构建电力企业档案管理保密制度的相关分析

构建电力企业档案管理保密制度的相关分析

梁艳

（国网新源山西西龙池抽水蓄能电站有限责任公司山西忻州035503）

摘要：现阶段，在我国社会经济水平显著提升的背景下，我国的电力企业发展迅速，电力企业已经建立了国际化、科学化、合理化的现代企业制度，制度的更新也对电力企业档案管理提出了更高的要求。本文将首先阐述构建电力企业档案管理保密制度的重要性，随后指出如今该制度构建师存在的问题，最后根据现有的研究资料，针对其出现的问题提出了相应的解决措施，为解决相关制度建立问题提供参考。

关键词：电力企业；档案管理；保密制度

引言

做好保密工作，要切实完善保密工作职能，使档案得到充分合理的利用。档案利用者必须遵守保密制度，增强保密观念，不得泄露档案内容或提供加密的档案信息。各类涉密载体必须按照原稿确定的密级、保密期限进行标识，严格按照批准的范围和用途控制载体制作的数量。

1构建电力企业档案管理保密制度存在的问题

1.1档案管理设备老化

部分电力企业不重视档案保密工作，对其建设投入过少的资金，导致随着企业的发展，由于档案管理设备跟不上发展步伐，出现诸多隐患。存储档案的库房设备陈旧、防盗设备简陋，保密性十分低，这就直接导致了防盗、报警、保险设施的缺乏或者失灵，不能发挥其应有的作用。这样就会给一些不法分子提供了便利，使得企业的信息档案处于极度不安全的储存环境中。

1.2档案管理人员综合素质参差不齐

想要保证电力企业内部针对档案管理开展的保密工作能够取得应有效果，前提在于档案管理人员需要具备较高的保密素质。目前，大部分电力企业在对档案管理保密工作所遵循的制度进行制定时，都忽略了人员保密素质的重要性，导致工作人员对档案管理保密的意义缺乏应有的认识，在开展档案管理工作的过程中，较易出现档案泄露的问题，对电力企业的发展产生影响。

1.3档案保密等级没有进行科学合理的划分

电力企业在进行档案保密等级划分时是按照《中华人民共和国保密法》以及《电力工业国家秘密及其密级具体范围的规定》来进行的，总的来说可以分成绝密、机密以及秘密三个等级。但是随着电力企业的发展，此种划分方式不能满足企业不断发展的需求。例如按照此种方式进行划分的绝密档案指的是那些那些档案的泄漏会造成国家和企业安全以及相关利益受到严重的损害，但是并没有明确的标准来区分“严重”和“特别严重”的程度。在档案保密工作中是由电力企业自己来决定的，更进一步说就是有档案管理人员来决定的。这就造成了某些应该归为“绝密”的档案是按照一般性密级进行管理，会导致档案泄漏的几率增加。之所以出现此方面的问题，主要原因在于原有管理方式的缺陷，造成电力企业的档案管理和行政档案管理相统一，从而造成档案保密管理工作无法满足快速发展的电力企业需求。

2解决构建电力企业档案管理保密制度问题的有效路径

2.1改善档案管理基础设施

档案室的建设应严格按照档案管理达标等级来进行。目前，档案室一定要创建达标必备的基础保护设施，例如档案柜、温度计、湿度仪和灭火器等，以防止档案被潮坏或因其他意外状况而被损坏。除基础的保护措施外，还需建设达标的安全措施，这是最关键的，例如不同等级的档案配备相应的安全设施，比如监测仪等，从根本上加强电力企业档案管理保密工作。

2.2实施有效的档案安全监督

安全监督是实施档案保密的关键步骤，可以保证档案的运转使用途中增加安全性。具体应用时根据档案资源的差异性，使用者的心理、思想差别性，建立不同的监控机制，最好做到随时监控使用者；此外，对于不同的档案保密级别、不同的档案使用者采用不同的监督策略，如管理人员提醒使用者禁止涂抹勾画档案，更不可以修改、偷盗档案内容。对于档案的监督与管理，还需要工作人员加大宣传力度，制订完善的监督机制。对于使用状况与使用内容必须及时记录，建立登记制度。此外还要求工作人员善于观察、察颜阅色，根据使用者的神态与动作，判断其异常心理。

2.3对档案保密等级的划分工作进行优化

在对档案保密等级进行划分时，工作人员可根据实际情况将其划分为绝密、机密、秘密三个等级，其中，国家档案的保密工作需要严格遵守相关法律法规；电力企业档案则被分为机密、秘密这两个不同的保密等级。在对保密等级进行划分时，档案管理人员需要明确各保密等级所对应的档案内容、保存方式、管理细则，只有这样才能保证针对企业档案所开展的保密管理工作取得应有成效，也才能使其与电力企业在发展过程中具有的需求相适应。采取上文所提及的保密等级划分方式的原因主要是，现阶段，我国各电力企业均已完成向现代企业进行转化的工作，因此，档案管理模式也应当与现代企业内部所应用的模式相统一。另外，电力企业自身具有的特性决定了其需要承担相应的行政功能，可以说电力事业与社会进步、经济发展之间存在着不可分割的关系，因此，根据对行政档案进行管理的模式开展相应的企业档案管理也是很有必要的。

2.4做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据物资供应工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露将对国家或企业的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家或企业秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

2.5做好归档电子文件的保密工作

①归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。②利用时应使用拷贝件。③利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或公司保密制度的规定，有稳妥的安全保密措施。④利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

2.6提升档案管理人员的综合素质

（1）在设定档案管理岗位时要明确相关岗位人员所具有的专业能力、所受到的培训水平等等，否则不能担任这些职务。特别是档案管理部门的负责人更是要具有良好的专业素质，只有这样才能够确保档案管理保密工作具有较强的专业水平；（2）电力企业需要按照自己的具体情况来明确档案管理人员培训教育的实际内容以及方法。电力企业需要充分参考集团公司的实际要求，定期组织档案管理工作的相关人员进行相应的保密培训；（3）电力企业也可以聘请外部专家对档案管理工作人员进行培训教育，也可以组织和其他企业的档案管理人员进行工作沟通交流，相互交流经验，从各个方面来提升工作人员档案管理保密能力。

结语

综上所述，档案保密工作作为电力企业档案管理的重要一部分，与人民群众的生活息息相关。改善现状并构建科学合理的档案管理保密制度，将促进我国社会和经济更好地发展。

参考文献：

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[4]安伟红.现代企业制度建设与档案事业管理体制革新[J].办公室业务，2017（05）：91.