“互联网+”时代的档案管理模式研究

“互联网+”时代的档案管理模式研究

陈艳张宝安

中国石化集团胜利石油管理局有限公司供水分公司山东东营257097

摘要：在科学技术不断发展以及“互联网+”时代不断进步的现状之下，社会的管理模式也面临着很大的变革，促进新时期政府、事业单位、企业等组织团体不断创新、变革管理和服务。对于档案管理工作来说也不例外。鉴于此，本文就“互联网+”时代的档案管理模式展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。

关键词：“互联网+”；档案管理；现代化建设；信息化

1.“互联网+”背景下档案管理的时代特征

1.1档案管理数据化工作复杂繁重

各级档案业务管理部门面临的业务量是巨大的，需要对过去大量的纸质档案运用计算机数据全部完整地转化为互联网网络档案。而档案数据资源量的增长速度与从事数据整理档案人员的增长速度是不成正比的，这就势必造成档案数据管理人员工作强度日益加重。

1.2档案资源利用率大幅提升

互联网背景下的档案管理信息化工作主要利用信息技术来进行归纳、分析、整理、总结。尤其是在资源共享的背景下，档案的利用效率会大大提升，也就避免了大量的重复劳动。这更为今后相当长的一段时间内的档案管理工作的不断优化改进提供了先决条件。

1.3档案管理信息化需要不断更新

档案管理网络信息化的模式不是一成不变的，需要持续的变革创新。档案管理在互联网模式下往往会存在一些技术瓶颈，档案管理在新数据平台环境下的法律法规相对不够完善，进入“互联网+”时代档案管理模式缺少专业性的法律武器做保障。档案管理人员的业务技能和知识理念也需要不断提升，不断适应社会变革的需要。因此，结合互联网背景下的时代特征，档案管理模式的嬗变特点有哪些，给社会带来哪些变革；较之传统的档案管理模式，现代档案管理模式有哪些改进等等，这些问题非常值得我们去深入研究。

2.“互联网+”时代档案管理现代化建设的阻碍因素

2.1受传统思维模式影响

在过去很长一段时间内，很多企业以及事业单位对档案管理工作不够重视，仅仅把档案管理看作是对信息数据的存储与使用，没有意识到档案对企业发展的指导作用，没有把档案管理融入到企业的经营管理中。同时，对档案管理信息化建设的重视程度不足，部分管理人员对档案管理信息化建设的认知存在偏差，致使档案管理工作与“互联网+”背景下档案的利用需求渐行渐远。此外，在实际的档案管理工作中，制度体系不健全、更新不及时，致使传统的档案管理模式仍占据主导地位，限制了档案管理现代化建设的发展，究其原因，主要为档案管理人员思想观念落后、创新意识淡薄，致使“互联网+”背景下档案管理的现代化建设受到制约。

2.2缺少专业的技术人才

在“互联网+”的时代背景下，缺少专业的技术人才成为档案管理工作发展的巨大阻力。云计算、大数据分析等技术的出现，更加要求档案管理人员提高专业素养，了解、掌握行业最前沿的技术。但是，目前档案管理部门能够熟悉掌握互联网技术，真正懂云计算、大数据分析等技术的专业人员太少。有些部门的档案管理人员对于操作多媒体软件和信息系统还存在困难，对信息化趋势认识不足，不能深入挖掘档案信息的价值，不能有效运用互联网技术优势对档案进行优化管理。

3.“互联网+”时代档案管理现代化建设的路径研究

3.1转变思维方式

（1）网络化思维随着互联网时代的不断深入，档案管理的思维方式逐步趋于网络服务化。而网络化思维即是指，借助互联网技术，深度挖掘档案数据信息，并通过数据分析为使用人员提供更高价值的数据信息，避免了由于查找缺乏精确性以及大量反复查阅造成的时间浪费。而档案管理人员可借助信息化软件，并根据档案使用人员的具体要求，进行相关档案信息的搜索与查找，并将查找到的有价值的档案信息推荐给档案需求者，以大大提高档案利用率。同时，通过档案智能数据库的构建，能够确保档案检索的准确性与及时性，并方便使用人员对档案进行自助查询、智能检索。（2）信息化思维“互联网+”背景下，档案管理部门可借助计算机技术、大数据技术构建起科学完善的档案信息管理系统，以实现档案信息的自动计算与归类。并将传统的纸质档案信息，通过数据库与数据压缩技术全部录入至档案信息系统，从而形成较为统一、完整的档案信息数据库。档案信息数据库的构建，不仅能够实现档案的信息化管理，而且能够深度挖掘档案信息，提高琐碎档案信息的利用率与使用价值，从而为档案管理信息化提供数据支持。（3）共享思维基于互联网背景下的档案管理，最突出的特点就是能够实现档案信息数据的实时共享。由于“互联网+档案管理”智能数据库系统的建立具有统一性、整体性，因此，档案数据库系统的信息存储量大、提供服务范围广，并通过信息实时共享，大大提高了档案信息利用率。

3.2加快人才培养，重视互联网给档案管理带来的技术变革

目前，我国正处于新旧动能转换时期，人们在思想上、行动上需要调整和适应，各行各业都需要创新性人才。档案管理部门应树立“人才强档”的发展理念，重视档案人才培养，努力打造一支具备“互联网+”思维和技术手段的现代化档案人才队伍。档案管理部门应该意识到信息化档案数据管理需要有高素质的专业人才，需要设置专门的培训部门或者积极组织档案管理人员参加档案业界内的培训和学术交流会等，学习新技术，开拓视野。例如在普通高校中，除了档案馆的专职档案员外，每个教学单位和机关部门都设有兼职档案员，负责收集、整理所在单位、部门的档案材料。他们是档案产生的源头，直接决定档案的质量，在档案工作中起着至关重要的作用。在档案信息化业务的人员培训中，应将专职和兼职档案员都纳入培训范围内，这对信息化档案数据的管理起着重要的作用。

3.3加强对民众关于网络信息的保密教育

由于数据使用的自由化导致网络泄密经常发生，例如学术研究的论文常常被抄袭等现象。另外，个人社交网络当中无意传输的内容也会泄露个人信息。鉴于这种情况，要强化档案保密的宣传和教育，以此来规范网络用户使用网络信息的行为。档案管理部门要和宣传部门及网站积极合作，对用户传输到网络上的信息要严格的审核，涉密文件、专利、与军事相关的数据信息需要孜孜斟酌，确保不会造成泄密事件后，才能上传。普通纸质文件传播途径受限，造成的影响较小，一旦变成图片格式上传到网上，其传播范围和速度非档案管理人员可以控制，所以要强化民众的数据信息的保密教育。

结语

总体而言，解决档案人员不良心理情绪问题，需要档案人员个体、社会以及组织多管齐下①，在实践中科学合理的运用情绪管理方法，增强其自我效能感，特别是在面对重复、单一性工作或需要改革创新的问题时，能够以积极的情绪化解矛盾冲突，以积极的状态投入到档案管理服务工作之中。

参考文献：

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[2]杨天骄，窦娉，牛文贺.浅谈“互联网+”时代的档案管理工作[J].机电兵船档案，2018（03）：47-49.

[3]张金来.“互联网+”时代档案工作的挑战及策略分析[J].天津职业院校联合学报，2018，20（05）：42-45.

[4]徐晶.“互联网+”时代档案管理工作研究[J].办公室业务，2018（09）：50.

[5]任庆玲.“互联网+”时代档案工作面临的机遇和挑战[J].大庆社会科学，2018（02）：107-108.