探析文书档案管理中存在的问题及对策

探析文书档案管理中存在的问题及对策

刘竹燕

黑龙江省建三江农垦三江热电有限责任公司

一、文书档案管理常见问题

1、缺乏文书档案管理的重视

由于很多单位自上而下对文书档案管理工作的重要性缺乏必要的认识，所以对文书档案管理的重视力度不够，缺乏应有的档案管理意识。一方面，要的高层领导没有传达有效的指示，部门与部门之间也对文书档案管理工作缺乏强有力的配合；另一方面，有些领导层目光短浅，只是考虑到眼前利益，对文书档案管理缺乏正确的认识，没有聘请或培训专业的管理人员，在培训理念上观念落后，使得单位文书档案管理的整体质量偏低。另外，由于对文书档案管理上的忽视，在人力、物力、财力上的投入也就相对较少，这都直接限制了文书档案管理水平的提升。

2、缺少文书档案管理的规范

档案是由文件构成的，文件质量不达标，档案管理工作就无法顺利的开展。但是，有些文书档案管理人员缺乏对档案管理的正确认识，没有认真做好对相关材料的整理归档，使文件、档案不统一，很难保证档案管理的规范性、完整性。同时，有些单位没有要统一规范文件格式，文件用纸也相对混乱，没有对字体等方面也应加以规范，经常出现不合规定的文件。如在书写相关资料时，没有使用黑色碳素笔或钢笔，对文件的起稿、整理、修订等各个方面没有严格遵守文书档案处理流程，对于缺页少页的资料，没有及时发现并给与完善，对会议材料的收集整理相对混乱、滞后等。

3、电子文书档案管理缺少安全性

近年来我国科学技术呈逐渐上升的趋势发展，互联网的出现不但为人们的生活添加色彩，也给文书档案管理工作带来便利。但是在应用互联网的过程中，因为互联网具有一定的开放性，所以文书档案经常出现泄露、丢失等情况。对于企业的电子文书档案管理工作来说，都是通过计算机来进行管理，部分不法分子会利用网络的开放性漏洞，盗取企业的文书档案信息，或者在企业的文书档案管理中植入病毒等，严重影响文书档案管理工作的开展，使电子文书档案管理缺少安全性。

4、文书档案管理人员的综合素质薄弱

在文书档案管理工作中，管理人员的综合素质尤为重要，与文书档案管理工作的质量有着密切的关系。目前，我国文书档案管理的工作人员大多都缺少专业的技术培训，并且综合素质较为薄弱，无法有效应用现代化技术来完成文书档案管理工作。另外，很多文书档案管理人员在实际工作中经常因为疏忽，导致档案信息出现错误的情况，阻碍后续的文书档案管理工作正常开展。因为文书档案管理人员综合素质薄弱，所以经常导致文书档案管理工作出现问题，因此，企业务必要加强对管理人员综合素质的重视。

二、改善文书档案管理问题的对策

1、提高文书档案管理的重视

文书档案管理部门应从上而下重视档案管理工作，尤其是高层领导，更应该增强对文书档案管理的认识，明确划分文书档案管理的职责。对于档案管理工作人员而言，有责任向单位内部人员大力宣传文书档案管理工作的重要性。必要时，可以开展相应的专题讲座，积极宣传相应的企业制度和法律规范，力求使单位内部全体成员都主动参与到文书档案管理工作中来，争得他们的理解与支持；也可以向领导建议，将文书档案工作管理提入到单位内部的重点工作上来，使文书档案工作向着高水平、优质量的方向前进。

2、文书档案管理工作规范化

只有把文件整理等基础工作做足做好，才能使文书档案管理朝着规范化、有序化的方向发展。这就要求相关人员要全力做好本职工作，对工作认真负责，本着科学管理的理念，把文书档案管理的基础性工作做足做好，比如信息的采集、选择、管理、使用和最终的归整等。同时，各部门之间应该加强合作与联系，尤其对个别重要的部门而言更应该如此，以便于档案信息的及时采集与准确存档。此外，档案管理人员应该负责其他部门的宣传与培训，定期的为其他部门的档案负责人举办培训，并积极地监管各部门的文书档案处理过程，以求使采集信息的过程变得顺利，使文书档案管理工作能够更加有序的开展。

3、加强文书档案管理的安全性

电子技术的在文书档案管理中的合理应用，无疑使文书档案管理愈加方便快捷，节省了大量的人力、物力和财力，从信息的采集到加工处理过程的完成，用时越来越短，使档案管理的过程得到最大限度的简化。同时，通过计算机技术，档案需求人员也可以省时省力的获取信息，简化了繁琐的手动翻阅过程，使查阅手段朝着多方向、多种类方向发展。但需要注意的是，为保证数字化档案管理的安全性，要加强安全技术的投入力度何管理力度，如登录时应借助有效的身份验证信息，加大对周围网络安全的监管力度，提升计算机网络系统的安全性能等，防止文书档案信息被窃取、被破坏，最大限度的保证文书档案管理的安全化水平。

4、培养文书档案管理人员的综合素质

上文中我们分析了文书档案管理中工作人员综合素质薄弱给文书档案管理工作带来的影响，因此，企业务必要加强对文书档案管理人员综合素质的重视，可以针对企业内管理人员的具体情况开展相应的培训活动，包括文书档案管理的技能、管理人员综合素质的培养等，提高企业内文书档案管理人员的综合素质。另外，企业还要大力扩充文书档案管理队伍，招纳一些文书档案管理的专业人事，带领企业内档案管理人员进行工作，同时应鼓励专业人员将专业技能进行传授，共同进步。在培训的过程中，企业领导人员应该进行严格的监督，并制定合理的考核制度，保证文书档案管理人员都能掌握管理技能，提高文书档案管理人员的综合素质。

结语：在很多企业中文书档案管理工作依旧存在落后的情况，这大大影响了企业的发展，因此，企业务必要认识到文书档案管理的重要性，并将文书档案管理工作中存在的问题进行解决，这样才能更好的开展档案管理工作，保证企业文书档案管理的质量。另外，企业要根据目前文书档案管理的具体情况制定科学合理的管理制度，保证文书档案管理更加规范化，从而推动企业文书档案管理的发展。

参考文献：

[1]杨爽.探析文书档案管理中存在的问题及对策[J].中国科技投资,2017(19).

[2]周婧.当前文书档案管理工作中的缺失与对策探析[J].环球市场,2016(32):25-25.