浅议数字时代档案管理存在的问题及对策

浅议数字时代档案管理存在的问题及对策

孙一

黑龙江省人才服务局哈尔滨150000

摘要：数字时代给档案管理带来了理念、方式、技术设备的一系列变化，档案的信息化管理已成为其主要发展趋势。数字时代是社会提高的体现，也是社会科技发展的必然结果。数字时代档案管理不仅能够节省大量的人力，同时还能够大幅度的提高档案管理的效率。

关键词：数字时代；档案管理；创新

一、引言

档案作为一种信息资源，是信息和载体的统一体，在人们的生产实践过程中发挥着重要的、不可替代的作用，其价值也越来越受到决策者的重视。当今社会已迈入到数字时代，随着现代网络和计算机技术的迅猛发展，档案的信息化管理已成为档案管理的必然发展方向。在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的数字信息管理系统工程。

二、档案数字化发展的重要性

随着社会事业的发展，档案工作出现了一种新的发展态势。档案的内容不断增加和丰富，这就要求档案管理者能够及时收集档案，并提供有效、准确的技术手段做好档案的内容新增工作。随着办公自动化的发展，办公档案的载体也发生了变化，以图片、音像和磁盘等多种档案载体为主的记录、储存和传递方式并存的档案管理方法取代了传统的纸质档案，档案储存的体积及所需要的资源降低，能够储存的信息量扩大。现代人对档案储存数量的要求以及载体形式的变化，都推动了档案管理工作数字化的进程。

三、档案管理存在的主要问题

1、档案管理观念落后，档案管理人员素质不高

目前，许多档案管理部门并不重视档案管理工作，意识较为淡薄，仍然沿用落后的传统管理方法。往往将档案管理作为一种从属性、附庸性工作来抓，档案管理工作始终处于被动发展地位，发展空间与创新机会较为狭窄。但是档案资源在不断的增加，随之也使档案管理工作出现很多新问题和新状况。一旦发生问题而没有及时得到解决，就会使问题不断堆积，最终就降低了档案管理工作效率，阻碍档案管理工作开展的进步。在新时期新形势下，档案管理的电子化和信息化是对档案管理手段的创新，档案的电子化管理需得到广大档案管理部门的正确认识和有效利用。长期以来，人们对档案管理的电子化认识具有一定的狭隘性，档案管理人员的文化素质普遍不高，只是凭经验管理而不是积极通过理论与实践创新，完善档案管理工作。如对归档材料疏于审查，导致部分档案失实，甚至凭空造假，严重损害了档案的真实性；主动收集或保管意识差，对于档案材料明显缺失却渎于补全完整，损害了档案的完整性，导致信息缺漏。这些都是在不正确的认识指导下，档案管理方面存在的误区。

2、档案管理制度有待完善

档案管理制度不健全、管理不科学、日常不及时维护、维护方法不当、数据无备份等造成的风险，其危害是影响档案管理工作效率，甚至还将导致数据产生错误、数据丢失等。在网络环境下的档案管理系统中，口令授权是权限分工的主要形式。口令存放于计算机系统内，一旦通过计算机信息技术手段被人偷看或窃取，便会带来巨大的隐患。不同于手工档案管理，一旦口令失窃，就很难追查起来。与此同时，计算机档案管理系统中，数据传输和保存集中在网络系统，数据处理形式产生了质的变化，对电子数据的修改、篡改、非法拦截、伪造、删除、隐匿等行为可以不留任何痕迹，很难及时发现。传统的档案管理机制与手段已不适应计算机环境，企业内部档案管理面临着失效风险，因而给内部控制带来了新的难题。应怎样建立严密的档案管理控制体系，确保企业私密档案信息的安全和完整，就将是档案管理体系面临的最艰难的事情。

