浅析信息时代下的档案管理工作创新

浅析信息时代下的档案管理工作创新

李婷1王海波2

1潍坊护理职业学院山东青州262500；2潍坊市人民医院山东潍坊261041

摘要：在建设档案信息管理过程中加快步伐，一方面可以推动我国现代档案管理信息化的进程，另一方面还能使档案管理朝更加有序和规范的方向发展。而实践表明，档案管理信息化的流转方式，现如今已变成档案管理向更远处发展的一种趋势，而这也是提升生产效率的重要手段之一。文中对信息时代下的档案管理工作创新进行了分析。

关键词：信息时代；档案管理工作；创新

1导言

档案管理工作，就是运用信息技术对档案中的信息资源进行接收、采集、保存等，并提供档案信息资源利用服务的过程。如今信息的多样化、信息的科技化需要我们在档案管理工作中进行创新，想要更好地完成创新工作，需要了解其中的问题，也要想办法去解决这些问题。

2信息时代下的档案管理工作内容

档案是重要的社会信息资源，它以文字、声像、图表等方式记录保存了个人、企业、组织和国家机关的重要信息。因为档案重要的史料作用，档案管理尤为重要。档案管理有比较长的发展史，但是传统的档案管理工作在信息化时代遇到了很多挑战。如何创新工作方法，让档案管理工作与时俱进是档案管理人员需要研究的重要课题。创新是时代发展的主题，信息化时代的主要特征是信息技术革新非常快，学会创新，增强在新环境下的适应能力和学习能力特别很重要。

在信息化时代背景之下，档案管理工作的开展与传统的档案管理工作差别是很大的。在信息化背景之下，档案管理工作的最主要的特点就是数字化和现代化，很多的档案管理采取的是媒介的方式，而不再是依靠纸质版的保存方式，信息化时代背景之下的档案管理大多数采取的是当代信息技术手段，在对相关的信息、数据、资料等内容进行收集整理保存之后，通过信息化的手段为社会大众提供档案信息服务。虽然信息化时代下的档案管理与传统的档案管理存在着差异，但是其档案管理具体过程之中仍旧需要遵守相关的法律法规等政策，按照一定的规章制度开展工作。信息化时代的档案管理工作更多的是采用系统以及一些硬件设施的操作，因为对档案管理工作人员的综合素质的要求提出了更高的标准，这也使得信息化时代下的档案管理工作相关工作人员面临着新的压力。

3信息时代档案管理工作的特点

信息时代，档案管理工作的创新具有很多的特点，让信息时代的档案管理工作可以顺利地进行下去，所以，接下来就谈谈信息时代档案管理工作的特点。

3.1信息时代档案管理工作必须遵循档案管理行政部门制定的法律法规和相关政策

档案关系着一个人的信息，如果这些信息没有受到法律的保护，被自己公司的管理者随意使用，就会泄露个人信息，让工作人员面临很多的问题，比如自己身份证号码泄露，就会导致工作人员的工资卡出现被别人盗用的现象。所以，在信息时代，档案管理工作必须要遵守档案管理行政部门的法律法规，让档案管理工作可以更好地保护人们的信息。

3.2信息时代档案管理的表现形式由传统的实物存档转变为电子档案，信息化管理的标志就是存档载体由实物向电子的转变

20世纪的档案储存的办法就是用纸质的进行记录，这样，就会很容易被破坏掉，并且还可以随意更改，让个人的信息变得不真实。所以，现在是信息时代，这个时代的档案管理工作就是让实物的档案变成电子的档案，这样，就可以让政府更好地对工作人员的档案进行管理。

3.3提高了档案管理的工作效率

档案管理工作利用现代化的信息管理模式，可以让档案更加容易地被管理，也就是说，在这个方面，可以提高档案管理的工作效率。

4在信息时代档案管理工作存在的问题

4.1档案管理工作理念较为滞后

档案管理在以前的目的就是有一个，就是用来保存，没有利用保存下来的档案，让档案可以体现自己的价值。如今这个时代，需要的是信息化的教育，也就是说，当档案放到了管理者的手中的时候，他们应该可以从中观察到工作人员的性格特点，让他们在工作中可以物尽其用，档案管理工作理念的落后，导致档案工作没有受到重视。

4.2创新力度不够，档案管理工作还是用原来的形式进行管理

在如今这个时代，纸质的档案已经很少看到了，信息时代，用的档案管理方式都是电子的。电子档案也存在很大的问题，就是在信息时代，档案管理工作的创新力度不够，无法起到一定的作用，这样，就限制了档案管理工作的发展。

4.3管理者素质和能力存在很大的问题

在信息时代，需要的是大量的人才，如果人才不到位，就无法进行很多的工作，在档案管理工作中，管理者的素质存在着很大的问题，他们的能力不够，不知道档案应该如何利用，素质低下，随意把他人的资料给不相关的人去看，这样，就泄露了其他人的信息，对工作人员来说，是非常错误的。

5信息时代下的档案管理工作创新措施

5.1对信息化档案管理的理念进行创新

对信息化档案理念进行创新，可以给档案管理工作人员提供良好的指导思想，使其养成健康理念，促使我国档案管理往更为现代化、数字化以及质量化等方向去发展。这就要求在日常的档案管理工作当中，工作人员要以发展观作为其主要指导思想，要高度重视档案信息化管理工作，要深刻领会信息化时代所带给档案管理工作的重要机遇。与此同时，还要求工作人员具有勇于拼搏的精神和敢于创新的意识。

5.2创新档案服务手段

首先，在对档案进行上传及收集等方面，需实施自动化，在信息化时代，我国档案管理工作核心环节为录入和收集信息，同纸质档案资源相比较，信息化档案资源则主要是依靠人工上传及下载，而在此过程中假如出现问题便会极大程度地影响信息资源的真实性，因此，工作人员需要借助信息技术和程序软件等方式，以便保证信息档案的真实有效；其次，实现资源在线查询服务，随着信息技术的到来，人们的生活得到了很大的提升，人们的工作效率也得到了相当程度的提高，以往，人们若要查询档案资料，需要去档案馆进行实地查阅，且查询的整个过程也较为繁琐。此外，所查询的资料也往往存在不完整性，因此在整个查询资料的过程中，人们往往被消耗了很大的时间和精力，而档案管理的信息化能让人们在查询档案资源的同时最大限度节省时间和精力，且真实性和完整性也能得到保障，从而提升了人们的工作效率。

5.3提升我国档案管理工作人员的整体素质

首先，所有劳动人员均须具备职业道德，因此，档案工作人员须当具备一定职业道德方能在工作中积极投入的同时主动去总结自身的工作经验，并且在工作过程中发现问题后能及时解决问题，从而推动我国档案管理工作的创新及发展；其次，要求档案管理工作人员具有专业性，工作人员须具备一定程度的信息技术以及专业知识方能适应未来档案工作的不断发展以及社会的不断变迁，如此方能使信息时代档案管理工作得以发展及创新。

6结束语

总之，在信息化的时代下，档案管理工作必须要由传统的管理方式向有以计算机设备有主的信息化管理方式进行转变。本文针对当前信息化时代下全国大多数档案管理机构其档案管理工作的特点，详细分析了当前我国档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题，进行了细致的分析，并提出了相应的解决方法。

参考文献

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