信息化环境下数字化档案建设中的问题研究

信息化环境下数字化档案建设中的问题研究

夏小华季娜

浙江臻善科技股份有限公司浙江杭州310012

摘要：社会化进程加快、人类科技的进步和快速发展，档案馆数字化建设成为未来档案建设的主要方向。

关键词：信息化环境；数字档案建设；对策；

随着信息技术的发展，传统档案管理模式已受到信息时代挑战，如何能提高档案管理效率，提高人力资源利用率，提升档案资源服务，全面实现档案信息社会价值，有效整合档案资源已成为各大单位档案集中管理的迫切需求，尤其在当今全球化发展背景之下，研究数字化档案信息管理具有重要意义。

一、数字化档案管理分析及问题

1.传统数字化制作方式有；（1）直接扫描方式。对于还没有将原有纸质档案进行过缩微复制的档案部门而言，可以选择直接扫描方式，即采用扫描设备将档案原件转化为数字影像。大量标准的、纸张质量较好的档案可选用高速扫描仪，少数珍贵的、纸张质量较差的档案可选用平板扫描仪采集影像。如果条件许可或者出于增加备份的需要，可以先进行缩微复制，然后利用缩微胶片转化成数字图像。（2）缩微转化方式。对于已进行过缩微复制的档案而言，则可以直接选择缩微转化方式，即采用专用扫描设备将缩微胶片上的影像转换成数字影像。因此，我们可以依据纸质档案的质量及利用程度，选择是否进行全文识别。如果档案形成的时间短、数量少、清晰度高、原文图像利用率低，并且大多是印刷体，可以选择第一种手段；反之，如果档案形成的时间长、数量大、形式多、原文图像利用率高，并且大多为历史档案，在条件不许可的情况下就没有必要再进行全文识别。

2.网络传输文件材料不安全。网络信息发展如此迅速，在给我们带来便利的同时，也有负面影响。网络黑客就是网络信息发展负面影响之一，网络黑客经常攻击他们所感兴趣网站，从中获取有利价值信息，从中获取有利价值信息，一旦通过网络渠道进行传递，就要面临被黑客攻击的风险。一旦此种现象发生，会给单位造成档案管理材料流失，严重者将会直接影响单位内部经济效益。网络黑客问题无法避免，目前以网络信息安全程度来看，信息网络传递不能得到安全保障。

3.归档保存不及时。目前，几乎所有企事业单位都以为网络技术为办公载体，进行全自动化管理，这一系统能在各部门单位成功运行，主要依靠单位内部主管部门软件设计实现。在文件档案管理中，可能会出现单位正在使用的档案管理系统与主管部门档案管理系统不兼容现象，在不同软件环境控制下，无法及时读取档案信息，不能及时对档案信息进行转换，归档，保存，导致原始档案信息无法通过电子采集方式录入其中，从某种程度上造成工作困难。

二、数字化档案建设基本要求

1.目前数字化档案馆功能使用状况。随着档案发展的需要，现在越来越多的省级政府机构档案馆、国家重点企业档案馆和大型图书馆都采用数字化管理。虽然采用的软件和硬件趋于国内主流产品，但国内数字化档案馆仍旧处于开发利用阶段，开发运用和管理运用方面还有待于改善，未在真正意义上达到数字化的要求。主要处于以下利用阶段，一是档案馆安装了档案管理系统，档案馆库房还是原有建造的库房，只是采用代码和档号的查询使用方式，找到库房的对应位置存取和保管档案；二是档案馆是全新建设，在档案管理软件的支持下，库房采用电控，档案的存档和管理还是使用传统模式；三是档案馆只是在库房安装了先进的温控、湿控设备，通过电脑可以监控库房的温度、湿度等；四是档案馆比较先进，独立建设了档案大楼，有信息管理机房，库房、数字档案扫描中、心展馆等、查询馆等。

