浅谈如何做好新形势下县供电企业办公室工作

浅谈如何做好新形势下县供电企业办公室工作

张明玉井锟李伟席经纬马雷

国网安徽省电力有限公司颍上县供电公司阜阳颍上236200

摘要：办公室人员还应该树立终身学习的理念，不断地学习办公业务知识，主动了解专业知识，提高与职能部门和生产单位进行工作交流的能力，从而不断提高执行能力，努力做好办公室工作。

关键词：电力公司办公室工作执行能力

办公室是企业的综合性管理部门，既要参与企业经营管理，又要进行日常事务管理。办公室的主要职能为监督、服务、信息处理和协调。笔者在电力公司办公室工作，积累了一些办公室工作方面的经验，认为提高办公室人员的执行能力是做好办公室工作的关键。

1、树立全局意识，重点做好关系协调工作

要提高执行能力，首先，要有全局意识，注重做好办公室的关系协调工作。在一般的行政管理体系中，各部门按层次型功能框架建立，各职能领域之间保持独立，无责任关系，主要负责对象为单位领导。虽然各部门之间各司其政，互不干涉，但是在实际工作中，很多事务的处理却非一个部门所能完成，各部门之间要相互联系，需要办公室对各部门关系做好协调工作。

电力企业办公室的工作涉及面广、头绪多，具有综合性强的特点，搞好综合协调，使工作有秩序、有节奏地进行非常重要。总体来说，电力企业办公室的关系协调工作形式多种多样，一般可分为纵向协调和横向协调。所谓纵向协调，即协调所在单位各职能部门与分公司和生产单位、协调单位领导层与生产基层单位之间的关系，上令下达、下情上达，协调的是上下关系；横向协调即协调单位各职能部门之间、分公司与分公司之间、生产单位与生产单位之间的关系，协调的是一种平衡关系。

2、苦练内功，不断提升自我

办公室人员要提高自身的执行力，必须具备良好的政治素质、业务素质和无私奉献的精神，要有高度的工作责任感和严谨务实的工作态度。要具有强烈的时间观念和效率观念，做事雷厉风行，要不断地加强党和政府的各项方针政策及业务学习提高工作能力和社交能力。

随着形势的发展，新情况、新问题、新知识层出不穷，这就要求办公室人员不断地提高综合能力。办公室人员要提高办公能力和服务水平，既要成为办公室自身业务的行家，又要了解各类知识，做到博学多艺。办公室人员还必须在深化本职工作的基础上，对其他方面的知识做适度扩展，以不断提高解决问题和综合协调的能力，不断提高工作效率和服务水平。

在当前信息化的背景下，各类办公应用软件和网络软件层出不穷。因此，提高软件应用能力也是办公室人员的当务之急。办公室工作人员对一些常见的软件如word、Excel、PowerPoint等应熟练掌握，而对一些计算机硬件和网络方面的知识也应适度了解，以增强信息接受和处理问题的能力。

3、适应信息化要求，加强信息化办公

随着计算机和网络技术的飞速发展，办公自动化已经进入了网络化的阶段。办公室人员必须适应办公自动化发展的要求，强化信息化办公的水平。

根据不同的业务性质，办公自动化主要有三种任务，即办公事务处理、信息加工与管理和决策。当前，办公自动化系统都是依靠计算机网络，特别是局域网为基础进行建设的。依靠计算机和网络为硬件基础的办公自动化系统，还要依靠办公自动化软件作为支撑。为了提高行政管理的工作效率和服务质量，出现了基于计算机和网络的行政办公管理系统。

行政办公管理系统具有信息广泛共享、信息处理自动化程度高、信息传递便利快捷等特点。由于网络行政办公管理系统覆盖办公室工作的各个环节，办公室人员必须熟练应用网络行政办公管理系统。从日常工作中的文件收发、起草、归档、查询，到领导日程安排、信息收集上报、对内对外交流接待安排、信访督查、会议室管理、领导用车管理等等，都要求办公室人员通过行政办公管理系统中的公文管理、会议管理、领导日程管理等模块来实现网上办公。办公室工作人员还要通过通讯录、工作日程也等人办公管理模块实现对个人事务的管理。此外，办公室人员还应该掌握部门请示报告的审批等部门事务处理模块在工作中的应用。

4、变繁杂为秩序，做好日常事务的分类管理

办公室工作千头万绪，十分繁杂。如何变纷繁的事务为有秩序的工作，从而提高办公效率，记好办公日志、做好分类管理是必不可少的手段。要做好办公室工作记录，详细记录每天所发生的事情。定期或不定期对办公日志进行整理，有价值的信息录入分类管理文件夹，重要事件录入大事记中。要根据实际建立不同的电子文件夹。把待办之事，集中登记并保存电子文档，便于了解掌握待办工作的进展情况。纸质材料要分类标识存放。这样可以分类处理，为领导、相关部门提供快捷、准确及周全的高水平服务。面对繁杂而又琐碎的工作，只有讲究工作程序化、规范化和信息化，才能适应快节奏的工作要求，使繁杂琐碎无序的工作程序化，使表面上没有规划分散的工作规范化，做到轻重缓急安排有当，精干高效。

办公室工作纷繁复杂，要提高办公室人员的执行能力，除了上面所谈到的四项主要措施外，还可以从工作制度化、正确定位角色等方面不断提升办公室人员的能力。此外，办公室人员还应该树立终身学习的理念，不断地学习办公业务知识，主动了解专业知识，提高与职能部门和生产单位进行工作交流的能力，从而不断提高执行能力，努力做好办公室工作。