浅谈地方高校成人教育的档案管理

浅谈地方高校成人教育的档案管理

关国印

◎关国印（绥化学院旅游与资源管理系，黑龙江绥化152061）

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1673-0992（2011）01-006-01

摘要：成人教育档案是高校成人教育的重要基础工作，是反映成教教学管理和教学活动的真实记录。本文着重论述了当前成人教育教学档案管理存在的问题，并提出了加强成人高校教学档案建设的优化措施。

关键词：成人教育；档案管理；存在问题；解决对策

成人教育档案作为高校档案的一个重要组成部分，是反映成人教育管理和教学活动的真实记录，是成人教育事业不断发展的见证。因此，科学管理成教档案，既是成人教育管理的重要内容，也是提高教学与学生管理水平的需要。那么，如何搞好成人教育档案管理，使之更好地为成人教育事业发展服务，也成为摆在我们成人教育管理工作者面前的一个重要课题。

一、地方高校成人教育档案存在问题

（一）缺乏档案意识，归档不完整、不系统。

某些高校成人教育的档案收集不够系统，完整，不是缺少这部分就是那部分，常常是有头无尾；有的高校则存在收集资料分不清主次问题，就像哲学中的抓不住主要矛盾，而主要矛盾常常又是事情的关键，花大力气收集来的材料没有实用价值和保存意义，从而导致大量人力财力的浪费，造成不必要的损失。所有这些问题的存在归根结底是因为校院领导或者档案管理欠缺档案意识，对档案的价值与作用认识不到位，从而也就造成了档案材料的不完整。

（二）档案管理的模式陈旧，水平低下。

大多数地方高校仍沿用陈旧的管理方法，管理人员不专业，内容单一，加上硬件条件的不足，查询和使用方法落后，远远不能满足成人教育发展的要求。

（三）从业人员的专业技能弱。

首先，高校成人教育档案从业人员队伍中缺乏高素质人才，本科以上学历的人才数量较少，硕士、博士学历人才在很多高校中甚至处于空白状态；其次，人才结构不合理，致使从业人员的专业技能整体偏低；再次，培养体系不完善，缺乏专业培训机构和人才培养规划。缺乏正规的指导和系统的规划，没有系统的管理,导致档案管理混乱中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙于日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案,这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击,同时使得档案材料的真实性大打折扣,失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件的和材料自行保管,不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。

（四）对成人教育档案的建设与管理重视不够。

主要表现在两个方面：一是长期以来许多高校的成人教育档案管理工作只重视对学校层面教学档案的建设与管理，也就是只重视对反映学校基本历史面貌、重大事件、重要工作、全局性的、具有长远利用和参考价值的教学档案进行管理，忽视了对成教教学单位日常性教学档案的建设与管理；二是一些院系领导档案意识不强，只注重教学工作，不重视教学档案工作，造成成人教育档案管理职责不清，分工不明，影响成人教育教学档案工作的正常开展。

（五）缺少专职人员。

成人教育档案初步的收集、整理工作主要集中在系院部里，由于部分高校系院部没有配置成人教育专业人员，仅由教学秘书兼任。教学秘书主要负责教学管理关注教学档案的精力有限，加之大部分教学秘书未受过档案专业培训，很难按照归档要求去做。这些因素直接影响到移交给档案馆的材料的质量，给成人教育档案的管理与利用带来诸多不便。

（六）档案硬件设施欠缺。

近年来，随着计算机及网络技术在管理中广运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络术管理成人教育档案的高校较少，基本还采用手收集、查找，不利于档案的收集和利用。另高校成人教育档案室建设不标准、不规范，档案柜旧老化，档案保管条件简陋。

二、整改对策

（一）加强学习，提高认识。

各部门应认真学习《档案法》、《档案实施办法》以及其他有关档案工作的法律、法规，充分认识档案综合管理工作的重要性和必要性，把贯彻执行档案法律、法规纳入依法治校的轨道上来，使广大干部学法、懂法、执法，提高教职工群体的档案管理意识。

（二）加强制度建设。

成人教育档案管理部门要做到文件材料管理有序，合理分类存放，使文件材料来龙去脉清晰，为立卷归档工作奠定良好的基础。要建立成人教育档案管理的各项规章制度，建立归档范围，建立各级档案网络组织，使成人教育档案管理有章可循，形成人人负责，层层把关，齐抓共管的良好局面。

（三）加强硬件设施建设。

为了适应现代成人教育档案资料大容量、繁琐、复杂的特点，传统的以手工为主的档案管理方式与之不相适应，成人教育档案管理必须应用现代化的信息技术手段进行档案管理，使档案的收集、整理、保存和查询使用电子化、网络化，实现成人教育档案的信息化与资源共享。现代化的管理手段，使之不但能准确、系统地查找到所需要的有关档案资料，而且能做到及时、省时，更好地为成人教育工作服务。

（三）提高档案管理人员业务素质。

一是制定人才培养计划，确定培养的途径和方法，活化用人机制，制定鼓励人才奋发向上的政策，充分调动档案工作人员学习电子技术、档案理论、行政管理等相关知识的积极性，更新知识结构，提高信息获取和加工能力，积极开展高层次的咨询服务，使成人教育档案的资源优势真正转化为信息优势，推动学校档案管理工作步入规范化轨道。二是善于学习，不断掌握新知识，运用档案学科新理论、新技术指导和改进教学档案工作，并努力实现工作理念、知识结构和工作技能同步更新，为教学档案规范化管理提供保障。

（四）加速进行教学档案管理的现代化。

随着成人教育的大发展，管理人员工作量不断增加，传统的档案管理模式和手工操作方法越来越不适应，从繁杂的事务中解脱出来、运用信息技术为教学档案管理服务成为必然选择。只有科学的、规范的教学管理，才能形成完整、准确的档案。

(五)注重收集，科学管理。

一注重收集：可以采用平时归卷和期末归档相结合的方法。平时归卷就是对日常工作中产生的文件材料随办随收集整理，期末归档就是学期或学年结束后对文件材料进行集中归档。二科学管理：严格按照档案管理制度开展成人教育档案的收集、立卷、归档工作，对档案材料进行科学、规范的分类、整理，使归档材料标准化、系统化。

三、结论

高校成人教育档案管理工作是一项非常重要的工作。随着科技的进步和教育的发展，成人教育档案管理也有了更高的要求。因此,作为成人教育工作者，必须增强档案管理意识，加强档案开发利用，实现档案数字化管理，充分发挥成人教育档案的功能，为推动学校成人教育档案事业的发展做出更大贡献。

参考文献：

[1]王军芬,周春儿.信息化背景下高校成人教育档案管理的思考[J].中国成人教育,2009（7）

[2]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化,2008,(2).

作者简介：关国印（1983.11-）男，黑龙江省双城人，黑龙江省绥化学院旅游与资源管理系教学秘书。