房地产档案管理问题及对策研究

房地产档案管理问题及对策研究

刘正玲

云南建工集团第十建筑有限公司

摘要：建筑行业的快速发展，给中国经济的提升带来了契机但也带来了挑战，一方面拉动了相关行业的发展并为社会创造大量就业岗位，但同时大量建筑档案信息一旦管理不善，就会对整个建筑市场的运行造成影响，最后辐射至其他相关行业。特别是房地产业，随着各种建筑、特别是民用建筑的增多，房地产档案管理工作变得愈发繁重，基于此，本文就以建筑系统中房地产档案管理的现状和相关方法为研究课题，系统的进行阐述和研究。

关键词：建筑；档案管理；问题

一、房地产档案管理的特点及作用

实际中法律认可的能够确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的有效证明包括房地产权属证书和房地产档案。例如法院在裁判房地产评估、保全、查封、继承、抵押、交易等案件时，主要的裁量依据就是房地产档案，其特点及作用主要表现在：

（一）特点

1.动态性

实际中影响房地产档案动态性的原因包括两个方面：首先，发生房屋状况变动、房屋被拆除产权灭失等房地产本身发展变化的情况。其次，房产交易造成房地产权属转移、编号方式改变、路街巷变化、历史遗留问题、测量方法改变等因外界条件造成房地产档案变化的情况；

2.数量大、使用频率高

每一套房地产档案都会与房屋产权对应，据权威部门统计，在办理房地产评估、查封、抵押、继承、交易等正常业务时，大城市中每年需要利用房地产档案的次数为六万次左右，中小城市为两万次左右。总的来说，房地产档案具有较大的数量和利用量；

3.区域垄断性

在我国法律中规定房地产管理采用属地原则，而在这个过程中房地产管理部门如果滥用当地产档案的垄断和独占地位，就会应当档案利用和管理的规范性，进而对房地产发展和社会稳定造成影响。

（二）作用

房地产档案是当前城市房屋产权登记管理的重要依据，也是城市建设中的核心成分，其主要的作用价值表现在房产交易、房地产权属登记、物业管理、城市规划、房屋拆迁等各项重要工作，并为其提供科学化、客观化的法律服务。从房地产档案管理层面上来讲，房地产档案管理与其他的档案管理基本相似，但是又有其不同的特性就是房地产档案管理具有法律依据，房地产档案是的得到法律认可和保护的。

二、房地产档案管理目前存在的问题

近年来，建筑行业的发展一定程度上得益于房地产档案管理的大力支持。当前的房地产档案管理已经基本实现了信息化管理，与此同时，网络房地产档案也在不断的完善，但是当下的房地产档案管理仍然存在一些重要的问题需要及时解决，否则将会影响房地产档案管理的下一步发展，其问题主要表现在以下几个方面：

（一）房地产档案的利用率较低

房地产档案建立最初其目的是提升房地产信息的资源利用，但是在房地产档案管理工作实际的开展中却发现，房地产档案信息资源的应用十分匮乏，主要问题出现在房地产档案开放程度较低，调取房产资料的难度较大。即便是检察院要调离房地产档案，也需要经过重重手续的验证，可想而知，普通群众调用房地产档案的难度。

（二）房地产档案信息的服务形式单一化

房地产档案信息服务的单一化形式，不能满足用户对房地产档案信息的要求，而且房地产档案信息服务有限，所以客户对自身想获知的信息内容获知量较少，并且还需要采取多种渠道获取所需信息。其次，房地产档案管理人员不能及时的进行信息的编排，致使房地产档案信息资源更新速度慢而且信息内容较为枯燥，信息形式也比较单一。

