提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

韦晓庆

广西河百高速公路有限公司547500

摘要：办公室文秘在企事业单位负责处理内外各项事宜，是单位管理方式和处理结构上的主要人员，主要工作内容就是负责上传下达，进行相关工作的协调。提高办公室文秘的实际工作质量和水平，能够确保相关部门的工作质量和办事效率，笔者针对办公室文秘的情况提出了相关提高文秘工作质量的建议。

关键词：办公室；文秘；质量；水平；建议

办公室是企事业单位的核心部门，工作内容繁琐复杂，一方面需要将上级领导的指示传达给相关部门，另一方面又需要及时向领导反馈基层工作部门的工作情况，协调内部的各项事情，对外还涉及到与其他单位人员的沟通。作为办公室重要工作人员，文秘工作水平和质量直接影响着各个环节的办事效率及整个单位的长远发展。

一、提高办公室文秘工作质量、水平的重要性和原则

办公室作为企事业单位的行政和管理部门的核心，主要负责行政工作，文秘的工作细致而复杂，比较繁琐，有较大的工作量且很注重细节的完善。一方面，文秘要协调企事业单位内部各项行政工作，和单位员工做好沟通，另一方面还要负责外部信息的搜集和相关的往来工作。因此，文秘应该不断提高自身的工作水平，还要遵守必要的工作原则。首先，遵守文秘行业的职业道德规范，用严谨、耐心的工作态度规范自己的行为，遵守企事业单位各项规章制度。其次，不断提高自己的职业素养和办事效率，处理好办公室的各项工作，提高工作效率。第三，听从上级的安排和指挥，做好上下级沟通的桥梁，为企事业单位有序高效运转提供决策依据。

二、办公室文秘应从自身出发，不断提高专业素养

（一）提高办事效率。

由于文秘工作的复杂性，可以大到企事业单位的重大决策小到日常工作的杂事，都需要耐心对待，注意运用科学的方法，尽量达到事半功倍的效果。

首先，文秘办事应该预先做好计划。所谓的计划性要求文秘意识要超前，根据自身单位的工作经验，提前考虑可能出现的问题，应该完成的工作。面对每天可能出现的新任务，甚至经常会有临时任务，每项任务都不允许疏漏。文秘应该增强速记能力，避免工作重复，每项任务之间要预留出空档以避免突发情况。任何任务都有轻重缓急之分，文秘应该有所分类，从大局出发，紧急重大的事情应该优先处理，避免捡芝麻丢西瓜的情况出现，做到条理清楚，提前计划。

其次，提高自身的沟通能力。上传下达是文秘工作的关键，同时，需要文秘有良好的沟通能力，在听从领导指令时，切忌讨价还价，虽然强调要有自己的主见，但是思维要活跃，面对领导决策的失误，应该及时沟通，有效解决问题。在向基层传达指示时，要条理清楚，将落实内容讲明白，确保基层人员理解接受。

（二）提高自身的办事效能。

效率只是工作在速度上的要求，办事的效果关键看办事的效能。尽管工作量很大，也做了很多事情，但是如果没有达到效果，那么也是没有效能和质量的。

首先，文秘应该不断学习新知识，拓宽思维。新思潮的不断发展，要求文秘要紧跟时代步伐，关心本行业发展的动向，工作之余接受相关的技能培训，此外，还要学习自动化办公，只有掌握较多的信息才能拓宽解决问题的思路。

其次，对工作保持热情。积极工作，态度端正必然能够提高办事效率，在工作中应该保持热情，尽力做事，在枯燥的工作中寻找乐趣。

（三）从大局利益出发，具备奉献精神。

办公室文秘应该从大局利益出发，避免贪图小便宜。面对较大的工作压力，应该注意自身协调，受得了委屈，避免假公济私。此外，办公室文秘实际上是服务人员，既要给领导做好后续的服务工作，又要为基层员工服务，兼具辅助和反映职责，在工作量如此之大的情况下，文秘应该提高奉献精神，任劳任怨，进一步提高自身的责任感。

三、从企事业单位的角度提高办公室文秘的工作水平

（一）定期对文秘进行理论和技能培训。

首先，加强办公室文秘人员的理论学习，用正确的理论指导实践工作。组织文秘学习国家相关的法律政策，熟悉国家发展的态势，树立正确的价值观，学习所在企事业单位的新政策，进行企业文化培训，熟悉单位的核心理念，此外，加强文秘学习文秘工作的相关专业知识，提高专业服务水平，考取文秘相关的资格证。单位应该在培训方面加大投入，让文秘工作人员的理论和技能水平得到不断提高，打牢硬件基础，确保工作质量和效能。

（二）完善办公室文秘人员考核制度。

企事业单位建立完善的工作考核制度能够有效激发其工作的热情和积极性，激发他们的竞争意识，定期的考核升职加薪是很有效的方法，考核期限可以设定为半年或者一年，办公室和领导共同推举工作优秀的文秘人员，综合考评他们的办事效能，可以提拔为办公室的管理人员或者提供加薪。此外，奖罚分明也是有效方式，能够调动文秘的创造性和积极性，要求他们不断追求更高的目标，奖励制度能够让相关人员不断提高自己，惩罚制度能够告诫他们加以改正，避免再犯，从而完善自己。奖罚都要公平合理，根据领导和同事的评价综合来认定，本着科学适度的原则，做好评估。

（三）提高办公室文秘的创新意识

对于一个国家来说，创新是其发展的不竭动力，那么对于一个单位来说，创新更加重要，是其永葆生命力，提高竞争力的不竭源泉。在一般人眼中，文秘工作枯燥乏味，大部分的工作内容都是按部就班，缺乏灵活性，所以，单位应该引导文秘工作人员提高自身的创新意识，在思想观念和办事方法上都应该摈弃落后的模式，寻求先进高效的办事方法。只有这样，才能提高办公室文秘整体的工作质量。在引导其树立创新意识方面，领导者要起到领头羊的作用，首先要有创新思维，将这种创新思维渗透到办公室工作中，启发文秘人员不断思考进步。其次，对办公室文秘人员的意识或者办事方法上的创新思路要加以鼓励，耐心听取文秘人员对单位的建议，上下级之间形成融洽的沟通氛围，创造和谐的创新风气。

四、结语

总之，在认识到文秘工作的重要性后，提高办公室文秘人员的工作质量和水平，需要文秘个人和单位的共同努力。文秘人员应该注意提高自身的专业素养，提高办事效率和效能，对单位和工作要有奉献精神，一切从整体出发，单位也要加强对文秘人员的理论和技能方面的培训，打好基础，还要完善相关的考核和奖惩制度，提高文秘的竞争意识和创新意识。提高文秘的工作水平不是一蹴而就的，需要较长过程，根据文秘具体工作情况和单位特征不断完善其工作方法，笔者的建议希望能够为提高企事业单位办公室的文秘工作质量提供帮助。

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