设计企业数字档案馆软件探讨与解析

设计企业数字档案馆软件探讨与解析

陈炳金娇章明燕

（国网浙江省电力公司杭州供电公司）

摘要：企业数字档案馆建设是档案事业发展“十二五”规划的重要内容，其建设水平体现国家信息化发展综合实力。本文提出基于服务的数字档案馆系统功能基本架构，从而对数字档案馆软件各档案功能方案进行解析，拟提升我国数字档案馆建设质量和效率。

关键词：设计企业；数字档案馆；软件

1数字档案馆软件基本框架

1.1档案种类

设计档案、总承包档案、科信标档案、设备档案、文书档案、合同档案、实物档案、声像档案、人力资源档案、图书档案。

1.2档案利用基本功能

档案归档、档案浏览、档案检索、档案借阅、档案催还、档案审批、档案下载、档案销毁。

2数字档案馆软件各档案功能方案解析

2.1设计档案

设计成品档案的归档流程是设计人员上传图纸，走项目管理系统的校审批流程，批准通过后，系统自动将设计成品档案归档至数字档案馆系统；工程归档内容：项目合同、站址及路径、可研收资材料、站址路径报告、站址路径批复、可行性研究报告（含收口版）、可研评审意见及批复、初设收资材料、初步设计（含收口版）、初设评审意见及批复、施工图、竣工图、设计服务等；以每个工程为主体进行归档（含合同编号、工程名称），目录树可以自动生成；将ISO的表格在项目设计过程中，即能随着每个节点自动生成并归档。并有相应链接，如设计输入表格，可以自动连接到原始资料。

2.2总承包档案

①项目可研，项目前期需收集的文件有工程选址及征地文件、相关的项目审批文件、项目可研等内容由系统室进行档案的采集、打印出版、归档。筹资融资文件、建设计划、招投标文件、合同评审及谈判记录、合同、协议书，各种往来函件等由计划经营室、项目管理室进行档案的采集、打印出版、归档。②初步设计阶段，收集的文件以初步设计档案为准，由各专业室、技经室进行档案的采集、打印出版、归档。③总承包合同签订，总承包合同、协议书等相关文件，由项目室进行档案的采集、打印出版、归档。④设备采购阶段，采购阶段需要归档的资料主要有：供货厂家资格评审、设备招标委托、中标通知书、设备采购合同、主设备监造合同及监造记录等由项目室进行档案的采集、打印出版、归档。⑤施工图设计阶段，由设计专业室采集、打印出版、归档。⑥施工、竣工档案，施工阶段需要归档的档案包括施工分包合同、开工报告、项目进度计划、工程开工审批文件、主要设备出厂验收报告、工程照片、投产启动报告、验收报告、竣工报告、等文件由项目室进行档案的采集、打印出版、归档。竣工图由设计专业室采集、打印出版、归档。

2.3科信标档案

科信标档案主要是对本公司的科信标项目（科技类、信用认证、ISO标准等）、专利项目、软件著作权等文件资料进行归档。①科信标项目档案，采集科信标项目的任务单、科信标申报资料、科信标审批意见、相关证书等，由项目负责人负责整理、归档。②专利资料档案，采集专利项目的申报资料，专利项目结果，登记专利号、专利信息，由项目负责人负责整理、归档。③软件著作权资料档案，采集软件著作权项目的申报资料，申请项目结果，登记软件著作号、软件著作信息，由项目负责人负责整理、归档。

2.4设备档案

设备档案主要对院里设备的基本信息、设备的领用、借用做好记录管理，以及设备的维修和报废相关文件的归档。①设备信息档案，登记设备的基本信息，如名称、编号、购买日期、负责人，采集设备购买合同、供应商信息、供应商联系人等，由项目负责人负责整理、归档。②发放借用档案，设备的领用及借阅需由设备保管人员做好记录，定期整理并归档。③设备维修档案，设备的维修时间设置自动提醒功能、维修费用、维修单位、维修人员等信息由设备保管人员做好记录、整理并归档。④设备报废档案，设备报废需设置自动提醒功能，由设备管理人员将需要报废的设备统一纳入报废库，系统自动生成报废清册，提报分管领导鉴定审批并将鉴定结果录入系统，审批同意后，报废设备。