（三）房地产档案管理中对房地产档案检索体系不完善

信息化背景下的今天，信息化网络技术在各个行业领域中的工作占比日渐增多。为了完善房地产档案管理，工作人员也将信息化技术引入房地产档案管理工作当中，并且取得了不措的管理成果[2]。然而，在信息化技术为房地产档案管理提供巨大便利的同时，也给当前房地产档案管理带来巨大的隐患危机。因为网络环境毕竟是虚拟化的环境，在这个虚拟环境中还没有一个成熟的法律规章制度对其进行约束，这就需要房地产档案管理人员建立一个科学有效的管理体系，然而实际的房地产档案管理工作中，工作人员并没有意识到这一点，也就造成房地产档案的遗漏和丢失，致使房地产档案管理陷入管理危机。

三、房地产档案管理的有效措施

（一）提升房地产档案的利用率

随着现代化经济的发展，房地产档案管理变得尤为重要，但是在现今的房地产档案管理中房地产档案因为各种审核程度的限制，使得其利用率较低。针对此种情况，应该加强对房地产档案的开放，减少用户查看房地产档案信息资源的阻碍，进而提升房地产档案的资源利用率。其次，随着当下信息技术的发展，房地产档案信息资源还应该实现网络化的共享，便于用户的及时查看和咨询，与此同时，还应该加强对房地产档案的网络管理工作，避免出现房地产档案的遗失和泄漏。其次，还应该加强对房地产档案管理人员的知识技能的培训，便于房地产档案管理人员对房地产档案信息的更改和完善。

（二）实现房地产档案管理的现代化管理

1.在档案管理工作中充分运用网络技术

档案管理工作人员应当通过网络技术、自动化技术、现代电子技术的运用，有效解决因现代房地产管理工作中因档案流动大、变化快、多载体造成了困难。通过计算机技术和网络技术的结合运动，能够有效推动房地产档案管理模式的改革，进而推动房地产档案信息利用管理、查询、整理、收集的现代化发展，进而实现房地产档案信息更加快捷和充分的查询。可见通过先进技术的运用不仅能在一定程度上解决产权档案数据庞大、工作量大、变更频繁造成的问题，还能够促进档案管理工作效率和水平的提升。

2.逐步构建电子档案

电子档案不同于传统纸质档案，以数字化信息的形式存在，它的形成是建立在设备的基础之上，其可更改性和可共享性更强。

3.提升系统安全

管理档案最基础的要求就是完成和安全，在城市房地产档案管理中要求的安全是避免自然灾害和人为对系统软件和硬件造成破坏，工作中不仅要做好各项防御工作，还应当强化用户权限管理这一环节，进而保障房地产档案的安全性和完成性。

（三）健全城市房地产档案管理制度和机构

1.对管理机构进行完善

根据我国相关法律规定，地方房地产形成管理部门在本地区房地产权属档案管理工作需要的基础上，构建配置专职档案管理人员的房地产权属档案管理机构，同时还应当对相关工作制度进行完善。

2.对管理制度进行完善

为了提升档案管理人员的创新能力和服务意识，地方相关部门应当对房地产档案管理制度进行完善。我国档案法规定，责任部门应当订立档案管理的规章制度，并对档案法制体系进行完善和建立，进而形成对档案管理活动的有效规范。

3.有效培养房地产档案管理专业人员

实际当中档案管理部门应当开展针对档案管理工作人员的培训，进而保证相关档案管理工作的有效开展。与此同时档案管理机构还应当充分吸纳和引入房地产专业管理人才，进而为房地产档案管理工作构建一个高素质、高能力的工作团队。

四、结语

房地产档案管理信息量大、变更频繁，这给管理工作造成了很大的困难。这种情况下相关责任部门应当积极采取各项手段，提供档案管理水平和效率。

参考文献：

[1]孙万彤.城建档案现代化管理面临的问题及实现的途径[J].黑龙江史志，2014，18：83.

[2]刘蓉.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].办公室业务，2014，（11）：37-39.

[3]刘蓉.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].办公室业务，2014，（21）：7-9.

[4]王广场.探讨进一步加强房地产交易登记档案管理[J].城市建设理论研究，2014，（13）：37-39.