2.数字化档案馆的要求。要真正的建设数字化档案馆，在功能需求上要满足以下要求：（1）信息机房要求。①有专用信息管理服务器机房。机房要求按专用信息机房建设，通风空调、防雷系统功能完善，电路使用强电弱电隔离。机房除原有电源和通信通道外需预留备用通道。②有专用的档案管理服务器，服务器要求性能稳定、具有可扩充性，网络接入具备光钎接入功能，电源有冗余功能。③服务器分为主用和备用服务器，一台服务器故障保证无间断切换。并且有在线同步自动备份功能。④有专用的网络防火墙和高速网络交换机，满足档案数字管理和使用要求。⑤机房电源要求双电源供电，并配置智能UPS系统，外部电源与UPS实现不间断切换。UPS保证外部电源中断情况下能保持持续供电2小时，以证档案服务器持续可靠供电。档案机房需要内网与外网物理隔离，保证档案系统及机密档案的安全性。（2）库房要求。a具备档案库房的建设的强制性要求，具备足够的抗震能力。b库房内密集架结构结实稳定，最好使用钢结构密集架，接触边缘有强力密封条，不易损坏。c库房内密集架移动两侧具有固定闭锁功能，强压下不易移位。d密集架使用智能电控的，必须安装防爆和防火装置。e具有门禁系统和刷卡式存取智能密集架的，须有掉电自解锁功能。f库房通风系统、温控、湿控系统完善（最好选用远程电脑监控）。g库房内设置专门取电室和空调室，公共空间不设取电插座，线路排放使用暗排，并且预留备用通道，并做好防鼠隔离措施。h库房的字画档案、古籍档案以及实物档案与常规档案分别使用不同库房。i档案库房、阅览室、工作间要相互隔离。

3.工作台与数字化处理中心。（1）根据档案馆的大小、档案处理数量以及工作人员数量合理配置一定数量的电脑、打印机、复印机、扫描仪、数码摄像机、刻录机以及视频处理系统等常用自动办公设备。（2）数字化中心使用电脑实现内外网络物理隔离。（3）根据档案密级的不同，隔离档案数字化处理空间，设定工作人员的档案管理系统权限，防止密级档案泄密。

4.档案管理员在档案管理过程中，既有保证档案实体、档案信息和档案设备安全的责任，又要有保护自己的人身安全和档案利用者人身安全的责任。

三、信息化环境下加强数字档案建设的对策

1.创设法制环境。为确保档案信息资源建设的各项工作高效、稳定、健康发展，我们在研究采集工程系统框架和运行方式的基础上，最为根本的是不折不扣地贯彻执行关于档案工作的有关法律法规，同时注重依法优化档案信息采集的环境。档案信息采集是一项需要耐心细致说服的复杂的系统工程。

2.构建档案信息的收集平台。档案管理部门要建立资源建设的网络工作体系。档案管理部门，义不容辞是网络平台的主体。这个主体应充分发挥主体的能动性，多方联络，设法联系，把档案信息采集工作辐射到各有关部门或单位、基层组织、社会团体、经济组织、社会民众、各界人士，为档案采集输送信息。要广泛宣传，提高档案工作的社会认知度。虽然现阶段的档案，在社会上和人民群众的心目中有一定的认知度，并得到认可，但还要进一步加大宣传力度。除了坚持以往的有效宣传形式外，还应该在以下三个方面加强：一是定期不定时适时召开各种形式的座谈会，既宣传发动又组织“货源”；二是主动联手联席、积极参与重大活动，及时捕捉档案信息，深度开发档案资源；三是在网络平台上宣传，利用网络收集档案信息。

3.档案管理人员要增强档案信息安全意识，树立全面的、科学的、发展的档案信息安全观，是档案信息安全的思想基础，要通过专业知识的培训、宣传教育等学习手段，提高档案管理人员的相关知识，逐步培养和强化档案信息安全意识。

建设数字化档案既有人的主观意识的因素，也有新事物发展客观规律的作用。但是，提高认识，克服障碍，坚定地推进数字档案建设，是我们必须承担并完成好的历史任务。

参考文献：

[1]周生琼.信息时代档案管理人员应具备的素质要求.2016.

[2]冯斌.基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究.2017.