3、专业化建设发展水平较低

档案数字化是档案管理的革命性创新，也是传统档案管理走向现代档案管理的重要契机，档案数字化不仅是档案本身数字化的过程，同时也是发掘和培养档案数字管理人才的过程。当前，大多数档案管理部门或单位在档案管理模式上仍沿用传统模式，而对现代档案管理尤其是数字化管理表现较为陌生。目前，我国尚未完全建立起档案管理专业化、职业化队伍。一方面，我国高校档案专业设置较晚，档案数字化管理更是一种新兴学科尚未得以普及，这导致了档案数字化管理专业人才培养和输出相对较少，人力资源供给存在瓶颈；另一方面，现阶段档案管理工作人员大多缺乏档案管理专业化背景，而且对于数字化、信息化等技术缺乏相当的了解，更不用说利用信息化来实现档案数字化操作了。此外，档案管理平台以人工管理为主，档案管理人员要对浩如烟海的档案资料信息逐一进行比对翻查，这在一定程度上导致档案管理效率低，档案材料重复利用率低，归档工作量大，保管条件严苛且成本较高，容易丢失或损毁等问题，不能充分的保障档案的准确性、完整性、时效性，严重影响了档案资源效益的实现，使档案价值不能充分的运用到人们生产生活中，结果就浪费了资源。

四、数字时代档案管理的有效对策

1、培养正确的档案意识

信息时代要打破人们对档案管理的偏见，引导全社会正确全面认识档案管理工作，为档案数字化管理培养良好的人文环境，亟需加强档案管理宣传工作，通过广泛宣传，引导公众更新认识，祛除传统思想对档案工作的偏见，正确理性的对待档案的潜在价值，把自觉保护档案作为公民的基本义务，并将推进全社会档案数字化建设作为一种历史责任，从而培育全社会良好的档案管理与数字化革新的浓厚氛围。要将档案管理者的观念由传统、保守转变为开放创新、开拓进取，将档案工作业务观转变为档案工作服务观，培养主动创造条件解决问题的观念。此外，还要紧跟时代步伐，了解档案工作数字化是当前社会的发展必然结果，从观念上转变对数字化的认识，了解数字时代档案管理工作的变化及内涵。

2、建立档案监管制度

计算机环境下的档案管理系统，可以将重复和无效的工作环节去除掉，确保企业有一个科学、规范的会计业务流程和管理基础，实现了扁平化管理，由此便提高了企业管理效率和快速反应能力。企业高层管理人员应意识到档案管理系统的实施中，应有技术部门、管理人员和业务人员的积极参与，只有深刻地理解、消化吸收了新的管理思想并结合企业实际情况加以运用，企业应不断强化档案管理对原始数据重要性的认识，并要求相关部门重视数据的录入工作，保持原始数据录入的正确性。只有从源头上保证系统内的所有业务信息是准确的，才能保证档案信息的质量，更好的为提供决策而服务。为确保档案的真实可靠，档案管理系统应建立更趋成熟完善的监督机制上。详细的记录档案数据信息的产生、修改、去向，使数据记录更改责任到人，确保了档案数据传输的可靠不被恶意修改。

3、实现档案管理的技术升级

首先，通过技术手段实现档案信息的数字化。通过当前的技术，增加以音像、磁盘等载体存储和传播的信息存储方式，推进档案数字化的转变进程。其次，通过技术手段实现档案工作的网络化。要以相关部门的网络信息制度和法规作为支撑，需要进行权限分级，还要在传播、使用和保存的过程中做好相关的保密工作。最后，实现档案管理技术的智能化，尽快实施文档一体化和可控化管理。为了做好档案管理工作，应该制定出一个长远的自动化规划计划和切实可行的实施方案，通过多方比较，选择先进、可靠、实用的档案信息管理系统，推进档案管理技术的智能化进程。

参考文献：

[1]白薇.信息时代下档案管理工作如何创新[J].内蒙古科技与经济，2015（03）.

[2]张鸣.浅谈新时期企业档案管理的开展[J].科技创业家，2016（01）.