信息化时代办公室档案管理工作的创新浅谈

信息化时代办公室档案管理工作的创新浅谈

颜景嘉

江苏连云港市总工会江苏连云港222002

摘要：办公室档案管理是企业管理的重要内容，加强档案管理能够为人事管理提供可靠的信息支持。在信息化时代，办公室档案管理工作内容更加繁多，要想适应人事管理的需求，就一定要采取有效的措施来创新档案管理工作，要充分利用信息化手段来进行改革，让办公室档案管理能够适应时代的发展。本文根据笔者工作实践，对信息化时代办公室档案管理工作的创新进行了分析和探讨。

关键词：信息化；办公室；档案；管理；创新

一、现阶段办公室档案管理工作存在的问题

（一）办公室档案管理工作与信息化社会不相适应。在信息化时代，办公室档案管理工作的范围越来越大，工作内容越来越多，整个部门面临着更大的工作压力，信息化的发展给办公室的档案管理工作带来了一定的挑战，只有充分利用信息技术和信息手段才能够提高办公室档案管理工作的效率和质量。但是从实际的情况来看，很多企业在办公室档案管理工作中并没有充分利用各种信息技术和信息手段，档案管理的信息化程度较低，导致档案管理工作的整体水平偏低，和现代社会不相适应。

（二）办公室档案管理工作人员具备的信息技术能力不足。信息化时代要想充分利用信息技术和信息手段来创新办公室档案的管理工作，就要求办公室档案管理具备高素质的信息人才，充分利用信息化手段来促进档案管理的发展。但是从实际的情况来看，很多企业对办公室的档案管理工作不够重视，认为现有的办公室档案管理已经具有完善的体系，所以不需要引入专业的人才来进行管理创新，这种不正确的思想严重影响了档案管理的信息化发展，缺乏专业人才，档案管理工作人员的信息化技术能力普遍偏低，严重影响了档案管理的效率。

二、信息化时代办公室档案管理工作的创新措施

（一）提高档案管理人员的创新意识和信息化技术水平。信息化时代要创新办公室档案管理工作，首先要提高档案管理人员的创新意识和信息化技术水平。信息化时代办公室档案管理工作需要高素质的人才，所以要转变档案管理人员的思想观念，让所有的工作人员都能够认识到档案管理工作的重要性，增强工作人员对档案管理工作的认知水平和敏感程度，这样才能全身心投入到档案管理的工作中。另外，还要不断提升档案管理人员的综合素质，尤其是信息化技术水平，信息化时代办公室档案管理也应当与时俱进，加强档案管理的信息化程度，这就要求相关的管理人员具备良好的信息化技术能力，因此需要加强对档案管理人员的培训，树立终身学习意识，随着时代的发展来不断提升自身的专业知识以及专业技能，这样才有能力积极参与到信息化档案管理中。

（二）加强办公室电子档案管理。信息化时代办公室档案管理要改变传统的服务方式，要转变以往以纸质档案为主的服务方式，加强电子档案管理。因此，可以建立档案管网站，及时收集相关的档案信息和数据，实现档案管理的网络化和电子化。创建电子档案数据中心，对所有部门的电子档案进行统一管理，实现信息的共享，通过网站就能够快速、高效地查询相关的信息。和纸质档案相比，电子档案的保存更为长久，不会像纸质档案一样因纸质损坏而丢失信息。此外，电子信息在信息采集、整理和归档等方面的工作也更加便捷，能够真正实现档案管理的高效率，减轻管理人员的工作量。此外，可以在线采集各种数据信息和资料，并开展在线服务，这样就能够让档案的作用得到充分发挥，让档案管理发挥真正的用途，提高档案资源的利用率，实现其应有的价值。

