今信息数字化、网络化时代，作为现代高校教学秘书，工作方法和手段也要适应新形势、掌握新技术。必须熟练掌握计算机基本操作知识和现代办公自动化信息处理技能，如排课系统、学籍管理系统、日常办公软件等，使信息更加系统化、科学化和规范化。同时，面对大量的信息资料，还应有正确处理信息的能力，剔除冗余信息和不良信息，吸取有益信息，进行有效整合，构建自己工作的新途径，为领导决策和师生提供及时、准确、完整、有效的信息服务。

3.3.4自我提高能力在完成日常事务性工作余，教学秘书要善于摸索、总结教学管理经验，开展教育教学研究，探索教学管理的规律，创新工作的技能技巧，提高管理的效率。如应对突发性事件，在原则性基础上灵活处理以后，要记录好事件原因、过程和结果，对于类似事件频发原因进行及时分析和归纳，寻找解决办法和应对策略，防止此类事件的再次出现。

总之，高校教学秘书只有根据自身所处的位置和发挥的作用，明确自身的工作职能，不断培养和提高自身专业素养，更新工作观念和方法，才能跟上时代发展的步伐，在促进事业发展中实现自我超越和自身发展，真正发挥好应有的作用。

参考文献：

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