提高档案管理科学化水平的路径选择马丽

提高档案管理科学化水平的路径选择马丽

马丽

佛山市顺德区碧桂园物业发展有限公司

【摘要】现阶段，我国档案行业的现状却不容乐观，其边缘化的趋势愈来愈明显。因此，需要采取措施提高档案管理的科学化水平。本文作者就提高档案管理科学化水平的路径选择相关问题进行了阐述和分析，以供参考！

【关键词】档案管理；科学化水平；措施

引言

档案资源可以说是整个国家和社会中最基本、最熟悉、与信息最相关的资源。档案管理的主要目的是为了向社会实践工作提供更好的服务信息，通过管理系统的完善与建立可以将有效信息进行合理的整理、分类，信息加工及输出有效运用。从一定程度上而言，促进了经济建设的发展，对各行业的发展建设有着至关重要的影响。档案管理基础工作的好坏将直接影响整个档案管理利用的使用效率，所以在实际档案管理过程中要采取合理的措施，提高档案管理科学化水平。

1档案管理存在的问题

1.1档案管理制度不完善

档案管理要有一套完整的收集归档管理制度，这样才能对档案的全面性进行掌握。由于档案管理制度的落后，造成很多单位档案陈旧，与现实情况不符，对收集的个人资料没有严格把关与核实，甄别能力差，造成档案内容虚假。加之，档案管理信息系统的不统一，制约了档案工作整体水平的提高。

1.2档案管理人员水平不高

档案管理人员配置方面也存在着一定的问题，通常情况下档案管理人员都是由其他人员兼任，导致档案管理水平不高。很多的档案管理人员对档案管理不了解，在调阅档案方面都是采用比较原始的手工操作方式，这样会导致档案出现发黄、字迹褪色的问题，对档案的完整性以及安全性会产生很大的影响。

1.3档案硬件设施投入不足

档案室应该是管理规范而且环境良好的地方，在很多单位的档案室不符合要求，一些单位在建设过程中只对硬件设施进行了完善，然而档案管理不规范，导致档案利用受到影响。还有一些单位的档案室，成了杂乱资料的堆放地，与现代科学化管理差距很大。

1.4档案管理的信息化程度不高

在科学技术快速发展过程中，计算机技术被应用到了各行各业，其在现代办公中起到的作用非常大。但是，在档案管理中，计算机技术并没有得到广泛的应用，信息化建设进展缓慢，忽视数据库的建立与全面性，只为了应付差事去建立，造成数据库管理的质量不高，发挥不了明显的作用。

2提高档案管理科学化水平的路径选择

2.1建立和完善档案管理体系

一是，完善管理制度。严格要求管理档案部门的工作，制定有关档案管理的制度，规范管理人员的日常工作。根据实际情况，制定并出台相关的档案管理规章制度细则。要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到有章可循，责任到人。二是，实行标准化、规范化的工作程序和方法，是提高档案管理基础工作水平的前提和保障。著录是实现信息化管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息准确性的一项重要工作。将责任分解到具体管档人员，保证工作质量，明确每一级负责人与管理人员的工作责任任务，并列入个人考核中，促进档案管理工作发展。同时，要定期检查档案归档工作，在录入档案时遵守制度与规范，以保证档案材料的准确与完整，维护档案的真实性与严肃性。

2.2培养和建设专业化的档案管理队伍

（1）树立档案管理意识。知识经济时代，提高档案管理意识、更新档案管理观念，是提高档案管理工作效率的前提和基础。首先，树立档案的开放意识。在现代社会，档案已经从部分群体的特权向全体公民开放，很多单位都有意识的将档案资源开放给师生和社会公众使用，只有少数涉及机密的档案资源才进行封存保管。档案管理者和工作人员也应该树立开放的档案管理意识，根据服务者的实际需求，提高档案工作的开放性和服务性。其次，树立档案实效意识。知识经济时代，社会发展日新月异，生活工作节奏加快，档案管理工作也应该顺应信息社会发展需要，提高档案工作的时效性，及时进行档案的收集和整理，抢时间、争效益，根据服务对象的要求，第一时间将开发出来的档案信息传播出去，提高档案服务的价值。第三，树立档案服务的竞争意识。知识经济时代，企业之间的竞争主要是科研实力和教学质量的竞争，档案管理部门也要树立竞争意识，通过优胜劣汰，引入竞争机制，给予档案管理人员以压力和动力，提高其工作积极性和主动性。

（2）重视培养和选拔优秀的档案管理人才，做到优中选优，同时要保障档案管理人员必要的待遇，而不仅仅是只要求档案管理人员甘于奉献和埋头苦干。在提高档案人员业务素质的同时，要注重稳定档案管理专业技术队伍，档案管理人员要熟悉档案，转变观念，要将收集档案的关口前移，对进一步提高自身的业务素质有很大的帮助。同时要求档案管理人员要具备勤奋好学和奋发向上的毅力和决心，从学习和工作的积累过程中不断吸取营养，才能适应当前飞速发展的企业管理的要求。

2.3加强硬件设施的投入力度

首先，硬件设施建设是档案信息资源使用的基础。应建立专门的档案管理室，并使档案管理室达到防潮防尘防火等基本要求。建立单独的档案阅览室，使档案管理室、档案阅读室、档案办公室分开设置。除此之外，完善基础档案管理设备，例如计算机、复印件、打印机、网络系统、文件夹、打包机等，为档案信息化建设工作提供优质的物质基础。

2.4加强档案信息化管理

（1）推进档案数字化和资源共享。资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

（2）创新档案信息服务手段。档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上发布需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。

（3）强化电子档案安全管理。由于网络信息系统的开放性，使得电子档案在传输过程中容易遭受来自网络各个角落的攻击，因此强化电子档案安全管理就显得尤为重要。电子档案信息以其传输快捷、便于利用等特点备受青睐，同时也给档案信息安全提出了新的问题。要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。

结束语

档案现代化管理是一项复杂的系统工程，要不断提升档案的管理和利用水平，充分运用新知识、新技术、新理念，更好地发挥档案的资源优势。

参考文献

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[3]高全忠.档案信息化建设的发展趋势[J].兰台世界，2004(4).

[4]殷雪梅.浅谈信息时代的电子档案管理[J].经济与财富，2012(1).