档案信息化建设的发展趋势肖彩红

档案信息化建设的发展趋势肖彩红

肖彩红

（广东电网有限责任公司东莞樟木头供电分局）

摘要：档案管理是关系到国家信息化发展的重要内容，对社会发展及科学技术进步能够起到关键的影响作用。随着新时期计算机技术的发展及信息化在各行业中的有效应用，档案管理工作面临着新的变革，做好档案信息的整理、归档，实现对信息内容的进一步管理成为档案管理工作未来的发展重点。为适应发展需要，档案管理工作面临着进一步的改革，针对档案管理工作发展现状及产生的问题进行有效地分析，利用计算机发展技术推动档案工作朝着信息化的方向发展。本文首先对档案信息化建设的重要性进行有效阐述，结合档案信息化管理中存在的问题提出相应的解决方案，提升档案管理信息化建设。

关键词：档案管理；信息化；建设发展；研究分析

摘要：随着社会经济的发展需要，我国信息化产业发展愈加繁荣，为人们营造方便、快捷的生活环境外，也带动了各行业的大力发展。纵观目前档案管理工作方式，传统的档案管理工作方式已经不适合新时期档案工作的开展，使档案管理工作在社会发展新时期面临着新的挑战。计算机技术的发展改善了传统档案管理的形式，在纸质档案基础上增加了电子档案，由于电子档案信息共享和保存的时间相对来说很难控制，再加上大量的纸质档案电子档案的出现增加了档案管理工作的难度，因此实现档案信息化管理十分必要。针对现阶段档案管理人员对信息化管理流程不熟悉，难以有效使用信息化管理手段的情况，应提高档案管理人员的业务素养，为档案信息化管理奠定基础。

一、档案管理的重要内容

1.1档案管理心喜欢管理的内涵

总体来看，新时期实现档案管理信息化主要包括以下内容：首先要实现档案管理的网络化和数字化发展；其次要将一体化发展模式应用到档案管理工作中，实现对信息的接收、传递、存储和利用一体化；再次借助计算机技术提高档案信息内容的共享；最后借助对档案信息化的管理对档案管理工作进行有效改革。

1.2档案信息化的特点

档案信息化建设不同于以往的档案管理手段，是一种借助于数据库技术、数据压缩技术和高速扫描等技术手段对纸质文件、声像文件等做归档处理的工作方式，力求做好对信息内容的处理。，将信息内容组成有序的信息库。档案信息化建设还需要利用电子网络远程程序实现获取信息，方便用户对档案信息内容的使用。

二、档案信息化管理的必要性

2.1响应时代发展要求

随着环境不断变化，愈加复杂的环境给档案管理工作提出新的管理要求：档案管理工作要能够顺应时代发展，不断完善工作中的不足，提升档案工作质量，对管理提供良好的服务。加强档案信息化建设是响应我国信息化建设发展做出的决定，利用信息化管理能够有效提升档案管理工作效率，提高其服务水平。在进行档案信息化工作中，应考虑采取有效的手段降低信息加工的费用，使企业发展更能顺应时代发展，改善不足，提高工作质量。

2.2变革传统的管理方式

新时期社会发展迎来信息化时代，计算机技术的发展加上新媒体行业的兴起，每天都会产生大量的信息，信息存在的方式再不是传统的纸质的方式，大量电子信息的出现，要求对进一步提升信息内容的筛选、总结、审查等工作效率，对档案管理工作提出了更高的要求。因此，传统的档案管理工作不能满足国家信息化建设的发展要求，需要采取信息化管理手段保证档案管理工作信息的完整和全面，通过计算机网络技术控制促进整体工作的完整实施，对档案管理进行全面控制。

2.3推动档案管理向专业化、网络化发展

在传统的档案管理中，多为纸质材料，当要对档案信息进行查阅时，需要到指定的档案管理地点借阅档案，根据相关的借阅管理规定到期归还。虽然提供了档案服务功能，但是影响了档案材料在其他工作中的作用，影响管理工作的开展。采取信息化的管理方式，能够保证信息的共享和管理与实体管理之间的分离，转变了档案信息的服务模式，节约了档案管理工作人员的实践，让档案管理人员将时间用在档案开发和利用工作中。

