基于EPC总承包模式下火电工程建设档案管理的难点与对策

基于EPC总承包模式下火电工程建设档案管理的难点与对策

李田伟

山东电力工程咨询院有限公司山东省济南市250013

摘要：EPC总承包模式是一种在工程项目管理中出现的新模式，也是一项十分重要的工作，具有其他方式无可企及的作用。但是在此模式下，档案管理员对于档案的管理会产生极大的难度。基于此，文章对EPC模式下的火电工程建设的档案管理进行研究，对于在实际的使用操作过程中出现的问题提出相对应的解决方法，使得该项工作能够保障火电工程建设的顺利达标。

关键词：EPC总承包模式；火电工程；档案管理

引言

目前，EPC作为一种新的模式在国内的应用范围十分狭窄，但是却具有划时代的意义。国内企业可以采用这种新型的管理模式参与参与国际竞争。随着国外项目大量的进入中国市场，伴随着新项目的需求，EPC总承包在国内项目中占有的比重越来越大。总承包方因为工程需求去使用EPC总承包模式做工程管理的时候，常常会在档案管理方面出现问题。

1、火电工程建设档案简述

火电工程建设档案通过收集、整理工程项目中设计、施工及验收环节的材料信息，包括工程设计图纸、前期勘测文件资料、技术使用材料、现场监管资料等等，最终以文字或图像的形式保存下来，从而为工程建设提供优质服务。作为一项功在当代、利在千秋的工作，火电工程建设档案管理中涉及内容多，且工作内容贯穿整个工程始末，不仅需要多方参与配合，还需要档案管理工作人员具有专业的知识储备，以严谨的工作态度从事其中。在收集管理中，火电工程建设档案工作开展要遵循其工期、参照其专业，按部就班对火电项目相关资料进行收集整理。通过对数据信息的实时跟进，能够有效规避工程项目盲目性，从而提升整个工程管理工作，满足项目实际需要。同时，为防止工程数据档案遗失，档案管理人员需要对工程建设重要资料进行备份，从而确保施工项目档案准确性和全面性，促进后续相关管理工作如期开展。此外，档案工作人员要本着认真负责的工作态度，做好各个阶段的数据收集整理工作，按照不同工期和专业将档案资料进行分类保存、统一管理，从而能够为火电建设工程项目决策、编报等提供有效信息材料。同时，在企业经营管理工作出现问题时，工程档案资料能够提供一定材料依据，从而起到提升工程管理水平及项目质量的作用。

2、火电工程建设档案管理的难点

2.1、管理体制不完善

EPC总承包模式的下火电工程项目前期没有设置专职的档案管理部门，也没有设置专职的档案负责人员，导致档案管理不到位，收集资料不及时，给档案后期的整理造成极大麻烦。而且对于存放档案的地方，做不到相应细致的分类处理，致使工程团队想要查看资料时，需要花费很长时间，甚至查阅不到，造成档案利用效率低下。

2.2、档案管理与实际工程进展不协调

工程的整个实施阶段，由于项目庞大，工期过长，还有很多外界因素及环境因素，导致资料收集十分困难，管理十分复杂。为了能够在工期内完成项目的实施。总承包方都会把注意力放在工程进度和工程质量上，而忽视了项目档案管理的重要性。致使许多来自于高层的资料不能及时的入档，甚至一些资料会造成丢失。许多部门由于来自项目的压力也降低了对相关文档的书写质量，导致在进行入档的时候资料的质量常常不能满足归档要求。

3、火电工程建设档案管理的对策

3.1、控制主体是建设管理部门

火电工程档案真实记录建设工程的整个活动，能依据档案扩建、改建、维护、运行和评价工程。建设管理部门是管理工程档案的主要责任主体，主要工作是收集和整理工程前期、监督质量与竣工验收等各个环节的电子、声像和纸质资料。依据工程进度，建设管理部门要适当指导和检查工程档案，并组织参与建设的各个单位依据管理档案的要求整理各项文件资料。各个环节控制火电工程档案质量管理的要点是：在建设火电工程的初期阶段，建设管理部门要将编制档案的质量管理要求明确下来，明确规定归档文件的材料和规格、书写材料和竣工图的编制形式等等。同时要明确列在合同中，保证各个参与建设的单位明确工程档案在质量管理方面的职责。

强化宣传工程管理单位项目经理的档案意识。要想控制工程档案的质量，项目经理必须要重视档案工作，构建保证工程质量的有效体系，有效落实保证档案质量的各项措施；强化宣传针对现场技术人员关于档案方面的法律法规和知识培训，在控制工程档案质量方面，现场技术人员有非常重要的作用，要想有效控制工程档案质量，参与建设工程的人员要依据档案管理规范和各项规程负起自己的责任，从而提升档案的编制质量。

3.2、后期工作

后期工作主要指项目完成到验收时期，其工作主要放在验收环节和工程整改期。后期整理对接工作完成好坏关系到火电建设工程项目档案管理质量，因此，档案管理人员也不应忽视后期把控。一方面，在项目准备完结前，相关工作人员需要对档案资料进行再次检查核对确认，保证数据材料和工程进度保持一致。同时还要做好电子档案文件的备份工作，以保万无一失。另一方面，在工程整改期间，工作人员要注意及时记录收集火电建设项目工程变更材料，保证工程验收工作顺利进行。工程验收，是指相关单位对工程质量进行全面考核。工作人员在进行工程档案验收工作前，需要熟悉国家档案局对于档案资料管理的相关规章制度，在此基础上对文件进行反复核查，同时联系相关部门和主要负责人进行验收工作，做到一工程一验收，发现问题时要及时上报处理，将工作细化到每一工程，站好最后一班岗。

3.3、控制保障是监理单位

工程项目的档案监管工作主要由项目总监理工程师负责。监理单位要对工程施工方的资金使用、工程进度、工程质量、工程安全起监督管理作用，并依据档案管理的要求编目组卷，之后将其移交给建设管理部门。依据管理档案的有关办法和规范，监理单位一方面要做好现场监督管理，另一方面是检查和审核工程资料的质量，数据真实和内容完整。首先，在项目工程开工之前，审核工程的开工五大项资料和各个前期开工报审资料，工程施工过程中，监理单位要根据现场的施工进度审核施工记录、隐蔽工程的记录、检查签证等施工方的工程资料；其次，要全方位审查施工方的工程档案，对于档案中不合格地方提出整改意见，并令其限期整改。第三，对于工程竣工完成的对施工方的监督，审查档案，向建设管理单位移交监理资料。

结束语

在国内大量涌入国外项目的大前提下，传统的工程管理模式已经相对落后于国外项目的管理了，而EPC总承包模式的出现可以改变传统的管理模式，达到整个工程过程的整体化与高效性。这势必会成为以后发展的趋势，火电工程建设采取这种管理模式，为其他项目工程管理提供了一种指导与新的思路。目前，国内使用EPC总承包模式做工程管理的团队在进行档案管理的时候仍然存在许多问题。在已经存在使用EPC总承包模式的火电工程建设档案管理这种新方式下，相信使用EPC总承包模式做工程管理的团队能够更好的做好档案管理工作。

参考文献：

[1]李建勇.基于EPC总承包模式下火电工程建设档案管理的难点与对策[J].南方农机，2017，48（12）：124+132.

[2]周锦敏.试论EPC总承包模式下火电工程建设档案管理的难点与对策[J].办公室业务，2016（06）：142-143.

[3]王欢.火电工程技术档案管理难点之我见[J].建材与装饰，2015（47）：114-115.