2.5文书档案

①行政档案，根据文书档案类型进行登记，上传电子版本并归档。②生产计划档案，由计划经营室上传电子版本并归档，计划中的项目节点能自动提醒到相关的设计人员。③资质档案，资质档案是指对我院获得的各项资质进行管理归档，并在每项资质到期前一年即能自动提醒到资质管理专员。

2.6合同档案

合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，也是合同管理制度的重要组成部分，可以维护我院的合法权益。合同可分为工程合同、采购合同和其他合同。①工程合同档案，采集我院所有的工程合同（总承包合同单列），由合同管理人员在合同签订后，将合同电子版、签字盖章页的扫描件整理、归档。②采购合同档案，采集我院所有设备的采购合同，由合同管理人员在合同签订后，将合同电子版、签字盖章页的扫描件、采购单位相关信息整理、归档。③其它合同档案，采集我院所有的其它合同，由合同管理人员在合同签订后，将合同电子版、签字盖章页的扫描件、合同签订单位相关信息，整理并归档。

2.7实物档案

实物档案主要是管理并收集我院及个人获得的荣誉、奖杯、奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉册、证书、奖牌、匾、合格证、奖杯等各类荣誉物品。①荣誉档案，这些荣誉物品经拍照，电子版归入数字档案馆系统，并要求数字档案馆可以提供各条目按序号、获奖单位、授予部门、荣誉称号、获奖实物种类、获奖时间、获奖部门、获奖个人等信息进行多元化的顺序排列和查询。将实物装柜保存。

②其它档案，非荣誉档案的其它实物档案，由档案管理人员及时在数字档案馆系统登记归档并将实物装柜保存。

2.8声像档案

声像档案是针对设计院是指在日常生产活动中形成的，具有保存价值的，以录音、影像、图片等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明，图文并茂的历史记录。①公司活动，记录公司日常所发生的活动影音、影像资料，如公司开业、周年庆、员工生日、集体活动等日常影像资料，并提供预览图供具有权限的员工浏览查看。②领导视察，记录各相关部门领导、专家、学者到公司来访、视察工作等提升公司形象的重要影视资料，并提供预览图供具有权限的员工浏览查看。③会议记录（录音、影像、图片类），采集记录我院重要会议的影像资料，并提供预览图供具有权限的员工浏览查看。

2.9人事档案

人事档案记述和反映个人经历、劳动合同和资质，主要是由人力资源专职在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、资质、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。①劳动合同，在数字档案馆系统中录入劳动合同的开始日期、结束日期以及带签名的劳动合同扫描版本，并在劳动合同到期前三个月设置有自动提醒功能。②简历管理，

采集记录员工的身份证、学历证书、职称证书、工作经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，数字档案馆系统能提供每位员工的完整资料，如原单位、原职位、原岗位、新单位、新职位、新岗位，起止日期等简历信息，并可供具有权限的员工浏览查看。③资质管理，采集记录有个人资质员工的详细资质信息（注册电气工程师、注册建筑师、注册结构师、注册咨询工程师、注册造价师等），含资质时间信息、图章管理、继续再教育信息。并有资质到期时间和继续再教育时间的自动提醒功能。采集记录中级职称以上员工的职称信息，及时提醒他们晋级时间和信息，并可供具有权限的员工浏览查看。④奖惩管理，采集记录员工在本单位的奖惩情况，登记奖惩的日期、内容，为日后选拔任用提供参考。⑤培训管理，采集院培训、员工个人培训的时间、地点、费用、培训的收获总结、培训资料（如培训讲义等），并可供具有权限的员工浏览查看，扩大培训的效果和作用。