基建项目档案管理的实践与思考李家萱

基建项目档案管理的实践与思考李家萱

李家萱

吐哈油田，新疆哈密839009

摘要：基建工程档案能够反映企业单位开展建设项目管理工作的真实过程，其特点是参与主体多、文件资料形成周期长、图质量大、类型多等，基建工程档案管理工作的质量直接影响和决定了相关工程项目的开展。近年来，我国基建工程档案管理工作取得长足发展，大大提高了企业单位的生产效益和工程项目质量，但是当落实到具体实践过程中却依旧存在一些不足和挑战，需要及时审视、认真克服并且加以改革和创新。鉴于此，文章对基建项目档案管理工作要点进行了研究，以供参考。

关键词：基建项目；档案管理；要点研究

1基建工程档案管理工作的重要性

基建工程档案是单位档案资料的重要组成部分，涵盖了建设工程项目从立项到施工再到竣工和验收的各环节，它以文字、图纸、影像等方式全方位、多维度详细记录了施工过程中的各项资料，有助于“再现”项目的建设过程和管理过程，有利于单位后期工程项目的扩建和维护，同时，能够为单位事业的发展和评奖评优及时提供依据和条件。因此，新时代下做好我国基建工程档案管理工作，制定行之有效的、科学合理的管理模式，对于促进我国基建工程档案管理工作，实现其自身价值，提高企业单位的生产效益意义重大。

2基建档案管理工作原则

首先，要加强基建档案的收集工作。基建档案的收集整理是一项细致而艰难的工作，基建档案材料是由参与工程建设的各有关单位在业务活动中逐步产生的，它贯穿于整个基建工程建设的全过程。工程各阶段相互衔接，如果档案资料收集不完整，可能影响其它阶段工作的开展。所以，要制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定，并且要对工程关键阶段进行收集。第二，要规范基建档案的整理工作。基建档案的整理质量是基建档案管理和利用工作的保证，各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料的有机联系和单项工程之间的相互独立，建立统一的基建档案管理标准和操作方法。第三，做好基建档案验收、报送工作。根据国家颁布的《建设项目（工程）档案验收办法》，基建档案必须经有关档案管理部门验收合格后，才可竣工验收，验收后3个月内做好基建档案的移交工作，从而提高基建工程管理和档案管理水平。

3基建档案管理中存在的主要问题

3.1档案管理意识薄弱

由于项目的主管领导和基建工作人员对于基建档案的重要性没有引起足够的重视，导致在宣传学习与落实方面的主动性不高，再加上基建工程本身人员流动性较大，无法将档案管理的职责具体落实到某一个人员头上，再加上各参建部门之间缺少相互的沟通，很容易出现档案管理工作脱节的现象，并且档案资料的流向也不清不楚。另外，因为基建工程和档案管理本身的专业性，一旦工程人员和档案人员对于彼此的专业和技术知识不够了解，忽视了工作程序的必要性，对于工程档案管理的实践能力有所欠缺，就很容易出现基建档案收集、归档以及整理不及时的现象。

3.2责权整合问题

传统模式下的基建档案管理，是让基建处的部分人员来管理基建档案，但事实上基建档案应该由档案专业人员来进行管理，这样才能确保基建档案有专人负责，只有负责的人员对基建档案有清楚的了解，继而才能确保管理的妥善性。但是，上述的做法很容易面临扯皮的问题，一旦出现基建档案问题，档案专业人员和基建处分管档案的工作人员就会出现相互推诿的现象。所以，在基建项目没有完成之前，基建档案最好是由基建处安排专业人员负责，这样就可以将责权方面的问题有效解决。

3.3保障体系问题

一直以来，基建档案的保障体系都是按照国家的标准及国家与地方相互结合的实际情况来定的，这就出现了基建档案保证体系之中的三纳入、四同步、四参加等各个环节的整理以及归档细节根据专业技术进行档案整理的情况，但是不能机械照搬图文分开存放原则成套进行档案整理。同时，因为基建工作本身的特殊性，会有一边形成档案、一边正在使用的特殊问题发生。另外，传统企业档案和基建档案在保证体系方面还存在复杂性的问题。基建档案本身的数量较大，并且需要经常同工程建设交叉或者是同步开展，这样就面临传统的保障体系与基建档案配合工程方面的问题。

4优化基建工程档案管理工作的策略

4.1提升基建工程档案管理意识

新时代下，我国基建工程档案管理逐步向“三化”看齐，即社会化、信息化和市场化，为了积极配合国家工程项目建设管理体制深化改革需求，企业单位需要立足《档案法》，加大基建工程档案管理工作的宣传力度和培训力度。企业单位领导人应当从自身做起，端正基建工程档案管理工作态度，明确档案管理的重大意义，将基建档案管理工作放在日常工作和决策制定中的重要位置。同时，由于基建工程档案管理工作涉及主体和部门（施工单位、建设单位、设计单位等），这就需要明确和落实好各部门领导责任制，积极支持和配合基建工程档案管理工作的开展，在工作中逐步提升领导和员工档案管理意识，提升档案管理地位。

4.2以责权制提高认识

在开展基建档案管理工作的时候，需要明确基建档案管理工作的分管领导，厘清各个岗位的工作职责，明确各项权利与义务。作为档案管理工作人员，最重要的一项就是责任，需要将其融入到基建工程的设备、材料以及工程阶段的验收之中去，能够参与到验收工作，才是基建档案管理工作的基本权利之一，同时也是进行档案管理工作的重要职责。开展基建档案的管理工作，还需要同基建工程相互保持同步，在开展下一项基建工程之前，就需要确保计划任务以及目标能够保证施工与档案彼此之间的同步，这样才有利于主管领导对于整个工程项目流程、工程进度以及工程实际的完成情况都有一个整体性的概览。

4.3搭建科学管理体系

基于基建工程档案管理工作复杂性和多样性的特点，企业单位需要从全局出发，立足自身实际，制定科学合理的基建工程档案管理方案，明确工作目标、工作流程、工作模式和组织结构框架，建立科学的安全档案管理体系，不断完善档案安全防范体系，做到“人防、物防和技防”。在基建工程项目开展之初，就应当做好工程项目和档案管理工作的对接，从始至终都要确保有专人对数据资料进行数字化建档以及跟踪管理，防止档案资料丢失和泄露，确保资料的真实性和完整性。

4.4强化基建工程档案管理工作的信息化建设

充分利用当前先进的科学技术，为基建工程档案管理工作赋予“信息化”标签，是目前优化我国基建工程档案管理工作的一个有效途径。首先，企业单位需要加强自身基础设施建设，配备足够的计算机、服务器、扫描仪等硬件设备，对各种载体的档案和文件进行数字化处理和储存；其次，要加强基建工程档案管理工作人员的技能培训，建立健全相关人才技术考评机制，加强业内学术交流研究，丰富管理者的知识体系，提高管理者技能，使之转化为单位效益。

总结

总之，新时代下我国基建工程档案管理工作蓬勃发展，作为企业单位档案的重要组成部分，其管理工作直接决定了相关工程项目质量。这就需要我们立足于当前短板和不足，切实提高相关人员的基建工程档案管理意识、搭建科学管理体系、强化基建工程档案管理工作的信息化建设，进一步实现基建工程档案管理工作的价值。

参考文献：

[1]彭瑜琳.探讨提高基建档案管理水平的方法及措施[J].卷宗,2015(12).

[2]关明杰.基建工程档案管理存在的问题及解决对策[J].赤子,2015(12).[3]冼