三、档案信息化建设中面临的问题

3.1资金投入不够

档案信息化建设需要足够的资金支持，引进设备，为档案管理工作人员提供相应的硬件支持。但就目前档案信息化管理看，很多企业并没有投入足够的资金，购买相应的设备。严重存在档案库房地域狭窄，硬件设施简陋的问题，很多计算机设备多为旧设备，计算机使用速度无法保证信息化管理，没有达到档案信息化管理的要求。资金投入是制约档案信息化建设工作的重要内容，因此要想做好信息化建设工作，就要投入足够的资金。

3.2领导重视程度不够

很多单位领导对档案信息化管理不够重视，认为档案管理是一项可有可无的工作，没有认识到档案管理工作能够促进企业发展，提升企业经济效益和社会效益的重要性。很多单位在进行单位内部管理改革时，将档案管理部门作为调整的基础，档案工作人员担任多项工作职务，没有足够的时间进行档案信息化建设的工作和学习，使自身的信息化管理知识不能及时更新，跟紧时代发展的步伐，响应社会发展对管理提出的要求。

3.3没有配套的软件体系，知识结构不牢固

目前大多数企业内部的档案管理工作依然使用传统的管理模式，工作人员依然沿用传统的档案管理工作方法，一是由于单位内部没有配备相应的软件设施，很多单位中软件不配套，使用标准不一，很难达到使用要求上的统一。二是管理工作人员对信息化管理建设没有足够的认识，缺乏计算机使用技能及信息化管理方面的知识，导致档案信息化建设工作不到位。档案信息化建设是新时期档案管理必将面临的改革，也是促进档案管理工作不断提高工作效率的有效途径。因此，推动档案信息化不仅是应社会要求，更是推动档案管理工作迈向更高的发展台阶。

四、有效进行档案信息化建设的途径

4.1建立有效的领导共走体系

档案管理工作开展的初衷就是为社会服务，档案管理工作要能够促进企业的发展，为企业做好服务工作。要能够在实际中利用档案检验档案管理工作的质量，建立健全领导工作体系和网络体系，由领导对档案信息化部门进行管理、审查和组织，做好信息资源的开发利用和信息归档。

4.2提升档案管理工作的开放性

现如今是信息快速发展时代，要想做好档案信息化建设工作，就要改变传统的以提供信息为主的工作出发点，将选择信息作为档案信息化建设的重点，全面推进档案管理工作的进行。建立一个结构严谨、系统完备、信息准确的综合管理体系，对系统中产生的信息进行有效归档，为档案信息化管理提供新方法、新途径，实现标准化、合理化、科学化的档案信息化建设。

4.3以档案信息化建设促进企业发展

新时期进行档案信息化管理不仅要能够为企业提供服务，还应利用档案信息化建设推动企业的发展。档案管理与企业发展建设有着密切的联系，进行档案管理能够推动信息的开发与使用，成为企业生产与经营的动力。进行档案管理是进行档案管理工作开展的基础，实现档案信息化建设为生产力才是工作开展的目的。因此，档案信息化建设要结合实际情况，有效分析档案管理工作中的问题，构建使用价值的管理系统，提升档案管理服务功能与使用功能。

4.4加强培养现代化管理人才建设

从目前档案管理工作人员的学历看，具有档案管理专业学历的人才非常少，对档案信息化管理建设产生了消极的影响。针对这样的情况，要加大培养专业化管理人员的力度，招聘具有档案管理学历的专业人才。同时，重视企业内部具有较强工作能力的档案管理人才，不断开展培训活动，提升档案管理人员的信息化建设意识及技术操作能力，全面推进档案信息化管理工作的开展。

结束语

档案信息化建设是保证行业良好发展的根本内容，进行档案信息化建设要结合实际问题，在有效分析的基础上，采取有效的手段，使档案信息化建设发展能够适应发展需要，满足人们的生活。

参考文献

[1]王玉梅，张丽.谈如何提高企业档案信息能力[J].包钢科技，2008（02）.

[2]周淑华.谈如何加强企业档案信息化建设[J].黑龙江档案，2011（03）.

[3]张学富.如何加强档案管理工作的进一步完善[J].魅力中国，2013（23）：381.