浅议如何做好文书档案管理工作

浅议如何做好文书档案管理工作

陈艾利1蔡艳涛2

1.河北省承德市兴隆县上石洞乡人民政府河北省067200；

2.河北省承德市兴隆县北营房镇人民政府河北省067200

摘要：文书档案管理工作在一个国家的发展过程中，是必不可少的一项工作内容，我国的文书档案管理工作在国家的任何发展阶段都不断地进行着，将我国的每一次改革、每一次发展都记录了下来。传统的文书管理工作就是建立一个相关的部门，文书管理工作者根据事件的发生用文字真实的记录下来，将以时间为分类标准的档案进行封存。过去我国对文书管理工作不够重视，导致有一些文书档案在保存过程中遭到意外的破坏，丢失了一些重要的历史档案。基于对我国文书档案的保护，相关的文书档案管理部门加强了管理工作，但在档案的搜集和分类管理上还存在着有待解决的问题。

关键词：文书；档案；管理工作

文书档案管理是企业信息化建设的重要部分，对各项业务决策起到支撑作用。文书档案具有稳定的传承性，为企业可持续性发展和自主创新提供可靠的数据来源，是推动电力企业发展的重要资源与企业实现商业管理的有效途径。一些重要的文书档案承载了企业的核心价值，对企业发展起到决定性作用，因其特殊性而需按照涉密级别进行管理，因此，做好电力企业文书档案的保密管理工作至关重要。为适应电力市场发展和信息化潮流，规范电力企业文书档案的保密管理机制已成为一种必然的现实需求。

1文书档案保密管理的原则

1.1文书档案保密管理要坚持全过程控制原则

对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，是要从文书档案形成的全过程考虑，包括定密、印文、收发文、登记、投送、借文、归档与销毁等环节，都要进行管控，确保档案管理的安全、规范。

1.2文书档案保密管理要坚持分级管理原则

电力企业以安全稳定作为企业发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，严格划分保密等级，该保密的坚持保密化原则，将保密责任制落实到人，确保档案安全；该放开的部分要放开，使其获得最大化地推广利用，实现其社会价值。

1.3文书档案保密管理要坚持标准化原则

既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循电力系统内相关管理制度，实施统一的标准，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值，促进机要文书档案管理扎实有序开展。

2应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

2.1电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.2对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

3现阶段我国文书档案管理工作优化方案

3.1优化文书档案管理制度

传统的文书档案管理制度存在着一定问题，在下一发展阶段都有待提高。文书档案的管理仅仅利用以时间为分界线来进行大量档案的管理存放，这种方式虽然简单易行，但由于所需整理存放的文书档案数量过多，这样进行分类太过于笼统化，使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类，先以时间为大的分界线将档案大致的分出，再根据事件的类型进一步分类，最终使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的工作内容与注意事项，没有对所有的工作项目进行人员数量的分配，导致有些工作项目中所用的工作人员过多，造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时，就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员，使每一项工作都能高效地进行，每名文书档案管理工作者都各司其职。

3.2培养管理人员的学习能力

在新时代的引领下，对所有工作者的学习能力都有很高的要求，所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求，只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以，所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展，就要进行不断的学习，只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者，在工作过程中要对新事物不断的学习，所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解，这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视，所有的工作者都需要学习现代化的技术，这些技术将在日后的工作过程中得到应用。

3.3利用现代化技术进行文案管理工作

所谓的现代化技术最多的指对网络的应用，网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术，它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中，将使文书档案的整理与分析更加精准化，减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台，一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到，使我国文书档案工作更加顺利的进行。

3.4建立相关部门间的沟通联系机制

建立一个完善的责任保证体系和监督管理网络，其中档案管理部门起到中枢和主导作用，全过程参与管理，即管理坐标的原点；横向由岗位责任制来约束各部门其相关人员的行为，保证所经办文件责任落实到人，保密工作有据可循；纵向由相关领导牵头，协调规范各部门人员行为，确保严格按照制度规定，完善资源整合，落实文书档案保密管理工作。

3.5强化文书档案的信息化管理

档案信息化是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，在制度范围内实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。根据文书档案管理的要求，加强研究，加大科技投入，引进文书档案接收、保管、利用的技术方法，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换；严格按照制度规定，制定信息化档案管理办法，明确档案级别，形成数据化档案；必须做到档案管理软件的慎重选择、推广，提高保密防范能力和技术水平，加快推进信息系统防护体系建设，既确保推广性，又保证保密管理的安全性。

总之，文书档案的管理是一项系统性、长期性工作，明确机制、流程是实现管理标准化的第一步，重点是以标准明确管理目标，以流程固化管理程序，以人员作为规范保证，以部门间的协同配合提升管理效率，推动文书档案工作管理水平再上新台阶。

参考文献：

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