（三）建立档案管理信息共享系统。信息化时代办公室档案管理工作要扩大管理的范围，建立档案管理信息的共享系统。信息化时代的档案管理并不是简单地将档案收集保管起来，还要加强对档案的利用，所以需要适当扩大档案管理的范围。办公室档案管理要建立信息共享系统，充分利用现代化的信息技术来管理档案，创建有效的反馈机制，让档案信息的利用更加便捷，改善信息档案的利用方式。在档案管理信息共享系统中，对于特殊部门可以提供一些在线服务，让这些部门能够足不出户就得到想要的信息，非常便捷，以此来更好促进部门的发展。建立档案管理信息共享系统也要求创新工作环节，在档案的收集、整理和利用的全过程都要充分利用信息化的技术。

(四)做好安全和保密工作。安全问题对档案工作信息化非常重要，要引起高度的重视。安全问题一般表现在以下几个方面：一是在档案工作信息化过程中，有的人只关注档案信息的使用方便不方便，而往往忽视了最重要的安全和保密问题，有的则重点关注档案本身，而对于使用人、管理人等关注不多，这些都会影响档案信息的安全。二是在档案信息管理过程中会出现个人档案信息泄露或弄虚作假等问题，这不容忽视。出现这种情况，很大一部分原因是由于对于个人档案信息取阅不规范、程序不严格造成的。三是在对档案信息化加工外包过程中出现风险问题。档案管理部门存有大量的涉密文件和需要保密的档案资料，在进行信息化加工业务外包服务时，有可能会出现档案的泄密问题；同时，档案外包服务公司的技术水平不高也可能会带来档案信息的质量风险问题。解决以上问题，要从以下几方面入手。一是要提高相关人员的安全保密意识，高度重视档案信息收集、管理、使用等各环节的安全保密工作。二是严格各项安全保密制度。每一项流程都必须严格执行，只有制度和流程严格了，才能最大限度地降低安全和保密风险。三是要提高人员的能力水平，只有具备了过硬的管理和技术水平，才能做好档案信息化工作。档案信息化工作人员要进行信息技术、网络安全技术等培训，要对相关标准和管理工作规章制度进行学习。没有一支业务素质高、责任心强的档案信息化工作人员队伍，就不能确保档案工作信息化建设的顺利进行。四是要慎重选择档案信息化外包公司，要加强各项审查，尤其是保密资质一定要重点审核，因为这是档案工作信息化加工业务外包的前提，是防止失泄密的有效手段。在工作过程中，还要派人全程参与和加强对外包公司的监管。五是要加大经费投入力度。要争取相关经费，对档案信息化加工设备、专业人员培训进行大力投入，建设一支设备优、技术强、人才足的档案信息化建设团队。

（四）挖掘信息价值。对档案信息的挖掘和利用是实现档案价值的必然要求。在实际工作中，许多非常有价值的档案信息被搁置起来，非常多的档案信息历史文化价值没有被开发，大量有价值的档案资源等待档案工作人员去深入挖掘。档案信息化管理工作能够把档案信息全程较好地记录下来，并能实现档案信息资源高效挖掘利用与互通互享，对经济社会的发展起到重要的推动作用。因此，作为档案信息化工作者或档案工作研究者一定要静下心来专注对档案信息资源价值进行研究，要把档案信息对当地经济社会发展的支持作用发挥出来。要强化档案信息挖掘利用意识和理念，克服“等、靠”思想，主动把静态的档案信息转化为动态的信息，实现档案信息资源的开发和价值利用；同时要高度重视档案信息作为史料的作用。在确保档案信息化建设和安全运行的前提下，结合实际，综合运用先进技术，强化档案信息化数据库管理、分类储存、按类检索、实时传递、共享利用等，更好地提高档案信息的利用价值和服务能力，实现档案信息利用价值不断向深层次拓展。

三、结语

信息化时代办公室档案管理工作要实现创新，就要提高档案管理人员的创新意识和信息化技术水平，加强办公室电子档案管理，建立档案管理信息共享系统，才能促进办公室档案管理的信息化发展，顺应时代的发展。

[参考文献

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